制订行之有效的计划：分清轻重缓急

绝大多数难题都是由未经认真思考的行动引起的。在制订有效的计划中每花费1h，在实施计划中就可能节省3～4h，并会得到更好的结果。如果你没有认真制订计划，那么实际上你正计划着失败。

人们总是根据事情的紧迫感，而不是事情的优先程度来安排先后顺序，这样的做法是被动的，成功人士不能这样工作。时间管理的精髓即在于:分清轻重缓急，设定优先顺序。成功人士都是以分清主次的办法来统筹时间的，把时间用在最有“生产力”的地方。

面对每天大大小小、纷繁复杂的事情，分清主次，把时间用在最有“生产力”的地方，有三个判断标准:

1)我必须做什么?

这有两层意思:是否必须做，是否必须由我做。非做不可，但并非一定要你亲自做的事情，可以委派别人去做，自己只负责督促。

2)什么能给我最高回报?

应该用80%的时间做能带来最高回报的事情，而用20%的时间做其他事情(帕累托定律)。所谓“最高回报”的事情，即是符合“目标要求”或自己会比别人干得更高效的事情。

最高回报的地方，也就是最有“生产力”的地方。

这要求我们必须辩证地看待“勤奋”。“业精于勤而荒于嬉”。勤，在不同的时代有其不同的内容和要求。过去，人们将“三更灯火五更鸡”的孜孜不倦视为勤奋的标准，但在快节奏效率的信息时代，勤奋需要新的定义了。勤要勤在点子上(最有“生产力”的地方)，这就是当今时代“勤”的特点。(www.xing528.com)

前些年，日本大多数企业家还把下班后加班加点的人视为最好的员工，如今却不一定了。他们认为一个员工靠加班加点来完成工作，说明他很可能不具备在规定时间内完成任务的能力，工作效率低下。社会只承认有效劳动。勤奋已经不是时间长的代名词，勤奋是指最少的时间内完成最多的目标。伟大的苏格拉底说:“当许多人在一条路上徘徊不前时，他们不得不让路，让那些珍惜时间的人赶到他们的前面去。”

3)什么能给我最大的满足感?

最高回报的事情，并非都能给自己最大的满足感，均衡才有和谐与满足。因此，无论你地位如何，总需要分配时间于令人满足和快乐的事情，唯有如此，工作才是有趣的，并易保持工作的热情。

通过以上“三层过滤”，事情的轻重缓急很清楚了，然后，以重要性优先排序(注意，人们总有不按重要性顺序办事的倾向)，并坚持按这个原则去做，你将会发现，再没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间的了。

【案例】

美国伯利恒钢铁公司总裁查斯·施瓦布向效率专家艾维·利请教“如何更好地执行计划”的方法。艾维·利声称可以在10min内就给施瓦布一样东西,这东西能把他公司的业绩提高50%,然后他递给施瓦布一张空白纸,说：“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”施瓦布用5min写完。艾维·利接着说：“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”这又花了5min。艾维·利说：“好了,把这张纸放进口袋,明天早上第一件事情是把纸条拿出来,做第一项最重要的。不要看其他的,只看第一项。着手办第一件事,直至完成为止。然后用同样的方法对待第二项、第三项……直到你下班为止。如果只做完第一件事,那不要紧,你总是在做最重要的事情。”艾维·利最后说：“每一天都要这样做。您刚才看见了,这只用10min时间。你对这种方法的价值深信不疑之后,叫你公司的人也这样做。这个试验你爱做多久就做多久,然后给我寄支票来,你认为值多少就给我多少。”

一个月之后,施瓦布给艾维·利寄去一张2.5万美元的支票,还有一封信。信上说：“那是他一生中最有价值的一课。”5年之后,这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂。人们普遍认为,艾维·利提出的方法功不可没。