企业采购管理信息系统构成的优化

1.内部需求信息系统

企业内部每一个职能部门在运行过程中，或者产生流向采购系统的信息流，或者需要来自于采购部门的信息流，或者两者兼而有之。这些信息流是构成企业内部需求信息系统的基本元素，图10-1表明了流向采购部门的信息流。

图10-1 企业内部流向采购部门的信息流

如图10-1所示，以下将对企业内部流向采购部门的信息流中的职能进行简要阐述。计划职能提供给采购部门的信息，可以使采购部门更好地了解企业未来对设备、物料和服务的长期需求。较为准确地销售预测有助于采购部门进行采购战略规划，如果采购部门能够预知企业需要采购的物料种类和数量，就可以有效平衡市场供应状况和企业需求之间的关系。预算部门提供的相关信息可以使采购部门注意企业财务控制职能方面的限制因素，这些限制因素不仅可以影响采购系统的运营费用，而且也影响采购部门采取按需采购之外的其他库存策略的可能性。会计部门提供诸如供应商的货款支付、实际开支与预算对比等消息。质量控制和收货这两个职能部门提供了供应商是否按质量和数量要求供应物料的信息，这些信息对于企业合理地开展采购业务是至关重要的。

同时，企业内部需求信息系统也可以提供从采购部门流向其他部门的信息流。在供应链管理环境下，企业各个职能部门的业务活动，或多或少都会与采购部门发生信息流的交换。图10-2列出了从采购部门流出信息的主要类型。采购部门的工作人员每天都与市场有着广泛的接触，这就为收集有关市场及行业动态的最新信息提供了有利条件。这些信息经过筛选和处理后，就可以成为管理层制定企业今后发展方向的参考依据。采购部门还可以向工程技术部门提供物料供应状况和价格变动信息，向新产品开发部门和生产部门提供替代品供应情况与价格信息，向仓储部门提供已发和拟发的订单信息，向会计部门提供成本和价格调整信息，向财务部门提供预算执行情况信息等。

图10-2 从采购部门流出的内部信息情况

2.外部市场信息系统(www.xing528.com)

外部市场信息系统主要针对外部采购市场进行分析研究，包括对供应商所在地区宏观经济的分析，重要原材料的供需分析，对单独供应商财务优势和劣势的估计等。互联网的飞速发展，使得企业能够以更快捷、更方便的方式获得更好的和更新的供应市场信息。而新技术的迅猛发展，供应市场的动态变化以及全球经济的发展动态也迫使企业必须全面、系统地进行采购外部市场研究。外部市场信息系统的构建可以从三个方面着手：宏观经济研究、中观经济研究和微观经济研究。表10-1列举了外部市场信息系统进行采购市场研究分析的主要参数。

表10-1 外部市场信息系统进行采购市场研究分析的主要参数

3.信息管理系统

信息管理系统的主要作用在于保证采购管理信息系统的信息技术正常运行和信息安全工作，具体包括启用系统之前的准备工作和系统运行过程中的日常维护工作。通过信息管理系统，管理员可以进行数据维护管理和设置代码管理，使得系统具有统一性和规范性，以便减少用户输入数据的工作量。数据查询功能可以完成对各种信息的综合查询，包括对采购物料信息、价格信息、库存情况等综合信息进行查询，输出多种图表。图10-3显示了信息管理系统的功能模块。

图10-3 信息管理系统的功能模块图