采购信息化的优势与应用

1.采购信息化的定义

采购信息化，就是利用信息技术，进行采购货物、工程和服务的一种采购形式，核心内容是打破传统采购方式的时间和空间障碍，增强采购信息透明度，为企业采购活动提供便利。具体来讲，采购信息化，是指通过电子网络实施采购管理和操作行为，包括采购需求计划的提交、采购预算管理、采购计划方案申报、采购计划方案审批、采购信息发布、采购方式申报审批、下载招标文件、投标、评标、合同管理及相关的网上管理和采购活动。

通过采购信息化的定义，不难发现采购信息化相对于传统采购而言具有诸多优势。第一，采购信息化具有公开性，企业只要在互联网上发布采购信息，看到招标信息的供应商都可以参与投标，不存在排斥第三方的可能性，从而使供应商的选择更加多样化。对于企业采购部门来讲，也能够调查所有的供应商，确保供应商的多样化，避免单一供应商对企业经营管理的潜在威胁，从而为企业采购更多质优价廉的商品。第二，在采购信息化过程中，企业采购部门能够与供应商进行及时、便捷的沟通，方便了解所采购产品或服务的详细信息，而且采购信息化还带来交流工具的变革，除了采取传统的实地考察之外，企业与供应商之间还可以采取视频会议等多种网络化交流方式。第三，采购信息化能够显著降低采购成本，减少采购活动产生的人力、物力、财力的消耗，有效提高采购工作的效率。

2.采购信息化的目标

企业实施采购信息化，主要为达成以下四个方面的目标：(www.xing528.com)

（1）规范企业采购流程。企业实施采购信息化，对采购流程中的各个环节可以设定权限或要求：预算可以得到有效控制，超出预算则无法进行采购；通过合理设置权限，可以避免越权采购、违规采购现象的发生；明确每种采购方式所对应的限制条件，避免人为简化采购程序对正常采购流程带来的不利影响。

（2）通过采购信息化管理，提高供应商管理水平。由于信息化的公开性，可以扩大采购的招标范围，增加潜在供应商之间的竞争，从而提高招标质量，降低采购成本。各个潜在的供应商可以通过网络适时地获取企业采购的各种信息，包括政策法规、招标信息、询价采购信息、中标信息、专家库等内容，增加了采购的透明度。此外，企业可以利用信息系统的数据管理技术，分析历史采购数据，建立供应商质量信用评估体系，为以后的采购工作提供参考。

（3）通过采购信息化管理，企业可以实现支付结算网络化，管理、监督信息化。随着网上支付手段的不断发展，企业与供应商之间的结算可以实现网络化。企业充分利用采购信息管理系统中数据挖掘和决策支持等模块，对历史数据进行深入的分析，促进采购工作实现信息化与智能化。由于网络的开放性与共享性，采购监管部门可以全程跟踪网上采购的全过程，实现网上监管。

（4）通过采购信息化管理，可以有效提高采购部门的工作效率，节约采购成本。采购工作实现全面信息化之后，可以显著缩短企业与供应商之间的时空距离，从而缩短采购周期。由于实施信息化管理，使得相关工作人员职责明确，办公时限明确，没有特殊理由无法推卸责任，显著提高办公效率。