采购管理信息系统开发的可行性分析

1.采购管理信息系统开发的可行性研究

可行性研究是指按照各种有效的方法和工作顺序，对拟建项目在技术上的先进性、适应性，经济上的合理性、盈利性以及项目的实施等方面进行深入的分析。可行性研究的主要任务是确定系统目标、提出问题、制定方案和进行项目评估，从而为决策提供科学依据。目前，可行性研究广泛应用于产品开发和工程投资领域。在采购管理信息系统的开发过程中，可行性研究同样占有重要地位。

在总体规划的过程中，企业经过初期调查，明确了建立采购管理信息系统的目标和开发策略后，接下来一项重要的工作就是要进行可行性研究。可行性研究的主要目的在于明确采购管理信息系统开发的必要性和可能性。必要性是指是否需要进行新系统的开发，可能性是指系统开发的条件是否具备，即能不能从技术和投资等方面保证系统开发的成功。采购管理信息系统的可行性研究主要包括经济可行性、管理可行性、技术可行性和环境可行性四个方面。

（1）经济可行性。经济可行性研究着眼于分析系统开发在经济上是否合理，主要是评估采购管理信息系统开发、运行的成本和系统使用后为企业带来的效益。如果企业无法承担开发和运行系统的成本，或者采购管理信息系统的应用无法为企业带来更多效益，则采购管理信息系统的开发就不具有经济可行性。

采购管理信息系统的经济可行性通常包含两个方面的内容，即资金上的可得性和经济上的合理性。资金上的可得性是指企业能够承担系统开发和运行所需的费用，经济上的合理性是指采购管理信息系统的开发应用能为企业带来经济上的效益。研究资金上的可得性就需要计算开发采购管理信息系统的投资总额，投资总额包括系统研发的初始成本和日常维护费用。通常情况下，系统所需投资包括设备费用、人员费用、材料费用和其他费用。设备费用主要包括各种软硬件的采购、安装、运行和调试费用，以及电源设备、机房设施及其附属设备的费用等。人员费用包括系统分析人员、开发人员、操作人员和维护人员的工资以及相关人员的培训费用等。材料费用主要包括办公用品费用、水电费以及各种易耗品的费用等。其他费用主要有差旅费用等管理费用以及其他各项费用。值得注意的是，在计算系统成本时，要防止费用的漏算，如只计算开发费用而忽略维护费用，只计算硬件设备成本忽略软件设备成本等。

经济合理性主要是评价采购管理信息系统为企业带来的效益，这种效益表现为直接效益和间接效益。直接效益体现在采购管理信息系统投入运行后为企业带来的利润增加。而间接效益表现在以下方面：提高企业采购信息传递的及时性、准确性和有效性；节省人力资源，降低员工劳动强度；促进组织结构改革，提高工作效率；改进服务水平，提高企业竞争力；为企业管理层提供预测分析和决策支持。直接效益可以用货币形式表现出来，易于计算和比较。间接效益虽然不能直接用货币来计量，但对于企业的长期发展、增强企业竞争力以及提高社会总体效益有着极其重要的作用。

（2）管理可行性。管理可行性研究是在充分了解企业文化的基础上，对相关运作及管理问题进行分析，确定新系统的开发是否便于管理。换句话说，管理可行性研究就是要确定开发的新系统在管理上存在哪些潜在的风险。

管理可行性研究包括四个方面。第一，基础数据分析，包括数据是否完整、正确；流程分析，包括流程存在哪些问题，是否规范、完整，是否需要改革和调整；信息载体分析，包括信息载体是否规范、完整。第二，分析新系统开发的资源问题，如企业是否能够承担所需的投资和费用，如何筹措资金，如何安排人力、物力保证系统的开发和维护。第三，研究企业决策层及员工对新系统开发的认识以及信息技术的使用能力。第四，充分论证一旦新系统投入使用对企业管理等方面的影响情况。

（3）技术可行性。技术可行性主要从信息技术的适用性和先进性、技术人员的专业能力和技术水平两方面来论证和考察现有的信息技术及产品能否支持新系统功能的实现。这里提到的技术是指已经得到普遍应用的切实可行的技术手段，技术条件主要包括硬件、系统软件和应用软件三个方面。硬件方面主要考虑计算机的运算速度、内存容量、联网能力、输入设备与输出设备的功能、效率和可靠性、安全保护设施的性能、通信设备的质量和能力等方面是否满足采购管理信息系统的具体要求。系统软件方面主要包括操作系统的接口能力是否符合需要，如批处理能力、分时处理的响应时间、数据库管理系统的功能等是否满足要求，汉字处理系统是否匹配，程序设计语言的种类和表达能力是否满足要求，网络软件的性能是否满足要求等。应用软件方面要考虑是否能提供专业软件。

在进行技术可行性研究时，不仅要考虑技术条件等内容，还需要考虑技术人员的知识水平和开发经验。另外，在采购管理信息系统的开发周期中，系统维护工作将涉及大量的人员和费用开支。在系统投入运行后，完全依靠外部技术人员对系统进行维护不仅成本昂贵而且极不方便。因此，在进行技术可行性研究时，还要考虑本企业的技术人员是否能够在经过培训后承担系统的维护工作。

（4）环境可行性。环境可行性主要是指企业决策层对于采购管理信息系统的开发是否意见一致，能否抽调企业的骨干技术力量参与系统的研发。如果企业管理者内部意见不一，那么势必引起系统开发方案的变动，严重影响开发进度，造成资源的极大浪费。同时，如果企业骨干力量没有完全投入到系统的开发过程中，所开发的系统将很难满足企业真实的需求。

可行性研究划定了开发过程中各个阶段的工作范围，提供了进行资源分配的依据，确定了系统开发的准则。采购管理信息系统的可行性研究工作完成之后，就进入了总体规划的最后一个阶段，即编制可行性报告。

2.采购管理信息系统开发的可行性报告

可行性报告是开发人员对现行系统进行初步调查、分析和规划所得出的结论，是采购管理信息系统开发过程中的纲领性文件。一般来讲，可行性报告经企业有关职能部门审核通过后，就进入了系统的正式研发阶段。可行性报告主要包括以下几个方面内容：(www.xing528.com)

（1）编写目的。此部分主要阐明编写可行性报告的目的，指明报告审阅者。

（2）项目背景。此部分主要包括所开发的采购管理信息系统的名称、所要解决的实际问题、开发者单位名称、使用者等信息。

（3）术语定义。报告编制者需要列出本报告中使用的专业术语的定义和缩写词的原文。

（4）参考资料。可行性报告要求列出有关资料的作者、标题、编号、发表日期、出版单位或者资料来源。资料包括项目经核准的计划任务书、合同或上级机关的批文、与项目有关的已发表的资料、文档中所引用的资料、采用的标准或者规范。

（5）问题描述。此部分主要包括现状描述、对相关运作和管理的影响和涉及的企业流程等。

（6）系统开发的必要性和重要性分析。企业要考虑合作伙伴（上、下游企业）信息化对自身采购管理信息系统开发的要求，特别是供应商的信息化要求；同时，也要关注竞争对手的信息化建设、其他行业管理信息系统发展的水平、新信息技术的出现等。

（7）期望的收益。显式的收益主要有库存量、库存占用资金、产品或服务成本的降低，产品质量、销售量、销售额、利润、资金使用率、资金周转速度等的提高；隐式的收益主要有工作效率、工作质量、计划正确率、客户服务水平、企业客户满意度、竞争力的提高，以及对企业战略的支持等。

（8）所开发采购管理信息系统的基本能力。此部分主要包括系统的功能、性能、输入、输出、安全和保密要求，与本系统相关的其他系统，完成期限等。

（9）系统开发方式的选择分析。此部分主要包括问题的特点分析、企业现状分析、选择开发方式的理由与结论分析。

（10）可行性分析。此部分主要包括可行性分析的内容、方法、结论等。若涉及企业流程重组，则要分析重组的方案及其可行的程度等。

（11）其他可供选择的方案。此部分主要逐个阐明其他可供选择的方案，需要重点说明未被采用的理由。

（12）结论与意见。对于可以着手组织开发的采购管理信息系统，应该给出较为详细的资源计划，包括资金、人员安排、开发的时间进度等。