1.强化意识,全员参与,建立健全预算管理制度
预算管理是一个系统工程,需要单位负责人、财务人员和其他部门人员的共同参与。单位负责人的重视和推动是促进预算管理制度建立和实施的重要因素,其认识和重视水平直接影响内部控制的实施。因此单位负责人应认识到建立健全内控制度的重要性,知晓本单位内部控制工作存在的不足及发展方向,特别是对于内控制度的薄弱环节应重点关注。同时负责人也应多与员工进行交流沟通,了解职工对于建立和实施内部控制制度的意见和建议,促使内部控制制度得到广泛支持,更好地促进预算管理制度的执行。
树立预算管理理念,“谁花钱,谁做预算”。采取措施,充分调动全员参与性。一是定期实行岗位轮换制度,在同一工作岗位工作年限过长,就容易产生惰性,对规章制度的执行会流于形式或疏于执行,同时也容易形成人情关系网,容易滋生贪污受贿等腐败行为。二是引进和培养专业人才,在人员招聘选拔录用时,适当提高专业技能限制,引进经验丰富的高层次人才,促进业务流程优化,提高工作效率,同时加强内部相关工作人员的道德和技能培训,使其保持良好的职业操守和职业道德,熟悉国家预算管理相关的法律法规和规章制度,掌握预算管理各流程的业务知识,为预算管理制度的贯彻执行夯实基础。
强化制度建设。行政事业单位结合本单位实际情况,在国家各项法规制度的基础上制定适合本单位执行、可操作的实施细则或补充规定,强化预算执行的制度硬约束机制建设,全方位扎紧制度笼子;按内控要求健全预算管理相关制度,并将制度覆盖预算管理全部环节,明确工作流程、落实具体责任,从源头上保障预算管理工作的顺利开展;根据经济业务和管理要求的变化及时调整完善预算管理制度;对制度的执行情况开展定期和不定期的评估,做到“有章必循”;按内控要求设置机构和岗位,使预算的编制与审批、审批与执行、执行与评估等岗位相互分离;配备具有专业技能的关键岗位人员,开展专业技能和职业道德的培训,树立纪律“红线”意识;关键岗位实行轮岗制度,按规定办理交接和监交手续。
2.设置预算管理机构,明确预算管理职责
一般情况下,单位应设置预算管理机构,包括预算业务管理决策机构、预算业务管理工作机构、预算业务管理执行机构。其中预算业务管理决策机构如预算管理委员会由单位主要领导、财务部门负责人和相关业务部门负责人组成,定期或不定期围绕预算管理工作召开会议;预算业务管理工作机构一般设在财务部门,负责日常的预算管理工作;预算业务管理执行机构是单位内部各个部门,利用安排的财政资金开展业务工作,执行预算并完成预算控制目标。
在合理设置预算业务岗位的基础上划分预算权限责任、明确工作流程等环节,是开展预算管理工作的基础。包括以下两个方面:建立科学的预算管理岗位职责与制约机制。建立严格的岗位责任制,明确、细化各岗位经济责任,横向岗位设置要坚持相互制衡,不相容岗位相分离,纵向岗位设置要建立从上级到下级的分级岗位责任制;建立权力制约机制,完善资金审批流程,对于关键岗位实行定期轮岗制度。
预算编制环节是预算管理的起点,主要包括各部门申报需求、归口部门汇总审核、财务部门统筹编制、单位领导集体决策及按规定要求上报等步骤。预算编制不是财务部门一家“闭门造车”,需要及时全面掌握信息、全员参与。可以从以下几方面采取措施:
明确与预算编制相关的法律法规和政策。《单位内控规范》第二十条第二款规定:“单位应当正确把握预算编制有关政策,确保预算编制相关人员及时全面掌握相关规定。”因此,为了保证预算编制的合规性,行政事业单位应全面、及时地了解和掌握相关法律法规和政策,并能根据法律法规和政策的变化及时进行调整。为了实现上述目标,单位可以建立预算业务管理信息系统,将与预算编制相关的法律法规及政策、人员定额标准、实物定额标准、以前年度的历史数据等输入到信息系统之中,形成预算编制的政策依据和数据基础。另外,单位可定期或不定期组织预算相关岗位人员进行培训,对新政策、新规定进行解读学习,确保相关工作人员的胜任能力,增强预算编制的合规性。财务部门提高政策把握能力,根据轻重缓急平衡统筹,形成预算建议;预算方案经单位领导集体审定;加大预算、决算公开力度,自觉接受监督。
建立部门之间的沟通协调机制。《单位内控规范》第二十条第三款规定:“单位应当建立内部预算编制、预算执行、资产管理、基建管理、人事管理等部门或岗位的沟通协调机制,按照规定进行项目评审,确保预算编制部门及时取得和有效运用与预算编制相关的信息,根据工作计划细化预算编制,提高预算编制的科学性。”因此,应该加强部门间信息共享互通,尤其是保持人事管理、资产管理、项目建设等部门的沟通通畅,建立信息共享平台,使预算业务管理工作机构能够及时获取与预算编制相关的基础资料,深入了解预算执行机构的资金需求及用途,提高预算编制的科学性、有效性。
增强预算执行机构的参与度。作为资源的使用主体,预算执行机构应当充分参与到本单位预算编制的过程中,因为与财务部门相比,他们在了解本部门工作任务以及所需资金方面更具有信息优势。行政事业单位应当在内部控制规定中明确各个预算执行机构在预算编制过程中的职责,明确其具体需要完成的相关工作,从而使行政单位能够更加合理、有效地实现资源配置。
强化纪律意识,提高关键岗位人员的政治敏锐度,确保预算编制的真实性;落实编制、审核责任,充分发挥归口管理部门的作用,加强审核把关,提高预算的合规性。视情况组织内外部专家对项目进行论证、评估,建立立项评审制度,提高预算的科学性;结合“中期规划”编制,健全全员参与的预算编制机制,夯实编制基础,确保预算的完整性,做细项目支出明细,提高编制的准确性。在预算编制过程中,预算执行机构应以工作计划为依据,使用科学的方法合理测算支出需求,确定为实现工作计划所需要的基本支出和项目支出,做到预算编制与资产配置、项目申请或具体业务一一对应。例如,人员经费应按照规定标准和相关人员数量核定到人;日常办公费用应按定额标准核定;项目支出应按照业务发展需要,依照其重要程度,在财力允许范围内,细化到具体项目。
4.预算审批控制
行政事业单位应当充分发挥内部审核的管控作用,针对预算审批业务流程以及预算审批环节的主要风险点,采取相应的控制措施。控制措施主要有以下几个:
明确单位内部授权审批相关规定。单位应当完善常规授权和特别授权的相关规章制度,清楚划分各个岗位处理事务的权限范围,规范审批流程,确保责权对等,促使相关工作人员在行使职权时明晰自身的职责权限,在权限范围内开展工作。尤其是在下达预算控制数时应当关注特别授权的应用条件和范围,以及应承担的责任,严格控制特别授权,对于“三重一大”事项要实行集体决策和会签制度。
落实相关机构的审核责任。在预算审批过程中,预算执行机构负责人、预算业务管理工作机构、财务部门负责人以及预算管理委员会应当各司其职,按照相关规定进行研究、审核,避免审批过程流于形式。
强化内部审批下达过程。《单位内控规范》第二十一条明确规定:“单位应当根据内设部门的职责和分工,对按照法定程序批复的预算在单位内部进行指标分解、审批下达。”根据这一规定,预算业务管理工作机构应当依据财政部门正式批复的预算和各预算执行机构提出的支出需求,明确各项业务和各个项目的预算额度和支出标准,将预算指标进一步分解,下达至各预算执行机构,从而完成资源在单位内部的配置,实现预算指标在各个业务环节及相关岗位的具体落实,有利于强化预算的约束力。(www.xing528.com)
提高项目预算审批的科学性。某些项目的专业化程度较高,如基建项目、信息化项目、大宗物资采购等,行政事业单位相关机构在对这些项目的预算进行审批时可能缺乏专业知识,对支出金额的数目难以掌控。单位除了可以成立单位内部的评审小组自行组织评审外,还可以委托专业评估机构或外部专家进行评审,提高预算审批的专业性和科学性。
5.预算执行、调整控制
预算执行环节是整个预算管理的核心,包括各类经济业务执行、审批、资金管控等,既有支出执行也有收入执行。可以从以下几方面采取措施:
强化预算刚性约束意识,财务部门严控超预算支出,严格履行预算追加调整审批手续;项目归口管理部门编制预算执行月度计划,明确执行考核指标,将责任落实到岗,任务落实到人,完善内部约束和激励机制;针对不同的预算执行方式,采取不同的审批程序。对于可以直接执行的预算,通常履行相对简化的审批程序,比如支付物业费、水电费等。预算执行机构应当严格按照支出标准和下达的预算指标开展业务,财务部门应加强资金支付环节的审核;对于需要提出执行申请的预算,比如课题费等总额一定但具体内容和金额仍不确定的事项,通常采用“一事一议”的方法,在总额内申请预算指标,申请执行时预算指标和支出事项必须相对应;对于需要执行政府采购的,则需按照政府采购的有关规定开展政府采购业务。
根据单位经费收入管理要求,合理、合法、审慎组织“其他收入”,做实做细经费测算,量入为出;健全审核流程控制,明确支出授权审批权限,支出费用实行归口管理,落实归口部门的审核责任,重大支出严格按“三重一大”相关制度领导集体决策;对预算执行申请进行严格审核。预算执行机构必须在预算指标得到审批通过的前提下提出预算执行申请。提出申请后,由预算业务管理工作机构进行严格审核。预算执行机构提出的执行申请必须与其预算指标和工作内容相对应,同时,预算执行机构要按照经费支出管理规定提供相应的文件和单据,如接待审批表、会议申请表等。明确各项支出事项的开支范围和开支标准,规范支出报销,会议费、培训费等重点支出项目,实行“预算、计划”双重管理制,加强票据真实性审核,对不真实、不合法的票据拒绝支付,对单据凭证不完整的支出退回补办。
加强相关岗位业务培训,严肃财经纪律,严格执行政府采购、招投标等有关制度,加强单位合同管理,按规定选择合理方式支付;建立健全不相容岗位分离的审核制度并有效执行。健全预算管理信息化系统建设,实时掌握执行情况,记录审批轨迹,实现责任可追溯。
加强对预算执行的监控,建立预算执行分析机制,跟踪预算执行情况。实施分期预算控制,单位在依据年度预算开展经济活动的同时,可将年度预算分解为季度预算和月度预算,使预算执行进度更易于观察,落实预算指标,增加可操作性,通过各期预算目标的实现来促进年度预算目标的实现。通过会计信息、预算执行报告和其他相关资料对预算执行机构进行监督,及时发现预算执行过程中的偏差并予以纠正,对于重大预算项目要密切跟踪其执行进度,必要时还需向预算管理委员会报告。有条件的单位还可以建立预算执行信息平台,并设置预警机制,以便随时掌握预算执行情况。预算业务管理工作机构应加强与各预算执行机构间的沟通,及时通报其预算执行进度和完成情况,保证预算执行信息畅通高效流转。对于预算执行进度过慢或过快的情况,认真剖析执行中存在的问题,及时纠偏指正。预算管理委员会应定期召开预算执行分析会议,分析阶段性预算执行情况以及实际发生数与预算数之间的差异,并找出原因,采取相应措施。
规范预算追加调整流程。在预算执行过程中,单位内、外部环境有可能发生重大变化,此时如果片面强调预算的刚性约束,就可能使预算变得僵化呆板,甚至妨碍单位开展工作。但如果随意调整预算,又会使预算失去权威性。因此,必须建立一套严格、规范的预算调整审批制度和程序。预算执行机构在执行预算时如发现偏差,必须进行全面分析,充分考虑主、客观情况的变化以及对预算执行造成的影响,并提出建议调整方案,逐级上报审批。预算调整方案欠妥的,由预算执行机构进行修改完善,并于修改后再次履行规定的审核程序。
6.决算与预算考核控制
决算与预算考核包括了决算、绩效评价和绩效结果应用等,其中绩效管理贯穿在预算编制、执行、评价与结果应用的全过程。可以从以下几方面采取措施:
提高决算报表编制的合规性。预算业务管理工作机构应合理设置相关岗位进行决算报表的编制、审核及分析,明确分工,落实责任。在正式编制决算报表前,行政事业单位应全面核实其资产、负债、收入、支出,清理往来账项、盘点资产,做好基础数据核对工作,为决算报表的编制打下坚实基础。预算业务管理工作机构根据记录完整、准确无误的会计资料编制决算报表,确保数值真实、计算正确、内容完整,经单位领导(集体)审批后,按照财政部门规定的内容、格式和时限上报。
严格决算报告的审核工作。决算报表编制完成后由专人进行审核,主要审核决算报告的编制范围、编制方法和编制内容:编制范围是否全面,有无漏报、重复编报的现象;编制方法是否符合国家规定的行政事业单位会计制度和决算报表编制要求;编制内容是否真实、完整、准确,数据与会计账簿的记录是否一致,有无虚报、瞒报等舞弊现象;数据计算是否正确,数据是否符合报表之间、报表内各项目之间的逻辑关系等。
重视决算结果的分析与运用。行政事业单位应强化决算分析工作,采用定性分析与定量分析相结合的方法,分析预算指标的完成程度及偏离原因,进而提出整改措施。进一步评价各预算执行机构的预算执行情况、资金和实物资产的使用效率和效果、履行职能的效率和效果等,及时发现问题并督促有关部门进行改进,使决算能够充分反映预算执行的结果,并为下年度预算编制提供基础。
绩效评价应贯穿于预算业务的全过程。行政事业单位应建立健全绩效评价制度,按照《财政支出绩效评价管理暂行办法》的规定、参考《预算绩效评价共性指标体系框架》,确定评价对象、评价指标、评价程序、奖惩措施等。拟定切实可行的预算绩效考评方案,设置科学、合理、可操作的绩效评价指标体系,各项目归口部门开展绩效自评工作,必要时可委托中介进行考评;绩效评价并不只限于事后评价,而是应当贯穿于预算编制、执行、决算的全过程,包括预算执行机构申请预算时应同时申报绩效目标、预算执行过程中的跟踪监控、结合决算结果考核预算执行情况等。
建立评价结果反馈机制。预算业务管理工作机构应将经过财务部门负责人审核、预算管理委员会审批通过的预算考核报告反馈给各预算执行机构,督促其按照考核报告的意见和建议进行整改。反馈内容主要包括:预算年度实际执行情况与计划绩效指标之间的差异;与以前年度绩效指标完成情况的横向对比;未实现绩效目标的原因及改进措施;绩效目标是否合理、是否需要调整等。
落实评价结果的应用。绩效评价结果的应用是开展绩效评价工作的根本目的,行政事业单位应积极探索评价结果的应用方式,促进评价工作充分发挥作用,将评价结果运用到下一年度的预算工作中。对于评价结果优良的部门,可以结合实际情况,在下一年度预算分配时适当优先考虑该部门;对于评价结果较差的部门,应追究责任主体,督促其进行整改。
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