我国外贸企业对电子商务的运用

改革开放以来，我国外贸体制和运行方式发生了巨大的变化。这些变化一方面极大地促进了我国国民经济的发展，另一方面也给外贸企业自身的生存发展带来挑战。在国际贸易领域，网络化的高速发展，中国电子口岸的建立，外贸体制改革的深化，给进出口各环节带来了新的课题和新的模式。

（一）大部分外贸企业已建立企业数据库，引入外贸管理软件，实现企业管理现代化

目前，我国大部分外贸企业内部管理引入了外贸管理软件。引入外贸管理软件，建立企业数据库，就是将企业内部的计算机通过一个服务器连接起来，形成企业内部的一个局域网（LAN），每个终端用密码登录，进入公司的管理操作平台（软件）进行业务活动。

引入软件管理，横向上：合同审批、成本计算、财务审核、风险管控、档案管理、对内付款、对外收汇、退税收入等全过程一环扣一环，在公司网上审批监控之下。纵向上，业务员——部门经理——总经理垂直管理，这样可以有效加强企业中人和物的管理。在做好企业软件管理的同时，也要注重提高企业员工职业操守，加强职工道德教育，防止企业资源外流。

（二）利用电子商务，加强企业风险管理

目前，“中国电子口岸”建立，国家的执法机关、管理机构如海关、税务、外管从“中国电子口岸”上对外贸进出口的各个环节进行严密的管控。出口信息已联网，税务部门从平台上可以了解到货物已经出口的信息，马上核查出口增值税发票，发现出口企业未开增值税发票，立即指令补税，否则冻结外贸企业的出口退税，补税按照报关金额×外汇牌价×17％×110％，110％是因为包含地方税附加（教育、城建）。目前，很多外贸企业都像银行一样建立了自己的风险管控专门团队，以规避风险。

（三）注意规避由于电子商务的发展而带来的贸易风险

随着通信手段的日益进步和互联网的飞速发展，EDI（Electronic Data Interchange，电子数据交换）平台上的无纸贸易也迅速发展。同时出于对节约时间和签约的人力物力成本的考量，在国际贸易行业中，采用买卖双方会谈签约的形式越来越少，而代之以邮件、传真和快递等形式来完成。但在实际操作中，外贸公司仍规定每一笔交易都必须签订正式的书面版本。这是因为交易双方仅凭往来函电、传真件成交和履约，一旦发生争议和诉讼，对这些往来函电、传真件的真实性举证和采信都很困难，往往使外贸企业面临困境。

一份规范的进口合同应该这样完成：在交易磋商完成后，买方（我方）根据磋商一致的原则，缮制合同，通过E-mail发给对方。卖方检查无误打印出一式两份合同并签字寄给买方，买方收到后签字并将其中一份寄返卖方，合约即告生效。合约生效日为买方签署日（这样我方享有合约的最后定夺权）。合约生效地点为买方签署地，履约若有争议均由签署地仲裁机构仲裁或签署地法院审理。这实际牵涉到签约的三个权利归属：①合同缮制权：凡取得缮制权的一方往往会较多地保护自己的利益，例如：同一个外贸公司的进口和出口合同背面的法律条款就不一样多。②合同是否生效的最后定夺权。③合同争议、诉讼的管辖权。规范合同的签订，就是规避风险，实行有效的风险管控。

（四）通过电子商务，精心做好出口退税工作

外贸企业过去都将出口退税作为进出口业务的善后工作。但随着我国外贸体制改革的深入，退税愈来愈成为外贸企业的核心工作，甚至成为企业生死攸关的头等大事，企业出口得不到退税，或不能及时得到退税，企业就会发生亏损，资金链有可能断裂。

1.加强出口退税工作是现代外贸企业运作和管理的重要一环

出口货物退（免）税，简称出口退税（Export Rebates），指已报关出口的商品由国家税务机关将其在出口前的生产和流通各环节中已缴纳的增值税和消费税退回给出口企业，使出口产品以无税收成本进入国际市场，体现公平税赋、自由竞争，不把出口国的税赋转嫁到进口国消费者身上的一种课税原则。

为避免双重征税，发达国家普遍对出口商品在出口时免征增值税。我国从1994年开始税制改革，实行增值税制度，对出口商品实行“先征后退，不征不退”。出口退税不是一种国家补贴，而是一种国际惯例，使本国产品以不含税成本进入国际市场，与国外产品在同等条件下进行竞争，从而增强竞争能力，扩大出口创汇。至目前，我国大部分出口商品不能以真正的不含税价格“零税率”进入国际市场。在国际市场竞争日益激烈的今天，无疑不利于我国出口商品竞争力的增强，而且这种做法本身不符合WTO规则和国际惯例许可的全额退税原则。如：机电产品从2008年12月1日大部分调高为14％，即：征17％退14％，未全额退税，为克服目前金融危机给我国实体经济特别是外贸行业的巨大冲击，国家最终有可能将主要商品尤其是劳动密集型商品的出口退税率全部上调至17％。

2.在观念上的变革，把退税工作从“善后”转为前导，贯穿业务全过程

出口退税工作并不是在业务收尾阶段，财务人员拿着有关退税单据向税务部门申报退税开始的。实际上，从对外谈判、对内收购、成交核算开始就已经将退税（能否退税、退多少、多久退等）因素考虑在内，一旦出现退税问题，就会发生严重的经营亏损。出口每一个环节，如报关（正确申报HS编码对今后退税至关重要）、出运、单证制作、结汇、收汇、开立增值税发票等操作，海关、税务、外汇管理部门都可在网络上进行信息比对核查，并且全套退税单证的流转都涉及能否及时获得退税。

要做好退税，在观念上变革的第二个方面是，退税不仅是企业税管员的主要工作，也是业务员的主要工作。退税单证的制作、收集、审核、退改、催交和流转等的大部分工作是由业务员完成的。业务员只有在做好业务工作的同时，做好退税工作，才能实现业务的目标——盈利。

3.掌握国家法律法规的最新动态(www.xing528.com)

国家出台了有关退税的许多政策、法规，屡次规范退税的操作程序和单证要求，现代外贸企业的运作和管理要跟上国家深化改革的步伐才能健康发展。比如，退税的时效性。国家规定用于退税的增值税发票从开立日起90天内必须验证，否则作废，不得用于退税。

（五）通过电子商务，做好业务员台账

现代外贸企业运营管理有一个鲜明的特征，就是大力培养企业内部“财务—业务”复合型人才。企业可通过对业务员培训财务知识，让业务员掌握财务核算、财务控制的理念，懂得成本核算，改变目前大多数企业的业务员不会核算成本、不会核算交易盈亏的现状。另一方面，可让财务人员学习业务流程，了解基础的外贸知识，看懂英文单证，从而减少在核算、退税方面的错误。因为我国的外贸财务在范畴、收支、税负、列支等许多方面是有别于内贸财务的。当前现代外贸企业运营和管理的重要任务就是培养“财务—业务”复合型人才，做好业务员台账。

1.进出口业务员台账的含义

进出口业务员台账是外贸企业根据自身需要，为全面反映成本核算、收汇付汇、国内外关联企业款项往来等所自行设计的基础流水账目，一般是企业规定一个独立工作的业务员在规定的财务年度，将业务进程、时间、收支、费用、票据流转签收等逐票做成的明细记录表。为应对不断深化的外贸体制改革和新形势下的外贸环境的变化，一个好的业务员，除了会开拓市场，会对内对外商务谈判，还应清楚、准确、全面地做好自己的业务台账。

2.进出口业务员台账的形式

进出口业务员台账主要有两种形式：纸质台账和电子台账。

外贸一直采用纸质台账，因为纸质台账简单明了，便于单据签收（许多外贸企业将业务台账与单据签收簿合二为一），易与本公司财务或关联企业对账。它的缺点是一般只能保留2年，再长一点时间纸质可能会退化、受潮、虫蚀等，丧失保留价值，另外，随着外贸业务量增加，历史台账的保留将占用较大的空间。

近年开始盛行电子台账，因为在时间、空间、速度、成本等方面都比纸质台账有较大优势。随着互联网的广泛应用，首先，它可迅速远距离传送，便于总公司和子公司、关联企业之间和企业内部的对账。其次，便于更改，补充，完善。再次，它更易保留，占用极小的空间。它的缺点是不能与单据签收合二为一，易受工作环境变化影响等。

因此，许多外贸企业实行纸质台账和电子台账结合，以纸质台账为主的方式。

3.业务员必须做台账是现代外贸企业运行和管理的新要求和新课题

（1）台账是外贸体制改革的需要。改革开放三十多年来，我国外贸企业最大的变化就是打破了吃大锅饭，广泛推行承包责任制。许多外贸企业硬性规定业务员要懂得做自己的台账，就是为了在公司内推广承包责任制，做好成本核算、奖金核算（激励机制）的基础工作。

（2）台账是外贸企业减亏增效，增强企业竞争力的需要。每一个业务员的疏漏和错误都有可能给公司造成损失，而有的损失可能会对公司的生存造成威胁。而经验证明许多损失本来是可以避免的，造成损失的原因往往与公司管理混乱，业务员不做台账或马虎做台账有关。业务员台账及时记录了各项原始资料，系统地反映了企业经营活动的进度和动态，以便及时进行调控。

（3）台账是外贸企业编制财务报表、统计报表、办理退税的需要。台账在外贸企业中一般实行逐票核算制，这不仅因为外贸传统的核算方式如此，而且也与近年来国家推行的退税制采用逐票核算有关。

（4）有利于完善进出口票据转移手续。目前我国外贸的对外收付汇、退税缴税、外汇核销等还大量依赖纸质凭据，这些纸质凭据流转环节多、时间长，有遗失、滞后的可能性存在，而遗失和滞后都可能造成外贸企业的经济损失。比如出口退税，不论是采取备案制退税还是纸质单据申报制，都必须具备海关签发的出口退税联，在退税联上标注的出口日期后90天内向税务局提出退税申请方为有效。有的外贸业务员未及时催收退税单据，甚至忘记了出口日期，造成退税时效过期不能退税，给公司造成损失。

（5）台账也是单笔业务核算的需要。由于外贸业务采取逐票核算制，一笔业务从起始到结束，经历时间有长有短，长的从成交到收付汇要跨季跨年，如业务员不能做好每一票的进程登记，就不能准确全面地核算盈亏。