精细化管理劳动力——提高企业效率的解决方案

根据员工的外部劳动力市场供求比与替换难度，将公司员工分3个部分：人才管理（核心员工）、职员管理（一般白领）和劳动力管理（蓝领居多）。一般人力资源软件的主要管理对象是人才管理、职员管理。对于劳动密集型公司而言，数量上劳动力管理在人力成本中占大部分，需要专门的劳动力管理软件。所谓劳动力管理指对员工的工作时间和出勤进行跟踪，通过合理的人员排班使公司人力配置效率最大化。

对于大中型公司而言，利用劳动力管理软件如果能将员工利用率提高数个百分点，每年就可以节省不少费用。美国波士顿咨询集团的一项研究显示[28]：在员工数量、工作技能和工作质量不变的前提下，仅仅把员工的有效利用率提高2.2%，就可以使公司整体劳动生产率提升3.2%。

流行于20世纪70—90年代的ERP、SCM、CRM等公司管理软件系统侧重于财、物的计划，但对“人”的因素却相对关注不多。一方面，ERP关注的是生产资源，通过订单可以得出所需的物料和工时，但该工时是生产产品需要的工时，前提是假设生产产品需要的劳动力会按时保质保量到位。实际上，因为各种原因劳动力缺岗是很常见的情况。因此，以前的ERP软件没有充分整合劳动力的实时信息，难以直接形成生产排班计划。另一方面，市场上流行的HR软件解决人力资源和工资福利的管理问题，服务于人力资源部完成工资核算等日常工作，对生产部门劳动力管理所需要的工时、排班、缺勤等信息没有与生产部门的ERP软件直接打通。

劳动力管理软件弥补了上述不足，其最重要的3个功能是记录、调度和分析优化。首先是记录，劳动力管理软件对一个员工在工作场所的工作时间、工作状态等信息全部进行记录。其次是调度，提供劳动力需求预测、劳动力互动端到端排班、劳动力的实时考勤、劳动力去向分析等功能，帮助公司降低成本。最后是分析优化，根据公司的需要来判断劳动力的部署计划，并进行优化，帮助公司在合法的前提下降低劳动力成本。

劳动力管理软件的典型应用场景以商场为例。商场平均每天10多个小时的营业时间内，随时都有顾客光临，有高峰期，也有顾客少的时间段。当高峰出现时需要抽调人力，劳动力管理软件让管理人员随时查看相关数据，包括人员配备需求、实际工作时间、员工知识技能信息、空闲时间及个人工作时间与地点偏好等，从而做出较好的人员调配安排。当公司需要加班时，可以通过劳动力管理系统，由系统向具备所需技能的员工发出加班征询短信，询问谁愿意加班。一旦有员工愿意，系统中的排班表就自动更新。上述管理活动可以通过员工常用的移动设备来完成，与强行安排相比，效率更高。

员工可以享受自助服务，劳动力管理软件终端安装在一线现场，可以用作考勤机。除此之外，员工还可以在终端上直接查询个人加班情况、办理请假手续，了解个人的工时和排班情况。请假信息实时地通过软件终端发送给直接上级和相关部门，经理批复后直接在考勤机上记录。事后不需要人力资源部核对，系统自动计算与工时相关的工资。员工使用非常方便，输入员工账号密码后，就可以查询员工想了解的信息。

表5-1中的离散与流程制造行业略做如下解释：离散式制造（Discrete Manufacturing）是将不同的现成元部件及子系统装配成较大系统，产品由许多零部件构成，且各零件的加工过程各自独立，零件通过部件装配和总装配最后成为成品，如电脑、汽车及工业用品制造等。流程式制造（Process Manufacturing）是物料按照固定的工艺流程，连续不断地通过一系列设备和装置加工处理为成品，中间过程不能中断，典型的如石化炼油、冶金、制药等行业。

表5-1　ERP、HR软件与劳动力管理软件对比

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目前国内市场上已经出现不少劳动力管理软件，来自欧美比较知名的有Kronos、Infor、Aspect等。劳动力管理软件有行业性，如呼叫中心行业比较有代表性的劳动力管理软件有NICE Systems。NICE IEX人力管理解决方案连续4年被DMG咨询公司授予呼叫中心人力管理市场全球领袖称号。

随堂阅读5-1　Kronos劳动力管理软件简介

Kronos劳动力管理软件进入中国后的第一个客户是金堡餐饮（上海）有限公司。金堡餐饮总经理蔡焯荣表示：“我们需要整体的劳动力管理解决方案来加强对分店和分店员工的集中化管理，使总部能够方便地获取实时的员工信息，根据客户对服务需求的变化及时做出员工安排调整。”

瑞控机械（南京）有限公司按订单生产，产品多、工艺复杂，手工统计工时烦琐易错，影响订单成本计算的准确性。瑞控公司决定借鉴旧金山总部及全球其他分公司的成功经验，采用Kronos 劳动力管理系统后，再上线ERP系统。Kronos软件终端分布在瑞控机械（南京）公司生产现场的多个地点，实时采集员工工作时间，将原来烦琐的工时统计完全自动化，准确而且实时获得工单、工序、产品、项目等分类的各种工时数据，不断调整校对额定工时。在终端机采集数据基础上，瑞控机械（南京）公司实现了完全自动化的考勤信息采集、车间排班以及实时的工时报表，大大减少了手工统计的资源浪费和不准确性。瑞控机械（南京）采用Kronos劳动力管理软件系统后，考勤和工时统计准确率提高了95%、计划工时与实际工时之间的差异降低了90%以上、与工时相关的管理成本降低了50%以上。

近年来，国内本土劳动力管理软件公司也开始出现，如GaiaWorks盖雅工场、劳勤等。读者使用“劳动力管理软件”作为关键词在网上搜索，可以申请试用。

劳动力管理的本质是对“人”的精益管理，是以往对“物”的精益管理的延伸。公司因日益上涨的劳动力成本以及对劳动力效率的精益管理所产生的数据采集与管理需求无法从传统的HR软件中得到解决，而劳动力管理软件正是为该管理需求而服务的。

此外，劳动力管理软件还有助于提高人力资源管理其他职能模块的效率：（1）减少人力部门事务性工作，为人力资源管理转型提供时间支持。指纹打卡等考勤设备只是记录劳动者的到岗时间、离岗时间等数据。某公司有200多人，其人力资源部员工抱怨月末都需要把打卡机里的记录和外出或请假的情况进行核对，进而计算工资、饭补和出差补助，花费数天时间，且工作烦琐乏味，容易出错。有了劳动力管理软件，则此类工作大部分被软件化。

（2）降低公司用人中的劳动法务风险。新一代劳动者的维权意识比以前强很多。靠违法压榨劳动力来增加利润的方法，越来越多地遭到劳动者的抵制，而智能手机、互联网等也使员工收集保存业绩非常方便。劳动力管理软件可以帮助公司在合法的范围内提高劳动力的使用效率，提供非常详尽的员工上下班、考勤等记录，证据非常全面，帮助公司规避潜在的劳动争议和法律成本。