主要功能和业务流程简介

中国石化物资采购电子商务系统是构筑在国际互联网上专门用于物资采购业务操作和信息传递的内部网站系统。中国石化各企业和中国石化供应商网络成员单位可以通过中国石化内部网或公网登录到网站，根据不同的用户角色和所分配的业务权限执行浏览信息、提报采购需求、询价、报价、比价的采购相关业务操作。网站信息根据角色和权限的不同相互之间严格保密并且可以全程追溯。

1.网站系统的主要功能

网站的主要功能包括信息发布、采购管理、采购监控与查询、采购论坛和自助培训。

（1）信息发布功能。第一，重要通知，由物资装备部发布，包括集团公司、股份公司、物资装备部发布的文件、函件、指导价格、物资要闻等。第二，网站主页信息，由物资装备部或企业发布，包括采购需求、企业信息、供应商及考核信息、物资调剂信息等。第三，意见交流，类似于网上邮件，任何网上正式用户都可以给其他任一个用户或单位发送邮件。

（2）采购管理功能。第一，订单管理。网上的采购需求订单是企业经过平衡后的采购需求计划，由企业计划员提报到网站。一条订单仅包括一个物资品种。计划员可以录入、提报、修改、删除订单。第二，询价方案管理。询价方案的主要内容包括采购方式的选择、供应商范围的确定。询价方案由计划员编制，部门或科室领导审批。询价方案编制完成并经领导审批通过后由计划员下达给采购员。计划员可以录入、提报、修改、删除询价方案。第三，询价书管理。询价书由询价方案自动生成，主要内容包括报价截止时间、交货地点的确认和物资明细等。询价书由采购员编制。询价书编制完成后系统自动发给相关供应商。采购员可以录入、提报、修改、删除询价书。第四，报价书管理。供应商针对企业发布的询价书进行报价。报价书由供应商编制，报价为密封报价。在报价截止期之前供应商可以修改报价，报价截止期后供应商不能修改报价。采购员在报价截止期之前可以看到有几家供应商报价但是不能看到报价书内容，报价截止期后，采购员可以揭示报价书并依据报价书编制采购方案。在报价截止期之前，供应商可以修改、删除报价书。第五，采购方案管理。采购方案由采购员根据询价书、报价书生成。采购方案为一次采购行为的最终结果，内容包括价格和供应商。采购员要组织采购相关人员对每一份报价书进行打分评价。采购方案编制完成后必须由部门或科室领导审批。采购员可以生成、修改、删除采购方案。第六，合同管理。合同由采购员根据采购方式依据订单、询价方案、采购方案等生成。网上合同主要包括关键合同要素，如供需方名称、交货时间、地点、标的、总价和物资明细等。采购员可以生成、修改、删除合同。合同签订后采购方应组织相关人员对合同执行情况进行打分评价，合同执行完毕后采购员要对合同进行核销。采购交易管理还包括直接集中采购反馈单管理、招标信息发布与招标结果录入管理、协议管理、配送管理等内容。

（3）采购监控与查询功能。该项功能的主要内容包括对采购过程中以及采购完成后对采购业务流程主要环节的过程监控和事后检查，以及对采购结果的统计分析。(www.xing528.com)

（4）采购论坛功能。采购论坛是中国石化采购管理和操作人员进行交流的平台，有物资管理、现代供应物流、采购管理、电子商务与网上采购、集中储备等板块。大家可以在这里发表真知灼见、探讨问题。

（5）自助培训功能。自助培训系统可以对用户进行自助式培训。以采购员为例：采购员可以根据系统自动生成的询价方案生成或编制询价书并发给虚拟供应商，虚拟供应商自动报价，采购员根据系统提示完成后续报价揭示、采购方案编制、合同等环节的操作。自助培训系统按照用户角色和权限，将采购业务流程的操作一气呵成，不再需要培训教师的介入，非常适合企业自行组织上网操作培训工作。

2.采购业务流程

网上采购业务流程的设计完全体现了中国石化现行采购管理体制，共有总部直接集中采购、总部组织集中采购和企业自行采购三种采购类型，以及协议采购、询比价采购、动态竞价采购、招标采购、配送采购、特殊采购六种采购方式。

对于总部直接集中采购，操作主体为总部业务员，企业计划员提报订单后，由总部进行操作，合同执行完毕后由企业采购员核销合同；对于总部组织集中采购和企业自行采购，操作主体为企业业务员，企业业务员按照网上采购流程自行完成采购业务操作。以询比价采购为例简要描述如下：询比价采购流程适用于一般大宗、通用且为买方市场的物资，分为公开询比价、定向询比价两种，其中定向询比价要求供应商必须在三家以上。具体操作流程为：计划员录入采购需求订单，检查无误后提报到采购网站。计划员根据订单编制询价方案，采购方式确定为（公开、定向）询比价采购，经领导审批后下达给采购员。采购员根据询价方案编制询价书，并将询价书在网上发布。供应商在网上查看询价书，并根据询价书报价（编制报价书）。到达报价截止期后，采购员揭示报价，组织对报价进行打分评价。采购员根据报价书编制采购方案，并报领导审批。采购员根据审批后的采购方案编制询比价通知，发给参与报价的全部供应商。采购员根据询比价结果编制采购合同并对采购合同执行情况进行打分评价。合同执行完毕后采购员对合同进行核销操作。