管理采购合同：签订、执行、变更与解除

采购合同的管理主要包括采购合同的签订、采购合同的执行和采购合同的变更与解除三个主要方面。

（一）采购合同的签订

采购合同的签订，是买方和卖方双方当事人在平等自愿的基础上，就合同的主要条款经过协商取得一致意见，最终建立起物品采购合同关系的法律行为。

1.采购合同签订前的准备工作

合同依法订立以后，双方必须严格执行。因此，采购人员在签订采购合同前，必须严格审查卖方当事人的合同资格、资信及履约能力，按照经济合同法的要求，逐条订立采购合同的各项必须条款。

（1）卖方当事人的合同资格审查。为了避免和减少采购合同执行过程中的纠纷，在正式签订合同之前，采购人员应首先审查卖方当事人作为合同主体的资格，主要包括：

1）法人资格审查。采购人员应认真审查卖方当事人是否为依法成立的法人组织。

2）法人能力审查。采购人员应审查卖方当事人的经营活动是否超出其营业执照载明的范围。

（2）卖方当事人的资信及履约能力审查。资信就是资金和信用的总称。审查卖方当事人的资信情况，了解其对采购合同的履行能力，对于在采购合同中确定权利义务条款具有重要的作用。

1）资信审查。采购人员应审查卖方当事人是否具有固定的生产经营场所、生产设备以及与生产经营规模相适应的资金，特别是审查其是否拥有一定比例的自有资金，这是一个法人对外签订采购合同的起码物质基础。

2）履约能力审查。履约能力是指卖方当事人除资信以外的技术和生产能力、原材料与能源供应、工艺流程、加工能力、产品质量、信用高低等方面的综合情况。总之，履约能力审查就是要了解卖方当事人是否有履行合同的人力、物力、财力和信誉保障。

2.采购合同签订流程

采购合同的签订流程根据不同的采购方式有所不同，下面主要针对签订采购合同一般程序进行介绍。总的来说，签订过程主要分为签订要约和承诺两个阶段。

（1）要约阶段。要约是指一方当事人以缔结合同为目的，向对方当事人所作的意思表示。发出要约的人称为要约人，接受要约的人则称为受要约人或相对人。要约阶段是采购合同签订的第一个阶段。

（2）承诺阶段

承诺标志着当事人一方完全接收要约人签订采购合同的建议，同意签订采购合同的意思的表示。(www.xing528.com)

（二）采购合同的执行

采购合同的执行过程中，如果不出现意外情况，则一切按照合同约定执行，顺利完成采购活动。因此本节内容仅针对采购合同执行过程中出现争议与索赔、仲裁处理的问题进行分析。

1.争议与索赔的处理

在采购过程中，买卖双方有可能会因为彼此间的责任和权利问题引起争议，并由此引发索赔、理赔、仲裁和诉讼等。在采购合同的执行过程中，处理好争议和索赔是一项重要工作。索赔一般有三种情况：买卖双方间的贸易索赔，向承运人的运输索赔以及向保险人的保险索赔。

在采购合同执行过程中发生争议时，应首先分清责任的归属，即责任是应该属于供方、需方还是运输方。索赔和理赔既是一项维护当事人权益和信誉的重要工作，又是一项涉及面广、业务技术性强的细致工作，因此，在提出索赔和理赔时应注意以下问题：

（1）出具强有力的索赔依据。索赔方应按照合同规定提供必要的索赔证件，其中应包括商检机构出具的检验证书。

（2）注意索赔期限。索赔期限是指索赔方向违约方提起索赔要求的有效期限。例如，买方在该期限内，在交货的品质、数量等不符合合同规定时，可以行使索赔权；卖方根据买方提出的索赔要求是否合理、证据是否充足，决定是否赔付。超过索赔期限，买方即失去要求损害赔偿或其他补救措施或宣告合同无效的权利。

（3）恰当的索赔金额。根据自身蒙受的损失提出适当的索赔金额有助于问题的快速解决。特别要注意过高的索赔金额有可能使简单的事态复杂化，为生产带来不必要的损失。

2.仲裁处理

经济仲裁是一种和平解决经济纠纷的方法，是指双方当事人自愿将争议的事项或问题提交给公正的第三者审理，由其作出对双方均有约束力的裁决。该第三者成为双方选定的仲裁人（亦称公断人），或为仲裁机构。

当采购方与供应方发生纠纷需要仲裁时，可按照一般的仲裁程序到相应的受理机构提出仲裁申请，仲裁机构受理后，经过调查取证，先行调节，如果调节不成功，则进行庭审，开庭判决。

（三）采购合同的变更与解除

当采购合同中的一方要求变更或解除采购合同时，在新的协议尚未达成之前，原有合同仍然有效。但要求变更或解除合同的一方应采取书面的形式（文书、电报等）及时通知对方，对方在接收到通知后15日内（另有规定或当时人另行商定期限者除外）予以答复，预期不答复的视为默认。

变更或解除合同的日期，以双方达成协议的日期为准，需报经上级主管部门审批的，以批准日期为准。另外，签订的采购合同中如果发现笔误需要纠正的，需经过双方协商同意后方可生效。