Project项目工具：让工作流程更高效

【简介】项目管理工具

可以快速、准确地创建项目计划。

实现项目进度、成本的控制、分析和预测，使项目工期大大缩短，资源得到有效利用，提高经济效益。

中文名称：项目计划。

英文名称：Microsoft Project（或MSP）。

用途：制定项目计划与项目管理的工具。

【安装】

工具下载：http//www.cpjltx.com/tool.html（后续将提供工具下载链接的导航）。

【基础】

对于项目管理工具的应用较为简单，而制作一个项目管理计划则需要拥有非常专业的项目管理经验及对于项目资源的充分认识等。

在项目计划中，既包含了项目的路线图、主要任务及WBS分支工作、项目各节点里程碑，也包含了需要投入的时间与资源等的编排。

在项目管理过程中，对于项目计划的执行、纠正、调整，均在考量项目把控人员对项目本身及团队、资源的管控能力。

基础组成：

菜单区域分为三块，分别为快速访问工具栏、选项卡、工具区。

快速访问工具栏中的默认项目的调整，在文件—选项—快速访问工具栏中自定义。

默认的选项卡菜单栏，分为任务、资源、项目、视图、格式等；调整的功能在文件—选项—自定义功能区中维护。

任务选项卡中包括：剪贴板、文字格式、格式等。

图2-18 Project中菜单栏

典型示例：

在编制产品五部曲前，为更好地推进与调整稿件撰写进度，制定了以下的项目计划。

图2-19 产品五部曲项目计划编制的示例

典型讲解：

新建以上示例的步骤，如下：

1.新建Project文件，选择相应的模板并命名保存

图2-20 新建时的模板选项

选择文件→新建，在右侧模板区域选择适合当前项目的模板（也可以在官网下载与添加已有的），点击创建按钮，进入新页面。建议即时对文件进行保存并规范命名。(www.xing528.com)

2.新建项目

新建项目的方式，一是点击功能菜单中“项目（选项卡）—项目信息”，二是双击任务列表，即可弹出任务信息对话框。

输入任务名称“五部曲书稿项目”，计划模式建议选择自动（后续可根据子项目集合的开始时间及结束时间，自动更新）。

图2-21 项目计划中任务信息的编辑

3.输入项目资源信息

在任务信息的选项卡—资源页中，输入各个资源的信息。双击资源列表，即可输入资源名称，同时可以对资源的工作分配所有者（如项目团队、项目经理、公司等）、单位信息、（单位工期）的成本进行维护。

图2-22 项目计划中资源信息的编辑

4.输入工期

图2-23 项目计划中工期信息的编辑

按照不同任务，根据历史经验设定响应的工期。如书序任务，根据邀请作者的写作周期及序的沟通调整的时间设定为5个工作日的工期。

5.输入前置任务

图2-24 项目计划中前置任务的编辑

根据当前任务的性质不同，所依赖的前置任务不同，如在撰写入门篇内容时，其前置任务为引言章节完结后再开展。

在前置任务设定过程中默认的类型为完成—开始（FS），延隔时间为0d。相应的任务其类型与要求的延隔时间也均有不同。

6.设定里程碑

在项目计划中衡量项目某节点存在重要成果输出或关键任务时间节点的标记。

图2-25 项目计划中任务信息高级选项卡的编辑

在里程碑设定过程中有些项目是倒排期或是项目有外部关联的，需要在项目关键任务中设置相应的任务限制，可以对期限（默认NA）、限制类型（默认越早越好）、限制日期（默认NA）进行勾选。如为里程碑，需要勾选标记为里程碑的选项。

7.相关设定

图2-26 项目计划中日程表

在时间表中显示任务信息，在任务表中双击某任务，在对话框的常规页中勾选，在日程表中显示即可。

8.工程的缓存与定时保存设置

因曾经编制的项目，有些需要跨年度且WBS颗粒度较为细的严格管控型的项目计划，存在文件较大的问题，每次编辑过程中会报错，建议将缓存上限进行调整（默认为50M）。

图2-27 项目计划的默认保存设置

操作时要进行保存的默认设置。因为教训是惨重的，所以建议大家在编辑大型项目计划时，先设置好文件的默认文件保存格式及位置，还要设置“自动保存间隔”的时间等。