盘点控制程序：清单制作与核对库存实物

1.库存盘点

餐饮企业原料的流动性大，为了及时掌握原料库存流动变化的情况，避免物品短缺丢失和超储积压给饭店带来损失，就必须对物品流动变化的情况进行控制和检查。通过库存盘点，可以使管理人员掌握原料的使用情况，分析原料管理过程中各环节的现状。

（1）盘点时间

饭店通常在月末对库存原料进行库存盘点，也可根据经营管理需要，进行定期、不定期库存盘点。

（2）盘点的内容

盘点工作主要由仓库管理人员和财务部人员联合进行。通过实地清点库房内的物品，检查原料的实物数与账面结存数是否相符，不相符的找出原因；计算和核实每月末的库存额和餐饮成本消耗，为编制每月的资金平衡表和经营情况表提供依据。

（3）盘点程序

①盘点和制作清单。即按不同类别的仓库，依原料的编号大小，在清单上填好货号、品名、单位、单价等基本数据。

②库存卡结算。在库存卡的结存栏内，根据历次进货和发货数量，计算出应有的结存量和库存金额。

③库存实物盘点。即实地点数，并将实物数量填入盘点清单。

④库存卡结算结果与库存实物盘点结果进行核对。

⑤计算盘点清单上的库存品价值。该价值为实际库存金额，它如与账面库存额有出入，要复查。

实际库存额在月末作为月末库存额记入成本账，并自然结转为下月的月初库存额。

2.库存原料计价方法

在盘点结束后，要计算出原料的价值。理论上讲，某种原料的库存总值应该等于实物数量乘以原料的单价，但是由于原料在不同时间购入的价格存在差异，所以确定原料的单价就不那么简单了。在财务处理中，往往选择以下方法之一来确定原料的库存价值。

（1）实际进价法

大型饭店一般都在库存的原料上挂有货物标牌，标牌上写有进货价格，这样采用实际进价法来计算库存原料的价值就较为容易，也最为客观。

例：某饭店10月底库存大米50斤，根据货物标牌，它们的进价分别是：

10月1日进货剩余　10×2.50=25（元）

10月10日进货剩余　20×2.60=52（元）

10月20日进货剩余　20×2.80=56（元）

合　计　133元

（2）先进先出法

如果仓库内没有用货物标牌注明原料的单价，可按照进料日期的先后，采用先进先出法计价。这种方法的思路是，原料发放是以先进先出为原则，即先购进的原料，在发料时先计价发出，而剩余的原料都是最近进货，以最近价格计算。

例：某饭店在10月份的大米进货信息如下：

10月1日　初结存　30×2.50=75（元）

10月10日　购　进　40×2.60=104（元）

10月20日　购　进　30×2.80=84（元）

合　计　263元

如10月底大米的结存量为50斤，按照先进先出法计算的库存额为：

30×2.80=84（元）

20×2.60=52（元）

合计　136元

（3）后进先出法

一般而言，市场上价格呈上升趋势，采用后进先出法可使计入成本的原料价格较高，而计入库存的价值较低，饭店可以在未来的经营中减少压力。按照后进先出法，上例中50斤大米的月末库存额为：

30×2.50=75（元）

20×2.60=52（元）

合计　127元

需要说明的是，后进先出法只是原料价值计算的一种财务处理方案，在实际发料过程中还是应该坚持原料的先进先出原则，即先购进的原料先发出，以避免原料的积压。

（4）最后进价法

对进货记录不全的饭店，可采用最后进价法来估计期末原料的库存价值。当然，该方法计算的月末库存额不太精确。

上例的库存额以最后进价法计算，大米的库存额为：

50×2.80=140（元）

（5）平均价格法

平均价格法的单价是以全月可动用原料的总价值除以总数量得出的。上例中用平均价格法计算大米的库存额如下：

平均单价=263÷100=2.63（元/斤）

库存金额=50×2.63=131.50（元）

3.厨房库存价值的计算

通常饭店的厨房内在月末仍有相当多的原料、半成品和成品的储存，如果对这些物品不加清点，会使它们处于失控状态，同时会使财务报表上的数据失真。

由于厨房一般没有建立库存记录统计制度，没有库存卡，原料的单价难以掌握，而且这些原料品种多、数量少、耗用频繁，客观上盘点计算比较困难。因此，对这些原料价值的计算方法有别于库房原料。(www.xing528.com)

厨房盘点计算原料价值的原则是，对主要原料进行盘点核算，对辅料、调味品等单位价值较低的原料做出估算。具体方法是，首先根据原料单位价值的高低把原料分为主要原料和价值较小的原料两大类，逐步积累需精确盘点的主要原料占总储存额百分比数据，再在每个月的月末盘点出主要原料的价值，最后通过主要原料的价值推算出全部原料库存的大约金额。这里的关键是找出主要原料占总储存额的百分比，这往往需要经过较长时间的观察、统计。

厨房总储存金额=主要原料价值×主要原料占总储存额百分比

4.库存管理效率指标控制

（1）库存短缺率的控制

按照原料实际盘点数量和一定计价方法得出库房月末实际库存额后，为控制实际库存额有无短缺及短缺的程度，需将实际库存额与账面库存额做一比较，分析短缺额和短缺率。

库存短缺额=账面库存额-实际库存额

账面库存额=月初库房库存额+本月库房采购额-本月库房发料额

库存短缺率=库存短缺额÷本月库房发料额×100%

上述公式中各项目的数据来源是：月初库房库存额来自于上月末的实际库存额结转，本月库房采购额来自于本月验收日报表中库房采购原料金额的汇总，本月库房发料总额来自于本月领料单上的领料金额的汇总。

例：某餐厅8月底经月末库存实物盘点，实际库存额为58000元，该月库存相关数据如下：月初库房库存额为50000元，本月库房采购额为140000元，本月库房发料额为13000元。

则：月末账面库存额=50000+140000-130000=60000（元）

库房库存短缺额=60000-58000=2000（元）

库房库存短缺率=2000÷13000×100%=1.54%

根据国际惯例，库存短缺率不应超过1%，否则为不正常短缺，应查明原因。

（2）库存周转率

库存周转率反映原料在库存中的周转情况，即消耗量与平均库存量的比例，用公式表示为：

库存周转率=月原料消耗额/平均库存额

月原料消耗额=月初库存额+本月采购额-月末库存额

平均库存额=（月初库存额+月末库存额）/2

例：某饭店6月库存统计情况如下：月初库存额为30000元，本月采购额为200000元，月末库存额为40000元。则该饭店的库存周转率为：

（30000+200000-40000）/（30000+40000）÷2=5.43（次/月）

库存周转率大，说明每月库存周转次数多，相对库存的消耗量来说库存量较少。库存周转率应为多大，取决于多种因素，如饭店所处的地理位置、采购的方便程度、饭店需储备的原料量等。对管理者来说，重要的是库存周转率的变化，如果饭店正常周转率为每月两次，但某月周转率增加或降低很多，就要查明原因。库存周转率太快，有时储备的原料就会供不应求；周转率太低，又会积压过多资金。因此，管理人员应经常分析周转率的变化，保证适度的库存规模。

知识链接

发放原料应遵循的“FIFO”原则

所谓的“FIFO”原则是指Fist In，Fist Out，即“先进先出”原则，也就是先入库的原料要先发放出去。

案例分析

国际饭店采购内控案例

2007年10月1日，国际饭店在鲜花的簇拥和鞭炮的喧嚣中正式对外营业了。这是一家集团公司投资成立的涉外星级饭店，该饭店装潢豪华、设施一流。

最让人感到骄傲和荣耀的是饭店大堂里天花板上如天宇星际一般的灯光装饰，和一个圆圆的、超级真实的月亮水晶灯，使得整个饭店绚丽夺目、熠熠生辉。这些天花板上装饰所用的材料以及星球灯饰均是由水晶材料雕琢而成，是公司王副总经理亲自组织货源，最终从瑞士某珠宝公司高价购买的，货款总价高达150万美元。开业当天，来往宾客无不对这个豪华的水晶天花板灯饰赞不绝口，称羡不已。尤其是经过媒体报道，更成为当天的头条新闻，国际饭店在这一天也像那盏水晶灯饰一样，一举成名，当天客房入住率就达到了80%以上。

王副总经理也因此受到了公司领导的高度赞扬，一连几天，王总的脸上都洋溢着快乐而满足的笑容。

然而，好景不长，两个月后，这些高规格、高价值的水晶灯饰就出了状况，首先是失去了原来的光泽，变得灰蒙蒙的，即使用清洁布使劲擦拭都不复往日光彩。其次，部分连接的金属灯杆出现了锈斑，还有一些灯珠破裂甚至脱落。人们看到这破了相的水晶灯，议论纷纷，这就是破费百万美元买来的高档水晶灯吗？鉴于情况严重，公司领导责令王副总经理限期内对此事做出合理解释，并停止了他的一切职务。这个时候，王副总经理是再也笑不出来了。

事件真相很快就水落石出，原来这盏价值百万美元的水晶灯根本不是从瑞士某珠宝公司购得的，而是通过南方某地的奥尔公司代理购入的赝品水晶灯。王副总经理在交易过程中贪污受贿，中饱私囊。虽然出事之后，王副总经理不无例外地受到了法律的严惩，然而国际饭店不仅因此遭受了数千万元的巨额损失，更为严重的是饭店名誉蒙受重创，成为同行的笑柄。这对于一个新开业的饭店而言，不啻是个致命的打击。

那么，国际饭店怎么会发生这样的事件，在以后的饭店经营中又该如何防范呢？

［案例分析］这个案例其实并不复杂，却很有代表性。国际饭店在未经过公开招标的情况下，即与南方奥尔公司签订了价值为150万美元的代购合同。依照合同规定，南方奥尔公司必须提供瑞士某著名珠宝公司出产的水晶灯，并由奥尔公司向国际饭店出具该公司的验证证明书，其中200万元人民币为支付给奥尔公司的代理费。然而，交易发生后，奥尔公司并未向国际饭店出具有关水晶灯的任何品质鉴定资料，国际饭店也始终没有同奥尔公司办理必要的查验手续。

经查实，这笔交易都是由王副总经理一人操纵的，从签订合同到验收入库再到支付货款都是由他一个人说了算，而他之所以会这样做，正是因为收受了奥尔公司的巨额好处费。

这样简单的过程和手法却真实地发生了，甚至可以说这样一笔交易，毁了整个饭店。一笔采购业务，特别是金额较大的业务通常涉及采购计划的编制、物资的请购、订货或采购、验收入库、货款结算等。因此，应当针对各个具体环节的活动，建立完整的采购程序、方法和规范，并严格依照执行。只有这样，才能防止错弊，保证饭店经营活动的正常进行。

根据这个案例涉及的环节应做如下控制：

首先，要做到职务分离，采取集体措施。诸如采购申请必须由生产、销售部门提出，具体采购业务由采购部门完成，而货物的验收又应该由其他部门进行。在本案例中，采购大权由王副总经理一人独揽，反映出该饭店控制环节中权责不明；货物的采购人不能同时担任货物的验收工作，以防止采购人员收受客户贿赂，进而防止购买伪劣材料影响饭店生产乃至整体利益。付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求代理商和索价业务。付款的审批通常经过验货或验单后执行（预付款除外），以保证货物的价格、质量、规格等符合标准。

其次，要做好入库验收控制。应根据购货单及合同规定的质量、规格、数量以及有关质量鉴定书等技术资料核查收到的货物，只有两者相符时才予以接受。对于所有已收到的货物，应定期完整填写收货报告，将货物编号并登记明细账簿，对验收中查出的问题要及时向有关部门反映。货物入库和移交时，经办人之间应有明确的职责分工，要对所有可能接触货物的途径加以控制，以防调换、损坏和失窃。本案例中王副总经理同时主管验货，那么验货、查假自然只是走走过场了。

最后，还必须做好货款支付控制。发票价格、运费、税费等必须与合同符合无误，凭证齐全后才可办理结算、支付货款。除了向不能转账支付和不足转账金额的单位、个人支付现金外，货款一般应办理转账。

本案例中，价格高昂的赝品水晶灯能堂而皇之地挂在豪华的饭店大厅中，没有技术证明资料，没有必要的查验手续，就慷慨大方地将支票签了，钱付了，这是无意的疏忽还是当事人有意的回避和遮掩？不管实情如何，都反映了该饭店整个材料采购环节内部控制中存在着巨大漏洞，以至让不法分子有利可图，有机可乘。

思考题

1.什么是采购规格标准？使用采购规格标准的意义是什么？

2.验收主要围绕哪些环节展开？如何通过验收控制采购原料的数量、质量和价格？

3.食品原料的储存用到哪些类别的库房？这些库房需要什么样的储存条件？

4.库存原料发放的基本要求是什么？

5.库存原料的计价方法有哪几种？

6.如何控制库存管理效率？具体指标有哪些？