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如何优化委员会工作质量和效率?

时间:2023-05-31 理论教育 版权反馈
【摘要】:委员会中少数拥有资历、威望和权力的成员会利用其影响力把自己的意志强加给其他成员以至整个集体,使决议无法反映集体的意愿与判断,从根本上破坏委员会存在的前提。要选取符合委员会任务要求、具有代表性和德才兼备的人员组成委员会,保证委员会的工作质量。3.确定委员会的适当规模。会议议题宜事先明确,并做好相应的调查研究、资料收集,提前通知与会者,便于委员们充分思考,节约会议时间。5.充分发挥委员会主席的作用。

如何优化委员会工作质量和效率?

(―)委员会的优点

1.集思广益。委员会可以通过讨论等形式,发挥集体在知识、经验、判断等方面的优势,群策群力、集思广益,克服由于个人能力等不足造成的错误判断和决策失误。

2.防止权力过分集中。委员会的成员中,除有直线主管外,还包括各方面的专家以及各部门的代表,委员们在表决时具有平等的权利,以少数服从多数为原则解决问题。这种方式可以使决策广泛地反映和代表各方面的利益,避免因权力过于集中在某一个人身上而出现的独断专行、以权谋私等弊端。

3.利于协调,便于沟通。来自各方面的委员在讨论和研究问题时,既可以充分反映各自的情况、表达各自的意见、阐述决策可能在本部门产生的问题、提出必要的配合要求,也可以了解其他部门、其他方面的具体情况和意见。这种面对面交流简化了信息传递过程,是非常有效的协调与沟通方式。

4.激励参与。在委员会中,每个成员的行为都代表某一方面的利益,反映自身的见识、水平,这就在无形中加强了激励作用,提高了参与意识,特别是对于下级干部和职工代表,委员会使他们有机会参与决策,尊重需求和自我实现需求的满足必将促进他们在执行决策的过程中表现出极大的自觉性和积极性。

5.有助于培养和选拔管理人才。通过委员会,下级人员不仅可以了解企业的全面情况,还有机会观察、学习和体会上级管理人员的管理思想、管理方式和管理经验,不断提高自身才干。上级管理者也能够利用委员会掌握、考评下级人员的能力、水平,作为以后选拔人才的依据。

(二)委员会中的问题

正如世界上任何事情都不可能十全十美一样,委员会在其工作中也存在一些问题,主要表现在以下四个方面:

1.折中妥协。当委员会出现意见分歧时,经常讨价还价,互相让步,其结果自然是各方不完全满意,也不完全失望。在妥协不能解决问题时,要以少数服从多数作出最后决议,此决议未必一定正确。

2.耗费时间、成本较高。委员会的每个成员都有发言权,在讨论问题时,需要花费的时间较多,特别是当意见分歧难以取得一致时,往往争论不休,迟迟不能产生决议。再加上会议的各项资金花费势必造成决策成本较高。(www.xing528.com)

3.责任不明确。委员会的决议由集体产生,实行集体负责,委员会成员不承担个人责任,成员常常因为各种原因同意自己不赞成的意见。在实际中,集体负责往往形成无人负责。

4.权威垄断。委员会中少数拥有资历、威望和权力的成员会利用其影响力把自己的意志强加给其他成员以至整个集体,使决议无法反映集体的意愿与判断,从根本上破坏委员会存在的前提。

(三)发挥委员会的作用

为了成功地运用委员会,使其有效地发挥应有的作用,就应当扬长避短做好下面五点:

1.明确委员会的任务和责权范围。委员会的主要任务是对关系全局和长远发展的问题作出决策,因此,要避免使之陷于无关紧要的具体事务之中。

2.精选委员会成员。要选取符合委员会任务要求、具有代表性和德才兼备的人员组成委员会,保证委员会的工作质量。

3.确定委员会的适当规模。委员会的规模不宜过小,否则不利于集思广益,反映各方面的要求;但也不能过大,以免耗费时间、增加决策成本。一般认为,5~15人较为适宜。

4.事先确定议题,通报有关信息。会议议题宜事先明确,并做好相应的调查研究、资料收集,提前通知与会者,便于委员们充分思考,节约会议时间。

5.充分发挥委员会主席的作用。委员会主席的领导才能直接影响委员会的工作成效。委员会主席应能鼓励成员积极参与,吸取他们的宝贵经验和正确引导会议方向。委员会主席还必须做好安排会议内容与日程、审核资料、主持召开会议等具体工作,尽力避免资金浪费。

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