如何提高工作效率而不延长工作时间？

在日常工作中，对于员工来讲，讲究时间效率是最重要的。在激烈的市场竞争中，时间本身就是一种成本，谁能在更短的时间里做更多的事情，谁能提高工作效率，谁能迅速应对纷繁复杂的环境变化，谁就能占据优势地位。因此我们强调做事情前都应该先做一个时间上的量化，就是要想方设法节省我们的时间，降低我们的成本。

从下面这则案例中，我们就可以看出量化时间后所得到的效益上的提升。

一天，部门主管山姆被医生告知患了心脏病，以后每天只能上班三四个小时。虽然山姆是个工作狂，但无奈之下，他也只能遵照医生的嘱咐，开始每天工作三到四个小时。

一段时间后，他惊奇地发现，他在这三四个小时中所做的事在质和量方面与以往每天花费八九个钟头所做的事居然差不多，这太不可思议了！

分析了很久，他得出了一个解释，便是：工作时间被迫缩短，所以他只好将它花在最关键的工作上。关键工作的完成保证了他的工作效率和效能。

二八法则告诉我们，把时间和精力放在最重要的事情上，就能用更少的时间做更多的事。在你的工作中，事实上是由20%的关键工作在发挥80%的效能，所以，就算你花了80%的时间，也只能取得20%的成效。但如果你把时间花在解决这些关键的少数问题上，你只需花20%的时间，就可取得80%的成效。

作为员工，一项工作任务交到你手上，你对老板说：“我会尽快完成。”但尽快有多快？一个小时？一个星期？还是一个月？对工作时间没有清晰的量化，也就不存在一个好的工作流程，而对于节省工作时间，提高工作效率，就更无从谈起了。

美国UPS公司的墙上有一句话：Can we be faster？（我们还可以更快吗）事实证明，只要认真检查每个工作流程，总会找出可以更节省时间的方法，通过流程设计，可以提高整个工作流程的效率。作为一名员工，我们要经常思考，怎么缩短不必要的环节，怎么利用好时间、提高效率。(www.xing528.com)

有些人非常繁忙，似乎有许多事情要做，他们也常常为了完成任务而拼命加班，但所有的时间管理专家都不鼓励你为完成工作任务而延长工作时间，因为那样只会把工作的战线越拖越长，提高时间利用率、提高工作效率才是正确的解决之道。整天像一只无头苍蝇一样忙个不停的人是不会有高效率的，我们来看一下发生在花旗银行的一位名叫丽莎的新职员身上的故事，就会明白这一点。

丽莎刚接手新工作，工作起来感到特别吃力。她来到人力资源部主管心理咨询的经理办公室咨询。

“上司交代我起草一份销售计划书，我决定到网上找一份标准的销售计划书样本。可是，搜索计划书样本用去了整整一天的时间。”

“用去了一天时间？”经理皮克惊讶地大声问道。但另一方面，他也好像明白丽莎的问题究竟出在什么地方了。

“你知道，经理，对于我们很多人来说，早晨到办公室的第一件事就是打开计算机。大约在9点40分的时候，我终于回复完了邮件，然后……”

“什么？你用了40分钟回复邮件？”皮克不禁又一次惊讶地叫了起来。“我相信，等到你真正开始工作的时候，恐怕都已经是上午11点了。”没等丽莎回答，皮克就接着说道，“我建议你把所有的琐事都放在一个固定的时间里处理。一般我们早上的时候精力都比较充沛，而到了下午4点钟左右，我们就会比较疲劳，所以我总是把回复那些并不重要的电子邮件、整理文件，或者是拨打维修电话之类的工作放到这段时间去完成。”

从丽莎的工作方法中，我们可以看出：效率和时间并不一定成正比，关键是看你如何把时间分配在你的大小事务上。我们提倡在工作中提高效率，更快更好地完成任务，并不是说要以延长工作时间，甚至是牺牲自己的休息时间为代价。强迫自己工作，只会耗损体力和创造力。解决这一问题的关键仍是找方法，找到了合理的工作方法，不但能够保证工作高效地完成，你还能从中享受到工作的乐趣。