账户结构与分类记录经济事项的作用

账户通过分类记录发生的各种经济事项，为企业提供日常核算资料和信息，为编制会计报表提供依据，因此，必须具有一定的格式即结构。会计是以货币为主要计量单位来反映经济活动的，各项经济业务的发生都要引起会计对象要素的变化，从数量方面来看无非是增加或减少两种情况，因此，用来分类记录经济业务的账户，在结构上也相应分为两个基本部分：一方记增加，一方记减少。至于哪一方记增加，哪一方记减少，则取决于账户的性质和类型。一般来说，账户的结构应包括：

（1）账户的名称，即会计科目；

（2）日期和摘要；

（3）增加方和减少方的金额及余额；

（4）凭证号数，即说明记载账户记录的依据。

账户的基本结构如表3-3所示。

表3-3　账户名称（会计科目）(www.xing528.com)

为了便于讲课及做练习，教科书中经常采用被简化的账户格式——“T”字形账户来说明账户结构，这种“T”字形账户仅仅用来说明实际记账所用的轮廓，有些资料，例如，日期和其他资料一般被省略了，如图3-1所示。

图3-1　账户基本结构图

上例“T”字形账户格式分为左右两方，分别用来记录经济业务发生所引起的会计要素的增加额和减少额。增减金额相抵后的差额，即是余额。余额按时间不同，分为期初余额和期末余额。因此，通过账户可提供该账户期初余额、本期增加额、本期减少额和期末余额。本期增加额是在一定时期（月、年）内登记在账户中的增加金额之和，也叫本期增加发生额。本期减少额是在一定时期（月、年）内登记在账户中的减少金额之和，也叫本期减少发生额。期初余额是上期结转来的数字，即上期期末余额。期末余额如果没有期初余额时就是本期增加发生额与本期减少发生额相抵后的差额，如果有期初余额时，期末余额应该按下式计算：

期末余额=期初余额+本期增加发生额-本期减少发生额

本期增加发生额和本期减少发生额是记在账户的左方还是右方，账户的余额反映在左方还是右方，取决于账户的性质和类型。