采购订单及流程管理详解

在企业建立一个高效的采购系统，是保证市场经营活动正常进行的重要环节。因此，采购流程设计一定要科学合理，能够反映采购活动内在的逻辑联系，并且为应用现代计算机系统进行管理奠定基础。

一、发现需求

发现需求是采购活动的前提。企业采购需求通常由物资使用部门提出采购申请单，说明需要什么、需要多少、何时需要。企业内部不同职能部门提出的采购申请各不相同，这里主要指保证生产正常进行的物资采购需要。企业应制作统一规范的“请购单”，以便明确责任，防止出现物料供不应求或库存积压过多的现象。请购单的内容包括: 申请部门、编号、预算额、日期、需要数量、规格、需要日期等，具体格式参见表3-4。

表3-4 请 购 单

二、编制需求说明、制订采购计划

物料请购需求确定后，为使采购部门的工作能顺利进行，要求对所申请采购的物品的细节做详细说明，如数量、质量要求、包装、售后服务、运输、检验方式等。在描述时应使用统一术语，以防止理解上的错误。为了保证术语的统一，采购部门应制订一份经常采购物品的目录表，并将其输入计算机进行统一管理。

在需求分析的基础上，应制订一份采购计划，包括市场采购资源分析、物资、价格调查、供应商分析、采购方法、日程计划及运输、交货结算等。

三、选择供应商

选择供应商是采购流程中的关键环节。企业应选择信誉好、产品质量和交货期等有保证的供应商，并与其联系，可派人前去采购看样，也可通过电话、电子邮件联系。对于大宗物品或大型工程项目，可根据实际需要采用公开招标的方式办理。

四、洽谈价格，签订合同

洽谈价格是采购的重要环节。洽谈的过程是一个反复讨价还价的过程，并就质量、数量、交货期、货款支付方式、违约责任等进行洽谈，在互利共赢的基础上，签订采购合同，实现成交。

五、安排采购订单

采购订单是采购方向供应商发出的采购书面通知，在双方洽谈达成采购合约基础上下达，同样具有法律约束力。一般公司都有设计好的采购订单，采购订单的要素主要包括:订单合同编号，发单日期，供应商的名称、地址，采购商品的名称、数量、型号、交货日期、单位、价格、金额等。其具体格式见表3-5。(www.xing528.com)

采购订单适合有长期供货关系的双方，采购方发出的标准采购订单一式两份，供应商确认签字盖章后，留存第一联，作为发货依据; 第二联返回采购方作为结算依据，同时表明供应商已正式接受采购订单。

六、跟踪和催货

采购订单得到供应商确认(或签订采购合同)后，采购方的主要任务就是对订单的跟踪及催货。

跟踪是对订单所做的例行追踪，以便确保供应商能够履行其货物发运的承诺。如果发生问题如质量或发运方面的问题，采购方就需要对此尽早了解，以便采取相应的行动。跟踪通常需要经常询问供应商的进度，大型采购可派人员实地跟踪，小额采购可通过电话或网络跟踪。

催货是对供应商施加压力，使其履行最初做出的发运承诺，提前发运货物或是加快已经延误的订单涉及的货物的发运。如果供应商不能合约，采购方将会威胁取消订单或以后可能的交易。催货应仅适用于采购订单的一小部分，因为如果采购方对供应商的能力已经做过全面分析，那么被选中的供应商就应该是那些能遵守采购合约、可靠的供应商。

表3-5 采购订单

七、货物的接收与检验

供应商按承诺发货后，采购方负责接收和验货入库的人员应做好接货准备，一般由仓库管理部负责。接收保管员须填写收货单，上面应载明收货日期、供应商名称、物料数量、规格等主要数据。当发现短缺情况时，应查明原因，写出详细的报告交给运输部门和采购部门。在实施JIT库存管理系统的公司，来自已经获得认证的供应商的物料可以完全免除接收和检验这两项程序，并被直接送往使用点。对于小额采购而言，也可以免除接收这一程序。

八、货款结算

结算是指在收到供应商的货物后，验收入库，以“入库单”作为货物结算的依据。保管部门将收货单第一联反馈给采购部门，第二联反馈给财务部门，第三联反馈给供应商以备查询，第四联留存。采购部门依据验收入库单，便可发指令通知财务部门按照合同规定向供应商支付货款。通常情况下以支票通过银行账户进行货款支付。

九、采购档案的管理

经过以上流程，企业完成一次系统的采购活动，当这次采购工作结束后，要进行采购总结及采购文件、资料的分类归档，并做好长期保管的各项工作。通常采购部门的档案管理主要是对采购合同(或采购订单)进行分类编号，验收入库单。