供应商激励和控制的目的,一是要充分发挥供应商的积极性和主动性,努力搞好物资供应工作,保证本企业的生产生活正常进行;二是要防止供应商企业的不轨行为,预防一切对企业、对社会的不确定性损失。
(一)逐渐建立起一种稳定可靠的关系
企业应当和供应商签订一个较长时间的业务合同关系,如1~3年。时间不宜太短,太短了让供应商不完全放心,不可能全心全意为搞好企业的物资供应工作而倾注全力。只有合同时期长,供应商才会感到放心、才会倾注全力与企业合作,搞好物资供应工作。特别是当业务量大时,供应商会把采购企业看做是自身生存发展的依靠和希望。这就会更加激励供应商努力与企业合作,企业发展,它也得到发展,企业垮台,它也跟着垮台,形成一种休戚与共的关系。但是合同时间也不能太长。这一方面是因为将来可能发生变化,如市场变化导致产量变化,甚至产品变化、组织机构变化等;另一方面,也是为了防止供应商产生一劳永逸、铁饭碗的思想而失去竞争进取精神,保留一定的危机感。所以合同时间一般一年比较合适,并说明如果第二年继续合适,可以再续签;第二年不合适,则合同终止。这样签合同,就是既要让供应商感到放心,可以有一段较长时间的稳定工作;又要让供应商感到有危机感,不要放松。
(二)有意识地引入竞争机制
采购者应有意识地在供应商之间引入竞争机制,促使供应商之间在产品质量、服务质量和价格水平方面不断优化。例如,在几个供应量比较大的品种中,每个品种可以实行AB角制或ABC角制。所谓AB角制,就是一个品种设两个供应商,一个A角,作为主供应商,承担50%~80%的供应量;一个B角,为副供应商,承担20%~50%的供应量。在运行过程中,对供应商的运作过程进行结构评分,一个季度或半年进行一次评比。如果主供应商的月平均分数比副供应商的月平均分数低10%以上,就可以把主供应商降级成副供应商,同时把副供应商升级成主供应商。与上面说的是同样的原因,变换的时间间隔不要太短,最少一个季度以上。太短了不利于稳定,也不利于一旦偶然出错的供应商有机会纠正错误。ABC角制则实行三个角色的制度,原理与AB角制一样,同样也是一种激励和控制的方式。
(三)与供应商建立相互信任的关系
当供应商经考核转为正式供应商之后,一个重要的措施,就是应当将验货收货逐渐转为免检收货。免检,这对供应商来说是最高荣誉,也可以显示出企业对供应商的高度信任。免检,当然不是不负责任地随意给出,应当稳妥地进行。既要积极地推进免检考核的进程,又要确保产品质量。一般免检考核时间要经历三个月左右的时间,在免检考核期间内,起初总要进行严格的全检或抽检。如果全检或抽检的不合格品率很小,则可以降低抽检的频次,直到不合格率几乎降到零。这时,企业要组织供应商有关方面的人员,稳定生产工艺和管理条件,保持住零不合格率。如果真能保持住零不合格率一段时间,就可以实行免检了。当然,免检期间,也不是绝对地免检。还要不时地随机抽检一下,以防供应商的质量滑坡,影响本企业的产品质量。抽检的结果如果满意,则就继续免检。一旦发现了问题,就要增大抽检频次,进一步加大抽检的强度,甚至取消免捡。通过这种方式,也可以激励和控制供应商。(www.xing528.com)
此外,建立信任关系,还包括在很多方面。例如,不定期地开一些企业负责人的碰头会,交换意见,研究问题,协调工作,甚至开展一些互助合作。特别对涉及企业之间的一些共同的业务、利益等有关问题,一定要开诚布公,把问题谈透、谈清楚。要搞好这些方面的工作,需要树立起一个指导思想,就是“双赢”。采购企业一定要尽可能让供应商有利可图,不要只顾自己,不顾供应商的利益。只有这样,双方才能真正建立起比较协调可靠的信任关系。这种关系实际上就是一种供应链关系。
(四)建立相应的监督控制措施
在建立起信任关系的基础上,还要建立起比较得力的、相应的监督控制措施。特别是一旦供应商出现了一些问题,或者一些可能发生问题的苗头之后,一定要建立起相应的监督控制措施。根据情况的不同,可以分别采用以下一些措施:
第一,对一些非常重要的供应商,或是当问题比较严重时,采购企业可以向供应商企业派常驻代表。常驻代表的作用是沟通信息、技术指导、监督检查等。常驻代表应当深入到生产线各个工序、各个管理环节,帮助发现问题,提出改进措施,切实保证把有关问题彻底解决。对于那些不太重要的供应商,或者问题不那么严重的单位,则视情况分别采用定期或不定期到工厂进行监督检查,或者设监督点对关键工序或特殊工序进行监督检查,或者通过要求供应商自己报告生产条件情况,提供工序管制上的检验记录,让大家进行分析评议等办法实行监督控制。
第二,加强成品检验和进货检验,做好检验记录,退还不合格品,甚至要求赔款或处以罚款,督促供应商改进。
第三,组织本企业管理技术人员对供应商进行辅导,提出产品技术规范要求,使其提高产品质量水平或企业服务水平。
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