国际商务谈判的步骤优化建议：浅谈国际商务谈判步骤

有些谈判者把谈判看作是一个个独立的、互不联系的、个别的过程，常把与对方的初次见面作为开始，而把达成协议后的握手作为结束。其实，一个完整的谈判过程要包括准备阶段、开局阶段（接触阶段）、正式谈判阶段（实质阶段）、协议阶段、执行阶段五个阶段，其相互之间是衔接、不可分离的，而且一件工作常常需要通过若干个谈判过程周而复始、循环往复地进行才能得以最终完成。本文在此着重介绍前三个阶段。

（一）准备阶段

商务谈判能否取得成功，不仅取决于谈判桌上的唇枪舌剑、讨价还价，而且有赖于谈判前充分、细致的准备工作。可以说，任何一项成功的谈判都建立在良好的准备工作的基础之上。

古训说：“工欲善其事，必先利其器”“知己知彼，百战不殆”，这些警句强调的是准备工作的重要性。国际商务谈判者首先得做好周密的准备工作，由此确定合理的谈判方法，运用适当的谈判策略，从而在谈判中处于主动地位，使各种矛盾与冲突大多化解在准备阶段，进而获得较为圆满的结局。

由于国际商务谈判涉及面广，其准备阶段的工作内容大致包括谈判者对自身分析和对谈判对手的分析、谈判人员的挑选、谈判队伍的组织、方案的制订、模拟谈判等。

1.自身分析

在谈判准备阶段进行自身分析，主要是指认认真真地进行项目的可行性分析，投入必要的资金与时间，集思广益，排除盲目性和主观性，真正做到心中有数。

做可行性研究，不仅要做静态的分析，还要强调“动态分析”，从近期与远期的动态结合上，进行更加深入的分析，即要对项目所涉及的长远影响作出科学预见。通常采用的方法是对项目做敏感性分析，即分析可能发生的变化因素，如原材料、水、电、煤的价格，工资、利率、汇率等因素的变化，或多因素同时变化对收益率的影响及对投资回收期或借款偿还期的影响。

进行可行性分析研究后，就必须要正确地决策。依据可行性分析研究的结果，从多个可能方案中选择一个相对令人满意的方案，其评判选择标准是“技术上可行，经济上合理”。除了注意直接经济效益之外，还应考虑到社会效益，在某些条件下社会效益也会带来显著的经济效益。

2.对手分析

在谈判准备过程中，在对自身情况做全面分析的同时，谈判者还要设法全面了解谈判对手的情况。

谈判准备过程中要对对方的下述情况进行调查和了解：

（1）对手的实力。包括公司的历史，社会影响，资本积累与投资状况，技术装备水平，产品的品种、质量、数量等。

（2）对手的需求与诚意。要尽可能广泛地了解对方的需要、合作的意图、信誉、合作愿望是否真诚、能力与作风等。

（3）对方谈判人员的状况。英国著名哲学家弗朗西斯·培根曾在《谈判论》一文中指出：“与人谋事，则须知其习性，以引导之；明其目的，以劝诱之；谙其弱点，以威吓之；察其优势，以钳制之。与奸猾之人谋事，惟一刻不忘其所图，方能知其所言；说话宜少，且须出其最不当意之际。于一切艰难的谈判之中，不可存一蹴而就之想，惟徐而图之，以待瓜熟蒂落”。培根的精辟见解告诉我们：对于未来的谈判对手，你了解得越具体越深入，估量越准确越充分，就越有利于掌握谈判上的主动权。

3.谈判队伍的组织

人是谈判的行为主体，谈判班子的素质及其内部协作与分工的协调对于谈判的成功是非常重要的，因此，人员准备，也就是说谈判队伍的组织，始终关系到谈判过程的成败。

弗雷斯·查尔斯·艾克尔在《国家如何进行谈判》一书中写道：“根据十七、十八世纪的外交规范，一个完美无缺的谈判者，应该心智机敏，而且有无限的耐心；能巧言掩饰，但不欺诈行骗；能取信于人，而不轻信于人；能谦恭节制，但又刚毅果断；能施展魅力，而不为他人所惑；能拥有巨富、藏娇妻，而不为钱财和女色所动”。古今中外对于谈判人员的素质要求是仁者见仁、智者见智，但是一些基本的要求却是共同的，并被许多谈判者所遵奉。

国际商务谈判中，谈判小组中每一个成员的选择都应该是十分慎重的，谈判人员的配备直接关系到谈判的成功，是谈判谋略中技术性很强的工作。谈判人员不但要有良好的政治、心理、业务等方面的素质，而且能恰如其分地发挥各自的优势，互相配合，以整体的力量征服谈判对手。

参加商务谈判的人员需要具备多方面的基础知识，并善于综合运用，一般来说，他们应具备下列条件：

（1）政治素质。必须熟悉我国对外经济贸易方面的方针政策。

（2）专业知识。谈判人员应具有相关商业、技术、市场、金融、财务、法律等方面的专业知识，熟悉商务谈判的基本理论与技巧。

（3）外语能力。应当熟练地掌握外语，并能用外语直接洽谈交易。

（4）团队精神。谈判人员必须具有集体主义精神和团队精神，注意协调配合。

谈判小组的人员则应在各有专长的基础上，善于从思想上、行动上紧密结合，确保内部协调一致。谈判队伍一经形成，就要制定相应的谈判工作规范，明确各成员的职责分工。由不同类型和专业的人员组成一个分工协作、各负其责的谈判组织群体。

谈判班子人数的多少没有统一的标准，谈判的具体内容、性质、规模以及谈判人员的知识、经验、能力不同，谈判班子和规模也不同。实践表明，直接上谈判场的人不宜过多。如果谈判涉及的内容较广泛、较复杂，需要由各方面的专家参加，则可以把谈判人员分为两部分，一部分主要从事背景资料的准备，人数可以适当多一些；另一部分直接上谈判场，这部分人数与对方相当为宜。在谈判中应注意避免对方出场人数很少，而我方人数很多的情况。

4.地点选择

谈判地点的选择并不随意。恰当的地点常常会有助于取得谈判中的主动。对于日常谈判活动，最好能争取在自己的办公室和会议室等熟悉的场所举行。特别是对于一些重要的问题和难以解决的问题，最好争取在本单位进行谈判；一般性问题和容易解决的问题，或是需要到对方处了解情况时，也可以在对方地点举行谈判，但必须做好充分准备。如果对方不同意到其单位谈判，或另有原因，也可以找一个中间地带的场所，这样双方所处的条件就等同了。

5.商务谈判方案的制订

商务谈判的方案，是指为了完成某种商品的进出口任务而确定的经营意图、需要达到的最高或最低目标，以及为实现该目标所应采取的策略、步骤和做法，它是谈判者行动的指针和方向。

确定谈判的目标是对主要谈判内容确定期望水平，商务谈判目标的内容依谈判类别、谈判各方的需求不同而不同。如果谈判是为了取得资金，那么就以可能获得的资金数额作为谈判的目标；如果谈判是为了销售产品，那么就以某种或某类产品可能的销售数量、质量和交货日期作为谈判目标。这些目标最终体现在双方签署的合同中。

在确定商务谈判目标时，应本着实事求是的精神来确定合理水平，不能过于苛求。

如果要考虑今后可能会与谈判对手保持长期的业务往来，那么就要着眼于未来，着眼于与对方建立友好、持久的关系。当对方显然处在较弱的地位，我们有许多潜在的买主（或卖主）可以挑选时，那么，我们的目标水平就可定得高一些。当对方处在十分有利的地位，是我们唯一选择的合作伙伴时，我们的目标水平就不宜定得太高。

目标一旦确定，就可以对整个谈判进程制订出具体方案。一个详细具体、考虑周全而又不失灵活的谈判方案可以使谈判人员心中有数，明确努力方向，在关键时刻也能处惊不乱，一如既往地去争取谈判目标的实现。

6.模拟谈判

模拟谈判是在谈判正式开始前提出各种设想和臆测，进行谈判的想象练习和实际演习。

模拟谈判可以更直观地预见谈判前景，能使谈判者获得实际经验，提高谈判能力。对一些重要的谈判、难度较大的谈判，可以采取模拟谈判的方法来改进与完善谈判的准备工作。

戏剧式模拟谈判可以把谈判小组成员一分为二，一部分人扮演谈判对手，并以对手的立场、观点和作风来与另一部分扮演我方者交锋，预演谈判的过程。根据拟定的不同假设，安排各种谈判场面，从而增加每个谈判者的实际谈判经验。模拟谈判从检验既定谈判方案可能产生的效果出发，不仅可以使我方谈判人员注意到那些原本被忽略或被轻视的重要问题，为分析我方谈判动机及思考问题的方法等提供一次机会，而且通过换位思考，可以使我方在谈判策略设计方面显得更加机智而有针对性。对于将要谈判的各个问题，我方应明确考虑可接受的解决方案和妥协方案。在这样的基础上，对谈判的准备作出的调整，才是可信的和有价值的。

（二）开局阶段

开局是实质性谈判的第一个阶段。在这一阶段，商谈的双方开始进行初步的接触、互相熟悉，并就此次会谈的目标、计划、进度和参加人员等问题进行讨论，在尽量取得一致的基础上就本次谈判的内容分别发表陈述。(www.xing528.com)

开局阶段所进行的一切活动，一方面要为双方建立良好关系创造条件，另一方面又要有利于了解谈判对方的特点、意图和态度，通过掌握并分析对方的信息来修正自身谈判方案，争取早日进入角色，进而取得谈判场上的主动。

谈判人员要在谈判开始前建立一种合作的气氛，有了一个顺利的开端，才能为双方融洽的合作奠定良好的基础。这一点对于整个谈判过程是至关重要的，甚至影响着此次谈判的成败。因此，谈判者要获得对方的好感，在彼此之间建立一种互相尊重和信赖的关系。

双方应该充分利用开场阶段从对方的言行举止中去获得这些信息。要着意留心对方正直坦诚和表现出合作倾向的人，同时也要注意听话听音，领会对方谈话的潜在信息，这些信息可能反映了对方的真实意图。要大致获悉对方利益之所在，进一步去发现双方共同获利的可能性。

双方可以坦率地交流一下各自对于谈判的期望、基本立场、评判标准等，明确谈判的内容和范围，还着重强调双方已达成的一致意向，要为以后的谈判留出充分的磋商余地。

（三）正式谈判阶段

正式谈判阶段又称实质性谈判阶段，是整个谈判过程中的重点和高潮。它是指从开局阶段结束以后，到最终签订协议或谈判失败为止，双方就交易的内容和条件进行谈判的时间和过程。发盘和接受是正式谈判阶段必不可少的两道程序。正式谈判阶段是对产品、服务或工程的技术要求、交易价格、交货时间、资金筹划和付款条件、违约责任等实质性的内容进行磋商。

在这个阶段，国际商务谈判人员必须依据自己在谈判中的期望值，不断修正自己的谈判目标和调整谈判策略，使双方的期望逐步趋向吻合，以求最终达成交易。

1.正确发盘

国际商务谈判的报价不单是一个价格问题，还要包括筹资方式、交货时间、付款条件、运输和保险方式以及其他一系列内容。因此，报出一个恰当的价格是非常重要的，卖方的报价会为以后的谈判限定一个框架，最终的协议必然是在这个基础上经过协商达成。报价都要合乎情理，否则会让对方觉得你缺乏诚意，或给对方以心狠手辣的感觉，这就直接破坏了谈判气氛，并容易在对方的质询与攻击下，在原先的价格防线上溃退，或者把一件原可以谈成的交易谈崩。作为卖方，报价通常在适当的范围内要报得尽可能高些，相反，买方则要报得低一些。

2.反复磋商

由于谈判双方对谈判的结果期望不同，双方往往不会很快就有关问题达成一致。参与谈判的任何一方都想尽力维护自己的立场，反复阐述自己的理由，说服对方接受自己的“合理”方案，同时又想竭力降低对方的期望值，挑剔对方的报价，不厌其烦地指出报价的不合理。

因此，在很多情况下，大家只要认准最终目标，在具体问题上完全可以采取灵活的态度、变通的办法，使问题迎刃而解。谈判中的讨价还价的过程就是妥协的过程。妥协在某些时候仅仅是为了寻求折中的替代方案。这就要求我们不应在自己的立场上固执己见，而应积极去寻找隐藏于各自立场背后的共同利益所在。

在具体磋商过程中，如双方出现意见分歧，可以尝试以下几种处理问题的方法：

（1）不要以自己为中心推论对方的意图；

（2）换位思考问题；

（3）相互讨论彼此的见解和看法；

（4）寻找让对方感觉到参与了谈判达成协议的整个过程，协议是双方想法的反映。

积极地、创造性地开展工作，提出建设性方案，有时做出一些必要的让步，以求获得更多的有利条件和发展机遇，这不仅是必要的，也是明智的，这绝不能与“丧失立场”相提并论。在原则问题上是不允许退让半步的，但在非原则问题上，如果能找到可以退让的地方，并在适当的时候运用自如，这就说明你的谈判准备得比较充分。怎么让步、分几次让步、每次让步的幅度为多少，这些都大有学问。经验丰富的谈判人员能以很小的让步换取对方较大的让步，同时还让对方感到心满意足，愉快地接受；相反，有的谈判人员即使做出大幅度的让步，对方还是感到不满意。

在具体磋商的过程中，要贯彻以下几条基本原则：

（1）应体现于我有利的宗旨，而不要做无谓的让步。每次让步都要为了换取对方在某些方面的相应的让步。

（2）做出让步时要三思而行，不要随随便便、掉以轻心。因为，每一次让步都实实在在地包含着我方的成本增加或利润损失。

（3）让步要让在刀刃上，要恰如其分，使我方以较小的让步就能给对方以较大的满足。

（4）在我方认为重要的问题上要力求对方先让步，但在较为次要的问题上，根据情况的需要我方可以考虑先做让步。

（5）让步要做到步步为营，一次让步的节奏不宜太快，幅度不要过大，因为一次让步太大会使人觉得我方这一举动是处于软弱地位的表现，会让对方在以后的谈判中掌握主动。

（6）即使我方已决定做出让步，也要使对方觉得我方让步不是轻而易举的，对方就会珍惜所得到的让步。

（7）如果做了让步后又觉得考虑欠周，想要收回，这时也不要有所顾忌，因为这不是决定，完全可以推倒重来。

一个对国内国外情况了如指掌，且知己知彼的谈判者更容易找到妥协点。我们不应忘记：我们谈判的出发点毕竟是为了成功而非失败。

3.善于运用说服技巧

在正式谈判阶段，常常会不断出现双方意见分歧和立场对峙的局面。国际商务谈判依赖于有效的沟通和说服技巧，凡是抱有诚意的谈判者，都希望能消除不必要的误解，让自己的观点为对方所理解和接受，并说服对方放弃其“不合理”要求。这样做虽然是困难的，但却一直是专业谈判人员所追求的目标。

谈判出现各种沟通上的困难，诸如误解、假象（实际上，双方可能是从不同的角度或以不同的方式阐述同一观点）等，会使谈判难以顺利进行，严重的就会导致谈判陷入僵局。

在国际商务谈判中，由于谈判双方文化背景的差异或偏见而容易引起彼此对同一事实的认识上的差异。有时谈判人员只图阐明自己的立场，构想自己下一个观点的陈述方法，却不注意倾听对方发言；有的谈判人员理解力欠缺，不能正确理解对方表达的意见；有时谈判气氛恶化造成一方拒绝听取或接受另一方意见；有时翻译也会出现差错。这些情况都会造成沟通的困难。

沟通需要智谋、耐心，需要大量反复地劝说、证明与建议。进出口商要想成功就得掌握谈判技巧。当对方最终明白，接纳你的建议符合他的自身利益，并作出相应明确的承诺后，你才实现了谈判中的一次飞跃。谈判走向成功需要不断寻求实现这种飞跃的契机。掌握谈判技巧，就能在对话中掌握主动，获得满意的结果。我们应掌握以下几个重要的技巧：

（1）善于倾听

一个成功的谈判员在谈判时要把50％以上的时间用来听，边听、边想、边分析，并不断向对方提出问题，以确保自己完全正确地理解对方。要仔细听对方说的每一句话，而不仅是他们认为重要的，或想听的话，因此而获得大量宝贵信息，增加了谈判的筹码。有效地倾听可以使我们了解进口商的需求，找到解决问题的新办法，修改发盘或还盘。在谈判中，必须要尽量鼓励对方多说，要向对方说：“Yes”，“Please go on”，并提问题请对方回答，使对方多谈他们的情况，以达到尽量了解对方的目的。

（2）巧提问题

一个成功的谈判员在谈判时要巧提问题。通过提问我们不仅能获得平时无法得到的信息，而且还能证实我们以往的判断。出口商应使用开放式的问题（即不是答复“是”或“不是”，而是需要特别解释的问题）来了解进口商的需求，因为这类问题可以使进口商自由畅谈他们的需求。

（3）简单、清楚地使用外语

国际商务谈判大多用英语进行，而谈判双方的母语往往又不都是英语，这就增加了交流的难度。在这种情况下，我们要尽量用简单、清楚、明确的词汇，不要用易引起误会的多义词、双关语、俚语、成语。最典型的例子就是“Yes”和“No”的使用。曾经有一家美国公司和一家日本公司进行商务谈判。在谈判中，美国人很高兴地发现，每当他提出一个意见时，对方就点头说：“Yes”。他以为这次谈判特别顺利。直到他要求签合同时才震惊地发现日本人说的“Yes”是表示礼貌的“I hear you”的意思，不是“I agreewith you”的意思。实际上，“Yes”这个词的意义是非常丰富的，除了以上两种以外，还有“Iunderstand the question”的意思和“I'll consider it”的意思。“No”的表达方式也很复杂。有些文化的价值观反对正面冲突，因此人们一般不直接说“No”，而用一些模糊的词句表示拒绝。