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有效流程管理——关键在于明确方法

时间:2023-05-30 理论教育 版权反馈
【摘要】:i2是方法,在运营中主要指流程。i1只回答了“做什么”,i2回答了“怎么做”。怎么做,就是要求方法必须明确、必须有效、必须人人会做、必须能够做出结果来。没有好方法、好措施,再好的愿望也等于零。过程操作得好,最后结果就会好,流程也是保证客户满意度的重要过程管理。因为26年来,董事长与全体员工白手起家创造了省内最优秀的四星级酒店,获得了许多成功的管理经验与方法。

有效流程管理——关键在于明确方法

i2是方法,在运营中主要指流程。i1只回答了“做什么”,i2回答了“怎么做”。怎么做,就是要求方法必须明确、必须有效、必须人人会做、必须能够做出结果来。没有好方法、好措施,再好的愿望也等于零。

在运营体系中,我们所谓的方法,主要是指流程,流程是一个非常广义的概念,在企业中,凡是方法类的文件与操作说明,比如《作业指南》《操作规范》《程序文件》《工艺规程》《营销宝典》,以及表单等管理工具,都属于流程。

流程是什么?流程是做事的顺序、方法和标准,其意义是复制模式和团队,目的是创造客户价值。

方法是此岸到达彼岸的唯一桥梁,是把目标变成结果的具体方法与措施,流程是公司成功经验的总结与固化,传承的是经验,训练的是能力,增长的是智慧,复制的是团队与模式,体现的是工匠精神。过程操作得好,最后结果就会好,流程也是保证客户满意度的重要过程管理。在企业内部,上游部门为下游部门提供结果,最后传导到销售部,销售部为外部客户服务,传递我们的优质产品和服务价值,这一切都是靠流程来保证的。

案例:用流程复制成功

有一家民营企业,在董事长的带领下,经过26年的奋斗,成为当地酒店业的第一品牌,持续领跑当地酒店行业。由于城市改造,他们的三家餐厅被拆迁了两家,政府又给这家企业一块地,规划建设一座近2万平方米的现代化酒店。

这本来是一件好事,但是董事长还是有些担心——我们奋斗了26年,才做成了当地行业第一,再建这样一个大规模的现代化酒店,我们的文化可以传承,但是我们的管理能够传承吗?

带着这个问题,他带领高管成员到北京来学习,当学到流程这个内容之后,他突然明白了一个道理:只有流程才能帮助企业完成管理传承这个历史任务,才能真正实现百年老店的梦想。

随后,他邀请我们顾问团队,在完成了人力资源管理咨询项目与运营训练咨询项目之后,为他们做了四个多月的流程咨询项目,把他们26年酒店管理的经验统统做成了流程,一本全员参与复核的《酒店流程管理手册》,这本手册凝聚了全体员工与老师的心血。项目结束的时候,董事长很激动,给我们所有老师鞠了一躬,他说:“做了26年酒店,今天才知道什么是管理,怎么才能传承。”

以下是我在这本《酒店流程管理手册》完成之后,写的一个后序,摘要如下:

流程,复制,壮大,一直是董事长特别希望做的一件大事。因为26年来,董事长与全体员工白手起家创造了省内最优秀的四星级酒店,获得了许多成功的管理经验与方法。但遗憾的是,这些好经验、好方法没有被固化下来,没有得以传承,虽然遇到过许多扩大酒店规模的机会,但都因为这个问题没有解决而放弃了。

成功经验丢失,依靠个人喜好管理公司,员工面临多头管理,大量重复性工作,新人加入适应慢……许多问题出现了,这是因为大家做事没有流程与标准。

因此,当我们的老师来到酒店,开始做流程咨询项目的时候,领导与员工们投入了大量的精力。四个月中,我们制定出168条流程与标准,还有很多规范与制度,将酒店的基本管理与业务经验,都图示化、文字化、可训练化,这是一项非常了不起的系统工程

可以说,酒店员工们的文化程度并不高,别说写流程,个别员工连写字都很困难。不过,当执行力训练营与流程项目结束之后,当公司做强、做大的战略确定后,员工们爆发出强大的学习热情与执行信心。

我们的行政总厨,过去他的管理是经验型的,靠口传心授,但是做完流程之后,实现厨房管理条理化、流程化、标准化,同时他可以用流程向自己的徒弟做操作讲解了,厨师团队得到了成长,这是一个巨大的突破,因为业务难题可以用团队复制的流程加以解决。(www.xing528.com)

我们的康乐部经理,刚开始学习流程时,根本搞不懂管理是什么,曾经一度认为流程没有用。在后来的学习过程中,特别是用流程管理康乐中心之后,解决了许多流程与标准不清的问题,经济效益与客户满意度不断提高。她感到了流程的力量,成了最积极、进步最快的中层经理,董事长夸她“变化最大了”。

这次做流程有三种方法:一是固化,把成功的经验流程化,例如客房部查房流程;二是优化,把不合理的做法变成合理的做法,比如招聘和培训流程以前都有,但是经过这次优化后,变得更加科学有效;三是创新,以前没有遇到过的新问题,没有任何经验,通过创新做出一个全新的流程,比如高层决策流程。可以说,这三类流程在酒店流程咨询项目中都表现出来了,这是一次全面的“流程优化与再造”项目。

我们的战略目标是复制出更多优秀的酒店,让更多的顾客享受到最优质的服务,这个目标一直埋藏于董事长与全体员工心中。今天,经过四个多月的忙碌,在全体员工的努力下,在老师精心的讲解与辅导下,《酒店流程管理手册》终于制作出来了,做流程的想法也实现了。

流程是制作完了,中层也训练完了,但是能不能持续下去,我们的学习成果能不能转化成经营的成果,关键是要应用和执行,然后让实践来检验我们的管理水平。这个时刻快要到来了,新酒店已经选址立项,这个新酒店能不能赶上甚至超过现在酒店的管理水平?

让我们的中层经理们用流程训练员工团队,用新酒店的优良业绩与客户的赞美来宣告:我们是最好的酒店,有最好的管理,是最好的团队!

这个案例告诉我们,成功一时是没有问题的,但是作为企业,百年老店才是我们的目标。

为什么有些企业非常短命呢?就是因为这家企业的命运押在了个别的能人身上,比如说有的饭店押在大厨的身上,如果这个大厨技术超强、品德高尚,就能够起到中流砥柱的作用;如果这位大厨与老板关系不好,或者哪一天不想干了,甩手就走,那么这个饭店就会换菜谱,甚至会倒闭,这也是为什么大多数的饭店经理都是厨师出身的原因。依靠能人而不能做团队复制,导致一个人左右公司命运,并给公司带来风险,这就是我们说的“大厨文化”。同理,为什么许多企业都夭折了呢?除了战略上的问题,就是执行上的问题,执行上的问题在很大程度上是因为没有复制能力,没有复制能力主要是因为缺少流程化管理。所以,要想实现百年老店的目标,流程化复制与企业文化传承是两个最重要的前提,一个是机制,另一个是精神,两者缺一不可。

那么做流程的流程是什么呢?要分四步走。

第一步,没有流程创造流程。凡是部门之间扯皮的事情,凡是不同的员工问相同问题的事情,都需要做流程,由归口部门经理去做,然后到员工那里去实践,需要各部门讨论的,要组织讨论与会签。

第二步,有了流程优化流程。就是把我们新起草的流程,或者刚刚升级改造的流程先试行一至三个月。在试行过程中,要增加缺少的步骤,去掉多余的动作,不清晰的操作说明要清晰化,不完善的操作说明要尽量完善起来,总之要做到符合公司实际,操作起来有效,确保过程不出错误

第三步,优化之后训练流程。一是“看板法”。就是把流程做成图示和简单文字,张贴在操作岗位的明显处,如果大家在操作过程当中出现问题或者疑问,不用去问领导,直接去“看墙”,即便是员工问领导,领导也不要解答,还是要求员工去“看墙”。时间长了,员工就不看领导了,也不再问领导了,而是按照流程去操作,那么我们从人治向法治的伟大转变,就正式开始了。当然流程可以做成手册,提供给外勤或流动岗位随时翻看使用,流程最后可以设计成ERP,实现流程的信息化和智能化操作。二是“倒逼法”。就是在流程的执行当中,在每一个流程的环节,执行人都必须对自己的结果负责,对上游传递的不合格结果必须退回,采用倒逼的机制,让我们的整个内部供应链提高质量,最终实现高标准下的高速度运营。

第四步,养成良好的执行习惯。如果有一天,员工不再看流程就能正确操作,说明我们的流程化体系开始逐步形成,流程提升效率的管理效应开始呈现,因为良好的执行习惯是执行的最佳状态。那么,再有新来的员工,他就会受到这个氛围的熏陶,会自动去学习流程,自觉地向老员工请教,大家都按流程去传承,新员工就会快速融入团队,我们就可以实现复制团队和成功的目标。

复制团队,一靠教材,二靠教育。教员就是我们管理者,教材就是流程。在流程化过程当中,我们每一个管理者的角色,也将发生重大的变化,也就是从“大侠”到“教练”的转变。一个“大侠”个人能力再强,也打不过一个团队,如果一个“大侠”能转变成“教练”,训练和复制出无数个优秀的自己,那么既成就了团队,也成就了自己,这是目前中国成长型企业领导力转型与训练的重要课题。

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