采购信息化的实施：实现采购高效化发展

1.传统采购管理存在的问题

由于传统采购管理混淆物料管理与物料采购两种职能，同时企业内部采购部门工作人员之间缺乏信息共享，造成采购管理存在诸多问题。目前，传统采购管理主要存在以下几个方面的问题：

（1）采购过程不够公开透明，主要表现在招标公告不完全、企业采购信息披露不充分等方面。企业对相关信息的公开范围小，造成参与竞标的供应商数量少，资质水平低，无法保证有效竞争，影响企业采购的质量。此外，按照传统采购流程，采购信息需要逐级传递、研究、审批，经常发生信息在某个环节出现停滞，严重影响采购效率，造成无法按时完成采购任务，影响企业正常的生产经营活动。

（2）采购过程中文件管理工作不到位。在采购过程中，各个阶段按照规定必须保存的文档，经常因为相关工作人员为了追求效率而造成文档缺失，从而使得采购流程无法追溯考证，出现责任无法追究。在合同管理过程中，由于缺乏企业业务部门的参与审核，使得合同内容过于简单，给企业采购部门带来潜在质量缺陷却无法索赔的风险。在选择供应商过程中，尤其是在招投标的时候，缺乏必要的记录，擅自涂改的现象时有发生。当这些情况发生的时候，仅仅靠工作人员的责任心是不够的，依然无法保证文件管理工作的正常实施，而且有可能出现作弊和腐败的情况。

（3）采购人员采购专业化程度不高。由于企业相当一部分采购人员没有经过系统学习，对于国家有关采购管理的法规和本企业的各种采购制度缺乏深入的理解，缺少采购有关询价、谈判等各种采购技能，在面对复杂的采购项目时，往往由于经验不足，无法保证采购质量，给企业正常的生产经营造成不良影响。

2.采购信息化的实施步骤

为了克服传统采购管理存在的诸多问题，企业可以通过采购信息化的方式，大幅提高企业的采购管理水平。采购信息化的实施步骤如下：(www.xing528.com)

（1）提高企业管理人员对采购信息化工作的认识。应该让管理人员认识到，企业通过采购信息化，可以使采购过程达到科学、公开、透明、高效的目的。在企业原有信息化的基础上，仅仅通过在软硬件方面的适当投入，就可以有效避免传统采购管理存在的问题，无疑是一项行之有效的利用科学技术促进管理进步的工作。

（2）依托全员参与，再造采购流程，完善制度建设。企业应对原有的采购流程进行梳理，重新制定科学、合理、高效的采购新流程，然后根据企业实际情况，设置相关人员的管理权限。此外，企业要加强对采购单位资产配置标准的研究，编制出合理的采购预算，增强预算的科学性，减少决策失误；应避免出现程序合理但是资金效率低下的情况发生。

（3）建设外部网站。企业网站除了具有信息发布和信息采集功能外，还需实现网上采购、网上支付、安全认证等功能。在确保实现制度公开、信息透明的基础上，把采购网站建设成为政务公开和采购信息公开的窗口，在线监管和网络办公的平台，服务采购部门和供应商的桥梁，企业各部门之间联系和开展工作的纽带。

（4）完善采购子系统和内部数据库建设。采购系统应该涵盖采购过程中的各个环节，包括预算管理、计划管理、合同管理、专家库管理、代理机构管理、供应商管理、报表管理、信息综合查询等子系统。内部数据库应包括规章制度库、供应商库、采购部门库、采购商品库、专家库、标书模板库等，将原有纸面的档案信息全部数字化和信息化，支持随时的检索、查询、统计、分析等工作。

（5）在采购信息系统确定建设之初，企业必须设置正式的项目小组。项目小组要由企业相关高层管理者进行领导，协调各部门之间的工作。该项目小组的成员应当包括项目实施的整个过程所涉及的各个层面，如信息技术、采购、生产、计划、财务等部门。在系统投入使用之前，要对相关人员进行必要的培训，这里的培训主要是指企业采购部门的培训，通过培训，采购人员才能对系统有更深入的了解，从而促进采购工作的顺利开展。

采购信息化是通过电子网络实施采购管理和操作行为，相对于传统采购而言具有诸多优势。采购信息化的目标及实施都将使采购向着高效化方向发展。