采购信息流是伴随着企业采购业务流程产生的。虽然对不同企业、不同时期、不同采购项目来讲，采购业务流程会有所差异，但总体上也有一定的共性。典型的采购流程一般包括：接受物料需求或采购指示（采购申请），选择供应商，谈判和签订采购合同，签发采购订单，跟踪订单，验收货物，确认发票与支付，结案并维护供应商档案。
1.接受物料需求或采购指示（采购申请）
采购部门根据生产计划接受物料需求，对于要求外委加工的物料，由生产技术部门（或加工部门）与采购部门共同制定外委加工方案，或者充分利用采购部门对市场加工能力和供应情况更加了解的优势，由采购部门单独确定外委加工方案。另外，对于一些固定消耗的物料，库存部门也会提出物料需求。无论采购需求是由哪一个部门提出的，采购申请必须严格按照客户或生产的具体需求，综合考虑现有库存量、品种、数量、安全库存量要求等多种因素。同时，采购申请必须要有严格的审核制度，规定哪些物料、多大额度的采购资金必须经过哪级主管的批准才能生效。接受物料需求或采购指示（采购申请）是采购信息的源头，也是触发后续采购业务的基础。因此，它是采购信息的重要组成部分。
2.选择供应商
供应商处于企业供应链的最前端。供应商资源中包含了许多有利用价值的信息，这些信息包括来自外部市场的公开信息，也有供应商提供的直接信息，还可能是企业进行现场考察获得的第一手信息，也可以是企业与供应商过去合作业务记录的历史信息。
3.谈判和签订采购合同
谈判是采供双方进行沟通交流的一种方式，成功的谈判会使采供双方实现共赢。经过谈判过程对于价格、数量、品质、供货时间、供货地点、付款方式等细节的确定，采供双方就可以签订采购合同。采购合同是执行采购业务活动的依据，是极为重要的信息文件。
4.签发采购订单
采购订单是执行付款交货的直接凭证，是根据采购合同和企业物料需求计划形成的信息文件。采购订单将物料的质量要求、数量要求及交货时间要求准确无误地传达给供应商。签发采购订单的采购人员除了应该具有采购专业知识外，还要熟悉企业所需求的材料技术要求及制造工艺知识。采购订单是具有法律效力的重要文件，必须进行内容和形式上的审核才能对外签发，而且签发出的采购订单信息需要长期留存以备查看。(www.xing528.com)
5.跟踪订单
采购部门发出采购订单后，为了保证按质、按量、按期交货，要对采购订单进行跟踪检查，控制采购进度。跟踪订单必须有完整的记录，以保证货物及时交接，同时也有助于事后的审计。
6.验收货物
采购部门要协助库存与检验部门对供应商来料进行验收，按需收货，不能延期也不能提前，以平衡库存物流。验收货物需要采购合同、订单等作为依据。在验收货物的过程中也会产生新的信息，如供应商交货时间、交货数量、交货合格率等。
7.确认发票与支付
在支付货款之前，企业财务部门必须查对支付的发票与验收的货物清单是否一致，确认无误之后才能付款。确认发票需要既有信息的支持，支付货款需要一系列的审批环节，支付货款的各个环节也需要记录信息，如支票号、双方经办人、支付项目等。
8.结案并维护供应商档案
企业采购人员验收合格付款或者验收不合格退货，都需要办理结案手续，查清各项书面资料（原始凭证）有无缺失、绩效好坏等，并将情况报上级管理部门或权责部门审核批示。完成这些流程后，采购人员应将整个过程记录列入相应的档案，并编号登记备查。
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