通过工作饱和度分析,企业一方面可以建立每项职责的工作标准,同时也可以明确每项工作完成的标准时间。可以这么说,企业只有通过工作饱和度分析,才能保证职位体系设计的合理性和有效性。
根据我们的经验,在职位体系设计阶段,除了进行工作分析并根据其结果编制岗位说明书之外,企业还需要根据其结果对定岗、定编和定员进行动态管理。
1.定岗
工作饱和度分析为企业进行岗位设置提供了理论分析,只有综合工作分析和工作饱和度分析结果,企业才能够确定是否设置某一个岗位,我们把这个过程叫作定岗。企业在定岗过程中,通常需要坚持以下几个原则:
(1)分工与协作。岗位是企业组织再造的末端环节,如果岗位设置过于复杂就难免造成岗位之间的协作困难,因此岗位设置必须兼顾分工与协作两方面。
(2)高效原则。岗位设置的另外一个原则就是必须坚持高效,任何因为岗位设置而导致的协同困难,效率低下都是不允许的。
(3)专业化原则。和组织再造一样,岗位设置也必须坚持专业化原则,尽可能让每个岗位都做自己本专业领域的工作。
(4)最少岗位数原则。既要考虑到最大限度地节约人力成本,又要尽可能地缩短岗位之间信息传递时间,减少“滤波”效应,提高组织的战斗力和市场竞争力。
2.定编
定编就是要规划每个岗位需要的最低人员配置数量。企业在定编管理的过程中一定要按照“从严、从紧”的原则编制规划,因为任何一家企业都不可能养闲人、养懒人,企业定编就是要根据完成能够胜任该岗位要求的人员为基准测算和规划完成某一个岗位工作需要的员工数量,根据我们的经验,每个岗位的编制可能是1个,也可能是多个,但如果出现某个岗位编制小于1个的情况,企业必须调整该岗位设置,要么进行岗位工作扩大,要么重新设置岗位。
企业实施定编管理的方法有很多:
(1)劳动效率定编法。劳动效率定编法是指根据生产任务和员工的劳动效率以及出勤等因素来计算岗位人数的方法。实际上就是根据工作量和劳动定额来计算员工数量的方法。因此,凡是实行劳动定额的人员,特别是以手工操作为主的岗位,都适合用这种方法。(www.xing528.com)
(2)业务数据分析法。业务数据分析法根据企业的历史数据和战略目标,确定企业在未来一定时期内的岗位人数。
(3)行业标准参考法。行业标准参考法是按照企业职工总数或某一类人员总数的比例来确定岗位人数的方法。在本行业中,由于专业化分工和协作的要求,某一类人员与另一类人员之间总是存在一定的比例关系,并且随着后者的变化而变化。该方法比较适合各种辅助和支持性岗位定员,如服务业人力资源管理类人员与其他人员之间的比例一般为1:100;IT员工编制与公司IT硬件设备数量的关系是1:100~1:120。
(4)预算控制法。预算控制法是通过人工成本预算控制在岗人数,而不是对某一部门内的某一岗位的具体人数做硬性的规定。部门负责人对本部门的业务目标和岗位设置及员工人数负责,在获得批准的预算范围内,自行决定各岗位的具体人数。由于企业的资源总是有限的,并且是与产出密切相关的,因此,预算控制对企业各部门人数的扩展有着严格的约束。
3.定员
定员就是根据岗位任职资格要求及定编规划,选择最适合的员工从事某岗位的工作。定员要求根据企业当时的业务方向和规模,在一定的时间内和一定的技术条件下,本着精简机构、节约用人、提高工作效率的原则,选择最合适的人员担当某岗位工作。
定员基本操作流程如下:
(1)确定岗位任职标准。
(2)基于任职资格的员工评价。
(3)根据评价结果确定人选。
(4)定员人选确定及任命。
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