如何优化数据分析报告的文字内容和结构？

报告自身的价值除了与报告中的图表相关以外，与报告文字内容与结构也息息相关。如果把数据分析报告比作一个物种，文字内容是这个物种的血肉，结构是它的骨骼。根据分析目的、思路或者数据的具体情况以及阅读对象，数据分析报告的内容和结构需要进行不同的呈现。

通常数据分析报告的主要内容以分析目的为中心，以分析思路为线索展开。它具体包括运用数据准确描述电子商务活动的现实状况，诊断是否出现商业问题以及原因何在，甚至鉴于已有的历史数据进行预测与建议。

“总—分—总”结构是经典的数据分析报告结构。开篇部分包括标题、目录和前言。报告的标题是最能体现文字表达功力的地方。题目要精简干练，最好根据版面的要求在一两行内完成。标题是一种语言艺术，好的标题不仅可以点明数据分析的主题，而且能够凝练出分析报告的精华。

目录相当于报告的大纲，不要太过仔细，否则阅读起来耗时且容易让人觉得冗长。尤其是当数据分析报告正文并不长，正文文字也不多的情况下，目录更要注意精简。前言主要介绍撰写报告的背景、目的与数据分析思路，即是什么主题的数据分析报告。为什么要开展此次数据分析？（意义）完成报告是要提出问题，还是要证实观点？（目的）数据分析工作如何开展？（思路）(www.xing528.com)

正文部分会根据情况展示此次报告的核心内容，可以根据数据分析思路为脉络具体展开，也可以根据数据分析任务中数据的具体情况有重点地阐释说明某个问题，或者客观科学地作出推断建议。无论正文的具体内容是什么，报告中使用的名词术语一定要规范，且前后一致。表述各项数据分析的关键指标要准确。正文编写要谨慎，基础数据必须真实、完整，编写思路要清晰，报告内容和结论要实事求是。如果正文内容表达丰富，细节描述翔实，最好能够着重指出正文的重点内容，或者对正文内容进行总结。如有必要报告的结尾可以添加附录，说明数据来源、计算方法、正文中涉及的专业名词等。

一些时效性强的报告不必拘泥于上述关于报告的文字内容与结构。根据撰写数据分析报告的不同目的，有时候需要更加精练、简洁的报告形式。这样的数据分析报告要求在有限的篇幅内不是数据的简单堆积，而要注意展示数据之间的关系，根据数据分析推导出相应的结论。如果报告提出了建议，最好能分析其可行性。这样的报告往往能高效率、低成本地帮助老板解决问题。

能帮助老板解决问题的数据分析师是老板们求贤若渴的稀缺性人才。优秀的数据分析师一般都具备超强的应用文写作功底，对业务情况非常了解，而且还拥有丰富的数据分析经验。一些资深数据分析师即便满足这些条件，要完成含金量高的精练型数据分析报告也并非易事。因此他（她）们会告诉数据分析“小白”们：撰写数据分析报告不一定要靠华丽的图表制作技术，绝非人云亦云地安排文字内容。撰写数据分析报告难，难就难在要用“心”分析数据，用“心”展现价值。