今天，在电视中露面最频繁的广告，大多是美国宝洁公司（P&G）的飘柔、潘婷、沙宣、海飞丝、伊卡璐、佳洁士、玉兰油等化妆品和洗涤品。这家创建于1837年的世界著名洗涤剂、化妆品公司，迄今已有170多年的历史。宝洁公司在全球的销售额每年平均为300亿美元。宝洁公司在全球70多个国家设有工厂及分公司，旗下300多个品牌的产品畅销140多个国家和地区。
宝洁公司之所以出色，必有它独到之处。它的法宝之一就是它的备忘录制度。正是严格的备忘录制度保证了宝洁的工作效率和其高效的责任落实能力，从而推动了企业整体落实力的提高。
在宝洁，公司绝不从外面找“空降部队”，而是采取百分之百的内升政策，因此内部的培养制度非常重要。公司非常重视训练员工解决问题、设定顺序、采取行动、追踪质量以及领导、合作的能力。公司经常提供各种课程和研讨会的机会，来帮助员工提高。在宝洁的训练制度中，“备忘录”这项做法是出了名的。员工必须养成一种习惯，清楚、简单地把信息呈给上司。
宝洁的备忘录一般分为两类：信息备忘录和建议备忘录。
“信息备忘录”的内容包括研究分析、现状报告、销售与市场份额汇总及竞争力分析。
“建议备忘录”则是一种说服性的文件，重点包括：建议目的、背景信息，建议方案、背后的逻辑讨论和下一步的做法。建议备忘录非常重要，那些希望晋升的品牌管理员工必须掌握建议备忘录的撰写技能。
备忘录大多不会超过4页。金牌管理人员如果想要升迁，最好先学会写备忘录。在宝洁，备忘录的写作甚至被当作一种训练的工具。对资历较浅的人员来说，一个备忘录重写10次是常有的事：成为金牌经理后，一个备忘录仍有可能被要求重写五六次。通过不断地重写备忘录，宝洁希望能够提高员工更加周密地思考问题的能力。
宝洁公司“一页备忘录”的结构如下：
（1）相关信息（发自谁，发给谁，转交给谁，日期等）。
（2）标题。
（3）一句话总结备忘录的主要内容。(www.xing528.com)
（4）3~4行总结备忘录的主要内容。
（5）相关背景资料介绍（2~3行）。
（6）备忘录内容（建议、意见、工作总结、信息共享等）。
（7）主要缘由、总结、工作计划等。
（8）下一步任务。
（9）签名。
宝洁公司通过备忘录系统建立了一个强大的执行体系，宝洁CEO雷富礼曾经说过：“我们所有的高级管理人员都从内部提拔，但如果你想要升迁，最好先学会写备忘录。”
著名的罗兰·贝格咨询公司的领导人罗兰·贝格坚持每天都把每一件需要自己和别人做的事情都用录音机录下来，然后再让秘书打印出来并发放给相关人员。通常，罗兰·贝格每天会发出40~50个给不同人的“内部备忘”。同时，他还在每一份“内部备忘”上标明返回时间，到了这个时间，秘书就会把这个“内部备忘”重新放在罗兰·贝格的案头。
与其说相信别人的头脑和忠诚，还不如把它用白纸黑字写出来。这就是备忘录打造的责任落实原理。
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