中国古代的西周时期也已有了内部控制的思想,自西周起的内部控制制度,主要包括机构分设、职务分离、岗位轮换、账簿组织和内部稽核等方面。具体内容如下:
1.机构分设控制
在西周,国家财政机构大体分为两个系统:一个是负责管理财政收入的地官司徒系统,相当于现代的税务系统;另一个是负责管理财政支出、会计核算、审计监督等的天官冢宰系统,相当于现代的财政、审计系统。在收支管理方面形成了较为科学的原始内部牵制制度。秦朝时期,中央政府在会计机构设置上已经将皇室财政从国家财政中独立出来,分别建立财计部门进行核算与管理,会计核算与会计稽核分设。在隋朝,尚书省是全国最高行政机构,其下设有都官与度支等管理系统。都官下属的比部履行会计稽核职能,度支履行会计核算职能。唐朝将军队财政与国家财政分离,分别实行独立核算与管理,同时加强了对独立军队财政的监督。
2.职务分离控制
职务分离控制是内部牵制的重要内容和措施,受到历代统治者的高度重视,采取的主要措施有以下几个:(1)会计与财物保管职务相分离。西周的国家财政会计工作由司会、司书、职内、职岁等负责,而财产物资保管则分别由大府、玉府、内府、外府等负责,实物账目管理由廪人负责。可见,西周王朝对会计(司会)、实物保管(仓人)与实物账目(廪人)等职务已经实行了严格的分离控制。(2)会计职务内部分离。西周时期的会计工作由司会、司书、职内、职岁等共同负责。各种会计职务之间以及会计职务与出纳职务之间已经有了明确的分工。这种分工既是为了适应核算与管理的需要,也体现了一种内部牵制关系。(3)经济监察与财政会计相分离。从秦朝开始,统治者设立了丞相和御史大夫两个职位。丞相是皇帝的助手,辅佐皇帝处理全国政治、军事和经济事务;御史大夫为副丞相,可以独立行使政治、经济监察的职能,对丞相进行牵制和制约。(4)财计职务分离。唐朝的财政、会计、审计组织更加集中,在财计部门建立起来的内部牵制机制也更加完善。具体包括:会计职务与统计职务、税务职务相分离,会计职务与出纳职务相分离,国库组织中的现金出纳(钱帛)职务与实物出纳(粮谷)职务相分离,财物出纳签证职务与财物发放职务相分离,审计职务与经济监察职务相分离。
3.岗位轮换控制
岗位轮换控制是实施内部控制的一种重要手段与方式。北宋时期,政府为了防止官员长期任职于某个岗位而滋生贪污资财的念头,特别做出“主库吏三年一易”的规定,也就是主管仓库的官员必须三年更换一次。(www.xing528.com)
4.账簿组织控制
西周时期产生的“三账”由“草流”“细流”和“总清”三种账簿组成。“草流”是一种暂记账簿,相当于现代会计的原始凭证;“细流”是一种正规的明细记录,相当于现代会计的明细账;“总清”则是一种具有总分类账性质的账簿,它们从纵向对经济业务及其记录进行控制。明末清初的“龙门账”对内部控制制度的发展具有相当大的影响。在这种账簿体系下,一方面,通过设置“流水簿”与“总清簿”,使账簿之间保持一定的钩稽关系,起到相互控制的作用;另一方面,通过“进(收入)-缴(成本+费用+损失)=存(资产+债权)-该(资本+负债)”的计算公式进行“合龙”,相当于现代会计中分别用损益表和资产负债表计算损益,以实现损益表与资产负债表的相互钩稽与控制。
5.内部稽核控制
西周时期,钩考由司会和大宰负责,各部门、各经济环节都要接受司会的考核。司会的钩考制度包括日成、月要、岁会三个方面。日成为反映旬度经济收支情况的文书,相当于现代的旬报;月要为反映月度经济收支情况的文书,相当于现代的月报;岁会为反映年度经济收支情况的文书,相当于现代的年报。大宰的钩考制度主要是大计,三年一度对财政经济进行全面、综合的审查考核。汉代的“校见”活动就是通过对实物的盘点、校验,将账存数与实存数进行核对。到了宋代,通判官到任,必须亲阅账籍所列财物,对收进的财物,由监临官监督,私藏者斩首,监临官也要受到处罚。
上述机构分设、职务分离、岗位轮换、账簿控制和会计稽核等,属于内部控制范畴,是为了保证组织的经营管理与业务活动正常进行、保护财产安全、检查有关数据的正确性和可靠性、提高经营管理与服务效率、贯彻既定管理方针而采取的一系列必要的措施与行为。
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