项目采购管理指的是在整个项目过程中有关项目组织从外部寻求和采购各种项目所需资源的管理过程。这里的项目组织既可以是项目业主（客户）或项目承包商，也可以是项目业主（客户）自己组织内部的项目团队或者个人。项目所需资源主要有两种：商品和劳务。对于一般项目而言，商品包括各种原材料、设备、工具、机器、仪器和能源等实物。劳务则包括各种项目实施、项目管理、专家咨询、中介活动等；劳务还可能包括项目承包商委托给分包商承担的部分项目实施任务。
项目采购管理一般包括以下六个步骤：
1.采购计划编制
采购计划编制是确定从项目组织外部采购哪些产品和服务能够最好地满足项目需求的过程，它必须在项目范围定义工作中完成。采购计划编制涉及需要考虑的事项包括是否采购、怎样采购、采购什么、采购多少以及何时采购等。当项目从执行组织以外获得产品和服务时，对每项产品和服务都要执行一次从询价计划编制到合同收尾的过程。当项目不从执行组织以外获得产品和服务时，则不必执行从询价计划编制到合同收尾的过程。采购计划编制需要考虑的事项还应包括可能的卖主（投标者），特别是在买方希望对合约订立施加一定程度的影响或控制时，更是这样。
2.询价计划编制
询价计划编制包括支持询价工作所需的文档准备工作，主要包括采购管理计划、工作说明书和其他计划编制的输出。询价计划编制应与项目进度计划保持密切一致。询价计划编制过程主要涉及编制的工具和技术，以及询价计划编制的输出文档。
3.询价
询价是从预期的卖主那里获取有关项目需求如何被满足的意见反馈（建议书或投标书）。本过程绝大部分实际工作由可能的卖主承担。一般来说，这时候项目一般没有成本发生。询价过程需要得到合格卖主的清单，通常包括可能的卖主的相关经验和其他特点的信息。如果这种清单不容易得到，项目队伍就不得不开发自己的信息来源。一般性信息可以广泛地通过互联网、图书馆目录、相关地方协会、商业目录以及类似来源获得。关于特定供方的详细资料可能需要更深入的工作，如现场考察或与以往顾客联系。采购文档可以发给部分或全部可能的卖主。
4.供方的选择
供方的选择包括接受建议书（或投标书），以及用于选择供货商的评价标准的应用。在供方选择决策过程中，除了成本或价格以外，还需要评价许多其他因素，比如：(www.xing528.com)
（1）价格可能是决定现货采购的首要因素，但是，如果卖方不能按时交货，则最低建议价格不一定是最低成本。
（2）建议书通常分为技术（方法）部分和商务（价格）部分。两部分可分别进行评价。
（3）对于关键产品，可能需要有多个供应方。
5.合同管理
合同管理是确保卖方履行合同要求的过程。对于具有多个产品和服务承包商的大型项目，合同管理的一个关键方面是管理各个承包商之间的组织界面。合同关系的法律属性决定，项目队伍应强烈地意识到在管理合同中所采取行为的法律含义。
合同管理包括在合同关系中应用适当的项目管理的过程，并把这些过程的输出集成到项目的整体管理中。当涉及多个承包商和多种产品时，这种集成和协调经常在多个层次上发生。
6.合同收尾
合同收尾涉及产品核实（所有的工作是否正确、满意地完成）和管理收尾（更新记录以反映最终结果，并为将来使用而对这些信息归档）。合同条款可以对合同收尾规定具体的程序。提前终止合同是合同收尾的一种特殊情况。
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