如何绘制采购管理流程图？

流程图能直观、形象地表现企业的各项业务流程，使流程的结构和运行过程更加清晰、明确，因而流程图的绘制是流程标准化的一项重要工作内容。采购管理流程设计人员必须掌握绘制流程图的方法，描绘出标准、科学、美观的流程图，以使其最大限度地发挥作用。

如何绘制流程图，将流程设计的成果以书面形式展现出来呢？

图1-15 采购管理流程的设计步骤

1.确定采购流程范围

按照上述流程设计步骤，先确定某项采购流程及其涉及范围、部门等，具体工作事项包括：理顺某一项采购工作的过程，找出过程中的各个环节及其相互间的关系；确定关键节点，明确各个关键节点的工作内容及工作标准；界定流程的范围，确定参与该工作的各个部门（岗位）及其职能、权限、发挥的作用等。

2.绘制各项采购工作流程图

目前，国际上通用的流程图形式为“矩阵式”。绘图时，将流程图分成纵、横两个方向，纵向表示工作的先后顺序，横向表示承担该项工作的部门和岗位，从图的左上角开始，职位级别从高到低排列。这样，通过纵、横两个方向的坐标，就解决了先做什么、后做什么的顺序问题，还解决了由谁来做的责任问题。

在绘制采购流程图时，流程设计人员可使用美国国家标准学会（ANSI）规定的管理流程设计标准符号，并做到企业内部所有流程符号统一。在矩阵式流程图中，不同符号的含义是不同的，具体见表1-8。

表1-8 矩阵式流程符号的含义说明

(www.xing528.com)

（续）

实际上，绘制流程图可使用的标准符号还有很多。但是，为了流程图的简洁、明了，一般情况下，表1-8中的符号基本就可以满足实际需要了。

3.分析讨论流程图的准确性

采购管理的各项流程图绘制完成后，设计人员应组织与流程有关的所有人员一起讨论、分析流程的准确性，对不当之处进行调整和修改。同时，最好挑选流程设计工作做得较好的一两家单位，以其为“标杆”进行对比分析，寻找本企业采购管理流程存在的不足并加以改进。

4.试行、调整改进流程

采购流程设计完成并上报领导审批通过后开始在实际工作中试行。一般情况下，流程试行半年左右就能反映出一些问题。因此，相关人员要注意收集、分析、研究各项采购管理流程在执行过程中的各种反馈信息，并对现有流程进行梳理、调整。

5.修改流程图，汇入流程图册

依据采购管理流程在实际使用过程中出现的问题，结合企业实际情况，改进现有流程，重新绘制流程图。修改过的采购管理流程图经相关领导审核、公司管理层审定后最终正式公示、执行，同时应一并归入企业管理流程图册。