避免陷入急躁陷阱的高效管理法则

一个人在同一时间内处理两个以上的任务是件极为困难的事情，一直保持高效更是难上加难，因此管理者应把时间花在重要的、必须做的任务上，而不是那些并非必须要做的事情上。

如果以“轻——重”为横坐标，以“缓——急”为纵坐标，我们可以建立一个时间管理坐标体系并把各项事务放入这个坐标体系。这个体系大致可以分为四个类别:重要且紧急、重要而不紧急、紧急而不重要、不重要且不紧急。

我们通常会把紧急的事情放在第一位，这不是管理时间的有效办法。最初，我们可能会重视事情的重要程度，做的是“重要且紧急”的事情，但应避免习惯于“紧急”状态，否则，我们会不由自主地喜欢上“到处救火”的感觉，把自己当成“救火队员”，转而去做那些“紧急而不重要”的事情了。

这样一来，我们没有时间去做那些“重要而不紧急”的事，而这些事往往有着更深远的影响。将大部分时间花在“重要而不紧急”的事情上，可以让我们避免掉进“嗜急成瘾”的陷阱中，更可以避免在事情变得紧急后才疲于应付。对于高效来说，“重要而不紧急”的事就是教学。确定了教学任务，就明确了围绕教学所需的人、财、物及包括学术活动在内的各种活动，高效各个管理层的时间管理都应围绕这一任务展开。

高效管理者每天都要面对各种各样的事务，千头万绪，涉及方方面面。在繁多的事务中抓住重点，以点带面，从而促进相关工作的开展和完成上，时间管理有着重要的作用。

时间管理对管理者自身主要包括四个方面的内容:

1.掌握工作的关键

不同层次的管理者尽管工作任务和工作责任不尽相同，但管理活动却是一致的，可简单归结为三个掌握，即掌握关键工作、掌握关键人物、掌握关键活动。高效发展目标能否实现的重点不在于每个环节、每个步骤，而在于制约性因素。

制约性因素往往体现在关键工作、关键人物和关键活动上，抓住了这三个关键，高效管理者也就解决了制约性因素。所谓“大智有所不虑，大巧有所不为”，之所以成为大智大巧者，在于能够扬其长而避其短。

高效管理者不论职位、社会地位、学术水平再高，都是普通劳动者，不可能是全能的，也不需要面面俱到，因此，只要掌握了关键也就抓住了时间管理的要诀。具体地说，出现重要而且紧急的事情时，高效管理者应首先进行处理，但要避免成为工作常规，应保证大部分时间花在重要而不紧急的事情上。

高效管理者专注于处理重要的事情，说明其抓住了影响整个部门乃至整个工作的全局；主要精力放在不紧急的事情上，则意味着未雨绸缪，防患于未然。

2.简化工作程序(www.xing528.com)

工作流程越简化，越不容易出问题，执行部门及人员在工作过程中会越加细致，执行效果会越好。同时，简化程序有利于解决高效工作中出现的“文山会海”现象，不该发的文不发，不该开的会不开，提高行文和会议效率，降低管理成本。

就开会而言，会前必须明确会议的目的，是分享信息、辩论还是决策，决策性的会议材料应该在会前几天分发参会者，让参会者能尽早熟悉会议内容并有足够的考虑时间，以提高决策的质量和速度，避免会议流于形式，避免将会议时间浪费在泛泛而谈上却作不出任何科学决策。

3.合理安排工作时间

高效管理者应该做好每天、每周、每月及每年的工作计划，列出每一时间单位内应该完成的工作，排出优先次序，突出重点并确认完成时间，适当安排“不被干扰”的时间。

高效管理者常常需要整块的时间去思考一些重要决策或完成重要的任务，在进行这些任务的过程中不能被外界打断，否则重新进入深度思考与完全工作状态往往需要更长的时间。

高效管理者集中时间不受干扰地处理一些重大事情而把其他事情都推到一边，可能会给本部门甚至整个组织带来一些意想不到的麻烦，但如果能有足够必要的时间，不受任何人与任何事的干扰去思考或者从事对整个部门甚至整个组织至关重要的工作，那么这些可能的麻烦将是微不足道的。

4.合理授权

任何一位高效管理者都不可能独自完成本部门乃至整个组织的所有工作，也不可能独自对所有的事情作出科学决策，因此将一些事情指派或授权给别人，让其他人对工作进行分担，是提高时间使用效率的有效方法之一。

列出工作中所有可以授权的事项，并授权于适当的人来决策和执行，会提高整个组织的工作效率。高效管理者的授权必须充分，同时必须重视监督和检验，保证被授权者的行为符合整体利益。

在授权过程中，管理者应避免出现把别人当成自己提高效率和多做事的资源或者障碍、干扰者的倾向，否则可能会出现控制他人的欲望，倾向于让被授权人按照要求做事，或者让“他们”不要妨碍“我们”做事，从而使授权行为适得其反。

在授权中必须要克服“办事拖延”的陋习，推行“限时办事制”。办事拖延是浪费时间的重要原因之一，在实际工作中，工作任务的完成时间往往都会超出预期。因此，严格规定每一件事情的完成期限，并要求被授权者在限定时间内报告处理结果，会使授权效果更好。