采购管理信息系统实施策略

在对采购管理信息系统的开发进行可行性分析之后，可以初步得出采购管理信息系统的逻辑模型。通过相关人员的设计，可以将系统的逻辑模型转化为物理模型。接下来要对系统的物理模型进行具体的实施，包括软硬件配置与安装、程序设计、系统调试、系统测试、人员培训、系统切换等一系列工作。在系统实施过程中，企业要投入大量的人力、物力和财力，如何保证系统的顺利实施，是企业成功实施采购管理信息系统的关键。

1.软硬件配置与安装

企业实施该项内容主要是根据系统规划设计中给出的采购管理信息系统的硬件结构和软件架构购置相应的硬件设备和系统软件，建立系统的软硬件平台。其中，硬件平台的实施主要包括购买计算机，网络设备的购置、安装与调试，建立网络环境等。在软硬件平台具体实施之前，需要进行相应的基础设施建设，包括核心计算机机房的选址与建设，结构化布线设计等。计算机硬件和网络设备主要包括服务器、工作站和相应的外部设备等，这些设备需要按照系统总体设计的要求进行购置或租用。设备到货后，由本企业的技术人员进行验收，验收合格后由供货方进行设备的安装与调试。同时，设备供货方还应该对操作人员进行使用方法和常规故障排除方法的培训。

2.程序设计

在完成采购管理信息系统的软硬件平台建设后，就需要由程序设计员开始进行程序的设计与调试。程序的设计就是通过应用计算机程序语言来实现系统设计中的内容。随着计算机技术的不断发展，程序设计的思想和方法也在进行着不断地变化。目前，程序设计的主要方法有结构化的程序设计方法、面向对象的程序设计方法和利用软件生成工具的方法。值得注意的是，成功的程序设计应具有以下四个特点：

（1）可靠性。对于采购管理信息系统的使用者而言，系统的可靠性是至关重要的。在系统规划与设计初期，程序设计员就应该充分考虑到系统运行的安全可靠性、数据存储读取的准确性和操作权限的控制等。

（2）实用性。实用性要求从用户的角度来考察系统界面是否友好，操作使用是否便捷，响应速度是否可以接受。程序设计的实用性是系统顺利交付使用的重要条件。

（3）规范性。程序在设计过程中要采取规范化的标准，程序的命名、书写的格式、变量的定义和解释语句的使用等应该参照统一的标准，具有统一的规范。

（4）可读性。程序的可读性要求程序设计架构清晰，可理解性好，程序设计员在编码过程中尽量避免使用个人独特的设计技巧，应该保证其他人员能够较为容易地读懂编码的含义，这样也有助于对程序的修改与维护。

程序设计的规范性和可读性对于系统后期的修改和维护具有重要意义。如果一个程序缺乏规范性和可读性，除了特定的程序设计人员，其他人员很难读懂程序，就很难进行程序的维护，进而影响系统的使用。

3.系统调试

系统调试是从系统功能的角度对所实现的系统功能及功能间的协调运作进行检验调整，找出系统中可能存在的问题，并进行更正，以达到系统设计的全部要求。系统调试主要有三个步骤，分别是单个模块调试、模块组装调试和系统联调。

系统在调试过程中，首先要进行单个模块调试，主要是对单个模块进行检查，保证其内部功能的正确性；然后要进行模块组装调试，主要是对各个子系统内部的模块进行组装，并检查其模块间的调用关系和数据传递的正确性，同时要着重考察子系统的功能是否完整；最后进行系统联调，即在单个模块调试和模块组装调试完成后，由相关工作人员确认各个模块和各个子系统正确运行与功能完整，继而进行整个系统的联调。采用这种方法进行系统调试，调试范围由小到大，能够及时发现系统存在的问题，有效控制系统开发风险。

4.系统测试

系统测试是利用测试数据及测试问题对已开发完成的系统进行检验。系统测试的内容主要包括数据处理正确性测试、功能完整性测试和系统性能测试。(www.xing528.com)

（1）数据处理正确性测试。此项测试的重点在于检查输入和输出数据的正确性，主要包括检查输入的数据是否能够准确地存入数据库系统，同时数据库中已有的数据是否能够正确地输出，数据间的逻辑关系是否正确，数据的统计方法和内容是否与企业需求保持一致，数据录入过程中是否出现了字符乱码等。

（2）功能完整性测试。此项测试的目的在于检查开发完成的系统是否具备系统可行性分析中所提到的全部功能。在测试过程中，不仅要检测主要的业务功能，而且要检查所有的辅助性功能。

（3）系统性能测试。此项测试主要检测系统的运行速度、操作的灵活性和用户界面的友好性、对系统运行错误的检查能力等内容。对于采购管理信息系统而言，主要要求系统运行速度快、操作简便灵活、尽可能减少汉字的直接输入、不允许有错误的数据提交。

鉴于系统测试的重要性，在整个系统测试过程中，相关测试人员要注意下列问题：第一，系统测试环境要与实际运行环境保持一致；第二，系统测试前要做好测试数据的准备工作，以便确定系统是否达到了数据处理正确性、功能完整性和系统性方面的要求；第三，进行系统测试过程中，应有用户全程参与，在完成系统测试后，要书写测试报告。

5.人员培训

在采购管理信息系统正式投入运行之前，对相关系统使用人员和系统维护人员的培训工作必不可少。系统使用人员主要包括硬件与软件系统维护人员、系统操作人员、管理决策人员和档案管理人员等。系统维护人员应该具有丰富的计算机及数据库等相关专业知识，否则其无法担负起系统维护的重任。管理决策人员的主要工作是分析信息进行决策，制定企业未来的发展规划。因此，管理决策人员不需要参与系统具体业务的操作，其关注的焦点是经过系统处理后的统计信息。管理决策人员更需要掌握采购管理信息系统中统计分析功能的使用方法。

工作人员的岗位不同，所要进行的培训内容也存在一定区别。主要的培训内容包括系统的总体方案、系统网络的操作与使用、系统的功能结构、计算机的基本操作与应用、数据库等系统软件的使用、系统参数设置、运行过程中可能出现的问题及解决办法、系统的使用权限与责任、系统的文档管理规范等。

6.系统切换

对于已经拥有采购管理信息系统的企业而言，在新的采购信息管理系统投入使用之前，必须进行系统切换。系统切换指的是系统开发完成后新旧系统之间的转换，即逐步终止旧系统的使用，用新系统替代旧系统的功能，最终实现新系统完全替代旧系统。

系统切换工作主要包括三个方面的内容：第一，完成新系统基础数据的准备，将必要的旧系统文件转换为新系统文件；第二，将系统有关资料转交最终用户，移交系统的控制权限；第三，协助用户实际操作新系统。在系统切换过程中，由于新系统基础数据的准备工作不但工作强度大，而且对准确性的要求很高，所以相关工作人员应该给予高度的重视。详细来说，新系统的数据准备工作包括数据的整理和录入。数据的整理指的是数据的分类和编码，数据的标准化和规范化，历史数据的格式转换，数据统计方法和统计口径的统一等。数据的录入指的是进行系统的初始化，输入初始数据记录，将整理好的数据输入数据库等。

系统进行切换主要采取三种方式，即直接切换方式、并行切换方式和逐步切换方式。

（1）直接切换方式。直接切换方式采用一刀切的方法，即新系统完成测试确认运行无误后，选定某一时刻终止旧系统的使用并同时运行新系统。采用直接切换方式，优点在于节省时间，减小成本支出。但是，这种切换方式的缺点在于一旦新系统出现了预想不到的问题，就会对整个企业的运作造成影响。因此，直接切换方式只适用于处理过程比较简单、信息量不大的采购管理信息系统。

（2）并行切换方式。并行切换方式的特点在于旧系统停止使用之前就运行新系统，新系统和旧系统并行工作一段时间，在确认新系统正常运行的基础上终止旧系统的使用。这种切换方式的好处在于不会因为系统交付使用而引起系统工作的中断，同时方便对新、旧系统在处理数据的正确性和效率方面进行比较。但是，这种切换方式需要投入较多的人力和资金，因此并行切换方式适用于以采购为核心业务的企业。

（3）逐步切换方式。逐步切换方式是直接切换方式和平行切换方式的结合体，其特点是新系统分阶段、逐步取代旧系统。这种切换方式的长处在于既避免了直接切换方式和平行切换方式的不足，又不会产生过高的切换费用。但是，在实际操作中需要注意：逐步切换会产生新旧功能、数据的衔接问题，这些问题在进行系统设计和实施切换时应该予以充分考虑。因此，逐步切换方式一般适用于大型的采购管理信息系统，可以有效降低切换费用，并保证新、旧系统的顺利切换。