如何准备采购谈判阶段？

要进行采购谈判，就应为谈判做好准备工作。谈判各方为谈判进行一系列筹划、酝酿工作的过程就是谈判的准备阶段。采购谈判的准备阶段不应受到忽视，因为有谋才有成。其实，谈判能否获得满意的成果，往往取决于准备阶段的筹措谋划工作是否充分。任何一个优秀的谈判者，都会注意谈判准备阶段的每一项细微的工作，而谈判的整体方案也是在这一个阶段中就已经开始运筹了。谈判准备阶段需要做的工作很多，归纳起来大致包括如下几个方面：

（一）采购谈判的可行性分析

可行性分析又称可行性研究。它是指在进行谈判之前，对可能影响谈判的主客观因素，进行调查研究，预测成败得失，以确定其是否可行，为谈判选择方案奠定基础。采购谈判的可行性研究是指对采购谈判所有阶段，尽量考虑其细节的一种调查研究，综合考虑有可能选择的谈判对手，排除其中可能性不大的，择取可行性最大的一个，并进行更详细的调查研究的过程。采购谈判准备阶段的可行性研究主要包括以下几个方面：

1.采购需求分析

要进行采购，首先需要弄清己方需要什么、需要多少、什么时候需要等问题。采购需求分析是采购工作的第一步，也是制订采购计划的基础。采购方最好根据己方需要列出采购物料需求分析清单。

2.采购谈判所需信息与资料研究

在采购谈判工作开始之前，应做到对各种信息资料的全面掌握。掌握的信息资料越全面、分析得越充分，采购谈判成功的可能性就越大。采购谈判的供需双方作为市场经济中的主体，都需要适应社会环境的变化。在竞争中站稳脚跟、在交易中获取利益，谋求发展，就必须广泛地搜集各方面的信息，以调整自己的经济方针和策略。信息对任何一方而言，都是一种宝贵的资源。谈判需要的信息主要包括：

（1）采购产品的市场供应、需求情况信息。企业通过对所需产品在市场上的总体供应情况的调查分析，可以帮助企业了解该产品目前在市场上的供应情况，即对该产品而言，目前市场上是供大于求、供小于求还是供求平衡。根据不同的市场供应情况，买方可以制定出不同的采购方案和谈判策略。

（2）产品销售情况信息。作为买方，调查准备购买的产品在市场上的销售情况，可以了解该类产品各种型号在过去几年的销售量及价格波动情况，该类产品的需求程度以及潜在的销售量，其他购买者对此类产品的评价及要求等。通过对产品销售情况的调查，可以使项目谈判人员大体掌握市场容量、销售量，有助于确定未来具体的购进数量。

（3）产品竞争情况信息。产品竞争情况信息主要包括：生产同种产品的供应商的数目及规模；所要采购产品的种类；所需产品是否有适合的替代品及替代品生产厂商；此类产品的各重要品牌的市场占有率以及未来的发展趋势；竞争产品的品质、性能与设计；各主要竞争对手提供的销售方式、付款方式、运送方式以及售后服务方式等内容。

（4）产品分销渠道信息。产品分销渠道信息主要包括：各主要供应商采用的经销路线，当地零售商或制造商是否聘用人员直接销售；各种类型的中间商有无仓储设备；各主要市场地区的批发商与零售商数量；各种销售推广、售后服务及商品的功能等。

（5）谈判对手信息。了解有可能进行谈判的供应商的信息对于正式谈判有着重要作用。这些信息主要包括：对方的合作诚意，对方企业的发展状况，对方企业的资信能力以及谈判对象的资历、地位、谈判风格、对我方的态度以及与我方交往的历史情况。这样，可以使己方尽量做到对对方了如指掌，便于适当采取不同的谈判策略，控制谈判的局势。具体而言，谈判对手的信息主要包括以下内容：

1）对方企业的基本情况。基本情况是整个企业活动力的体现，它是一个综合指标，主要有下面几个方面内容：

①对方企业的性质。在我国，一般而言，国有企业一般经济实力较强，规模较大，信誉较高，但经营灵活性有可能较差；私人企业目前在国内市场上规模较大的不多，相对应的资信情况不够稳定，有些私人企业资信情况较好，而有些则较差。对企业所处的产业状况的了解、也是很有必要的。

②企业的所在地区。一个地区的地理条件和文化背景及经营传统成为一个地区的特点，对企业的影响也很大。所以，采购方可以通过对该地区的了解，来判断对方企业的经营状况。

③了解企业的资本属性及规模。这主要是分析该企业是有限责任公司还是股份制企业，抑或别的经济组织，由于企业资本的所有者不同，企业的管理权限是不同的，那么在贸易谈判中，决策人就不同。同时，该企业的规模大小也对谈判产生影响。一般而言，小企业资本决策权一般掌握在所有者手里，决定事情快，管理灵活，但资本有限，做不了大宗交易；大企业资本雄厚，但决策层次多，速度也就慢，会影响谈判的效率。

④了解企业的人员、营业额。这主要是了解企业的人员数量、人员结构和经营规模，如企业管理人员的比例、技术人员的比例、营业额中成本与利润比例、企业人数与营业额的比例等，根据这些资料，可以初步看出该企业的经营管理能力。

⑤了解企业的历史。这主要是了解企业经营的时间，长期以来的营业状况，传统特色，资本的发展变化情况，信誉情况。对这些情况的了解，可以判断它是否可以成为可靠的合作者。

⑥企业的其他信息，包括企业的适应能力、企业的自我控制能力，以及企业的推销及管理能力。企业的适应能力是指企业的经营方法能因时因地变化。企业的自我控制能力是指企业在市场上既有竞争能力，又有自我约束、自我调整的能力。企业的推销及管理能力要看企业的产品在市场上是否有完善的销售渠道和开拓市场的能力。

2）对方企业的产品。对方企业生产、销售的产品是企业活动的中心，也是企业赖以生存的支柱，所以对企业销售的产品进行分析，对了解企业是很有帮助的。这主要是对产品以下几个方面认识：

①产品所处的寿命周期阶段。由于产品不断更新换代，所以任何一个产品都有被新产品取代从而被市场淘汰的危险。产品从被试制成功，推上市场，到被市场淘汰所经过的时间，是产品的经济寿命周期。整个寿命包括产品的介绍期，产品的成长期，产品的成熟期和产品的衰退期几个阶段。

②产品的自然属性。这主要是了解产品商标是否已经注册、产品商标的知名度高低，产品售后服务情况等。通过对这些情况的了解，可以掌握产品是否有法律保障、是否有竞争实力、是否可依赖。

③产品的发展政策。这主要是了解该企业是否有长远的产品开发计划，有无进行产品改造的能力，这可以反映企业的适应能力及应变能力。

3）对方企业的工业设施。企业所拥有的工业设施反映了企业的实力，这对双方合作是一个参考因素。

4）对方企业的市场竞争情况。这主要是了解对方企业的销售额，同类企业、同类产品在市场上的销售额，从而可以看到企业的推销能力和产品的市场占有率。如果其市场占有率高，那么该企业控制市场局势的能力就强；如果其市场占有率低，那么在市场竞争中往往处于劣势，或是刚刚进入市场，还未站稳脚跟。

5）对方企业的经营管理水平。评定对方企业经营管理水平主要从三个方面来进行：一是企业内部的合作协调关系，主要了解上下级之间的合作关系，企业内部人员的情绪是否稳定以及关系是否和谐。二是企业管理的手段、方法，是用传统的管理方法、凭人力、经验，还是用现代的管理方法和手段，即用现代管理制度和其他先进手段。三是企业的经营宗旨。这要看企业的经营者有无长远的抱负，有无战略眼光，是投机经营者，还是胸怀大志的企业家。这样采购方可以分析其合作的动机、诚意，也可以判断这种合作的连续性和持久性，如果是投机者，那么他肯定没有长期合作的动机和诚意。

6）对方企业的财务状况。对对方财务状况，可通过对其有关资料进行分析，观察其过去的经营情况，展望它的发展趋势，并对其潜力或隐患进行预测和了解。了解对方企业财务状况的基础是财务报表，通过财务报表，采购方可以得到有关企业财力状况的各种数据，通过对这些数据加工整理、分析、比较，结合企业的实际情况，可以对企业的财务状况作出评价。

7）对方企业的谈判风格和特点。谈判作风是指谈判者在多次谈判中表现出来的一种风格。了解谈判对手的谈判作风，对于预测谈判的发展趋势和对方可能采取的策略，以及自身制定谈判策略，可以提供重要的依据。

（6）自身情况评价。正确评价自身信息，可以使己方保持清醒的头脑，在采购谈判活动中做到避实就虚，以己之长补己之短。正确评价自身情况，就是要正确估价己方的实力，了解自己的弱点，明确自己的利益目标等。

3.采购谈判方案的比较与选择

凡是要用谈判手段来解决的问题，说明在采购谈判中的各方总是存在着或多或少的分歧的，采购谈判的目的正是要寻找解决这些分歧的最佳方案。采购谈判之前，应当拟订出各种解决问题的方案，进行比较、选择，看哪一种方案更能获取利益，并能让对方接受，同时还要分析、预测对方可能提出的方案和这些方案对己方利益有何影响以及提出如何应付的手段和方法。另外，方案的比较与选择还包括己方将派出什么人员，采取哪些手段，运用何种方法等。

4.采购标的的价值构成分析

采购标的的价值构成是讨价还价的依据，也是研究谈判方案、选择谈判方案的基础。谈判的准备阶段要研究的核心问题就是分析预测谈判的价值所在以及起点、界点、争执点；进而分析双方之间是否存在谈判的协议区，幅度的大小，并由此决定如何谈的问题。如果不想因盲目谈判而给己方造成不良的后果，就应在可行性研究中，重视对谈判价值构成的分析。

5.采购谈判过程中各种主客观情况预测分析(www.xing528.com)

可能影响采购谈判效果的其他各种主客观因素很多，很难一一列举。可行性研究，就是要根据已知的情况。预测未来的种种情况。推知和预测越正确，其现实性就越大，选择方案就越科学。情况本身也在不断发展、变化，情况预测应当对一切可变因素加以周密的分析，并根据预测，对各种可能出现的变化作出假设，才能进行科学的推理。对各种可能发生的情况进行预测是为了对这些情况进行分析，从而为比较和选择方案、考虑应付的方法提供依据。因此，预测工作是谈判准备阶段必不可少的。从某种意义上看，情况的预测往往决定着谈判的方案比较与选择工作的成败。

（二）谈判方案的确定

谈判方案是指在谈判开始前对谈判目标、谈判议程、谈判对策等预先所做的安排与规划。采购谈判方案是谈判的行动纲领，在整个谈判过程中起着重要的作用。

1.确定采购谈判的总体思路、战略和原则

采购谈判的总体思想、原则和战略是统帅谈判全局的核心和灵魂。谈判者应在谈判前的工作安排中，将其作为谈判的大前提，首先予以确定，并在谈判计划中反映出来。

2.采购谈判目标的确定

在采购谈判准备阶段，首先要考虑的问题是想实现什么样的采购目标。在采购谈判的准备阶段中确定目标，是指在一定环境和条件下，根据买方的需求，通过谈判来实现的结果。确定谈判的目标，不应仅停留在原则性的讨论，还应当拟订具体、明确的目标。

要明确在谈判准备阶段的目标，首先必须明确预期目标的概念。预期目标是己方希望达到理想目标，它体现了己方的主观价值。但预期目标并不一定会被实现，在采购谈判的讨价还价中，往往被打折扣，尽管如此，在采购的谈判准备阶段最先设定的是预期目标，并应作出详细的说明，而这种说明应是具体的、准确的，不应该是含糊不清的。

3.谈判议程安排方案

谈判议程安排主要是说明谈判时间的安排和双方针对哪些内容进行磋商，主要包括：

（1）采购谈判主题。要进行采购谈判，首先需要确定的就是主题。一般来讲，凡是与本次谈判相关的、需要双方共同展开讨论的，如产品质量、数量、价格、运输方式、保险方式、付款方式等，都可以作为谈判的主题。

（2）采购谈判的时间安排。谈判的时间安排，就是要确定谈判在何时举行，为期多久。若是一系列的谈判需要分阶段进行，则还需要对各阶段作出具体安排。

4.谈判地点选择

一般而言，谈判地点的选择无外乎有三种情况：己方所在地、对方所在地、双方之外的第三地。对于最后一种情况往往是双方在参加产品展销会时进行的谈判。三种地点选择各有利弊。

在己方所在地进行谈判的主要优点是：以逸待劳，无需熟悉环境或适应环境；可随机应变，可以根据谈判形式的发展随时调整谈判计划、人员、目标等；创造气氛，可以利用地利之便，通过热心接待对方，关心其谈判期间生活等问题，显示己方的谈判诚意，创造融洽的谈判氛围，促使谈判成功。其缺点主要是：要承担繁琐的接待工作；谈判可能常常受己方领导的制约，不能使谈判小组独立地进行工作。

在对方所在地进行谈判，其主要优点是：不必承担接待工作，可以全心全意地投入谈判；可以顺便实地考察对方的生产经营状况，取得第一手的资料；在遇到敏感性的问题时，可以推说资料不全而委婉地拒绝答复。其缺点主要是：要有一个熟悉和适应对方环境的过程；谈判中遇到困难时，难于调整自己，容易产生不稳定的情绪，进而影响谈判结果。

在双方之外的第三地进行谈判，对于双方来说在心理上都会感到较为公平合理，有利于缓和双方的关系。但由于双方都远离自己的所在地，因此，在谈判准备上会有所欠缺，谈判中难免会产生争论，影响谈判的成功率。

5.议价方案确立

议价方案中要明确提出条件和讨价还价的方法。在谈判中，谈判人员合理地与对方提条件、讨价还价，有关问题一一落实，才能在谈判桌上有章可循、胸有成竹。

6.谈判的让步方案

谈判中的让步是一门科学，谈判人员应根据谈判方案的需要，在编制时，对谈判让步的方法、措施与步骤先有所安排。

7.对各种突变情况的预测与对策方案

谈判桌上讨价还价、变化万千。谈判人员在编制谈判计划时，应对各种突变的情况考虑在内，并制订出相应的对策，才能使己方在谈判桌上不致因情势变化而陷于被动。

8.对谈判结局的分析与评估方案

谈判结局受制于双方的竞争，谈判人员在编制谈判计划时，应预测谈判的结果，分析和评估谈判结局对己方利益的影响。

9.模拟谈判方案

为了提高谈判的效率，使谈判方案、计划等各项准备工作更加周密，更有针对性，在谈判准备工作基本完成以后，谈判人员应对此项工作进行检查。在实践中行之有效的方法就是进行模拟谈判。谈判双方可以由己方谈判人员与己方非谈判人员组成，也可以将己方谈判小组内部成员分为两方进行。

有效的模拟谈判可以预先暴露己方谈判方案、计划的不足之处及薄弱环节，检验己方谈判人员的总体素质，提高他们的应变能力，达到减少失误、实现谈判目标的目的。

（三）谈判队伍的组建

采购谈判能否取得预期的效果，取决于谈判人员能否审时度势、正确合理地运用谈判策略。采购谈判队伍的组建就应在对谈判对手情况以及谈判环境诸因素进行充分分析研究的基础上，根据谈判的内容、难易程度选择谈判人员，组织高效精悍的谈判队伍。

一般来说，为了保证谈判达到预期的目标，提高谈判的成功率，应根据以下几项原则来选择人员：一是根据谈判的内容、重要性和难易程度组织谈判队伍。小型的谈判，谈判人员可由2～3人组成，有时甚至由一人全权负责。而对于内容较为复杂且较重要的大型谈判，配备的人员数要比小型谈判多得多。二是根据谈判对手的具体情况组织谈判队伍。一般可以遵循“对等原则”，即己方谈判队伍的整体实力与对方谈判队伍的整体实力相同或对等。

在组建谈判队伍时，关键的一步就是谈判人员的选择。对采购谈判人员的素质要求有：具有良好的自控与应变能力、观察与思考能力、迅速的反应能力、敏锐的洞察力，甚至有时是经过多次采购谈判而于无形之中形成的直觉。此外，采购谈判人员还应具有平和的心态、沉稳的心理素质，以及大方的言谈举止。

谈判小组的组成中除了一名具有丰富的谈判实践经验、高明的组织协调能力的组长之外，还需要财务、法律、技术等各个方面的专家。在性格和谈判风格上，小组成员应该是进攻型和防御型两类人员优势互补，以使谈判能够取得最佳效果。