业采购的关键步骤和注意事项

采购过程因企业采购产品的不同而有很大的不同，例如对服务和对原材料以及辅助材料的采购。但一般来说，任何一个企业都要以不同的程度和方式执行以下九个基本采购步骤。

（一）确认需求

当企业认识到有需求进而去投入，采购便开始了。认识到需求是采购者的职责。例如，生产部门的经理有责任知道何时需要多少零部件。生产部门经理的职责是确认并且传达需求以使采购行为准确且及时。管理较好的企业一般都有一定的采购政策或者程序手册，用来指导企业的管理者和采购部门的合作。今天，很多标准化的生产需求会通过计算机生产控制程序传达，这个程序能够监控存货水平和再订货点。一个明确的指导原则应该使新的、独特的和一次性的采购得到准确地传达。

（二）描述需求

为保证在正确的时间得到正确的产品，使用者必须向采购者明确表达特殊的需求，通常表现为采购申请。采购申请包括以下信息：产品的描述；提出申请的部门；签字批准；采购的数量以及送达的时间和地点。这些信息都应该明确地表述出来，以确保采购过程尽可能地顺利进行。例如，送达时间应该具体到某天的某时而不应该是“尽快”。如果产品在四周内不需要，使用者就应表明四周而不是两周以保证产品“按时”送到。两周的压缩时间可能导致较高的价格，而这对于“按时”送达货物是没有必要的。实际的、准确的信息对于减少混乱、建立良好的工作环境是必需的。由于采购申请必须准确表达出需要什么进而挑选最适合的供应商并将需求准确地传导给供应商，所以需求的表述显得格外重要。对于一个产品的采购经验越少，对它的描述就应该越清晰、具体。

（三）供应商的选择和发展

一旦采购者理解了消费者采购产品的需求，下一步就是尽量找到最适合的供应商。在采购过程中，供应商的选择是很重要的一步，采购活动的成功取决于采购者所确定、发展的供应商，考察供应商（卖主）的实力，然后选择最适合的供应商（卖主）。由于采购的职责是以最好的服务、最低总成本提供最高质量的产品，供应商的选择就应基于以上的要求。

评价一个供应商的实际操作过程依照采购产品的不同而不同。对大多数企业来说都存在下面这一基本关系：主要零部件的供应商，如发动机、控制面板这些要经过认真检查的产品的供应商比辅助材料的供应商会受到更多的关注。一般来说，采购产品的价值越大或对最终产品影响越大，供应商的选择就越重要。选择供应商的基本程序包括以下四步：识别、评估、认可和监控。识别应从回顾采购资料开始，列出潜在供应商的名单。这些资料包含了过去几年所有供应商的信息。供应商的名字经常出现在本企业或别的企业合同中，如采购和销售经理那里。附加的信息可以从出版商和供应商的指南手册中得到。例如，托马斯美国制造商名单（www.tho-masnet.com），这一名单几乎包括了美国所有产品的制造商，大约50000页列举了150000多个公司。指南手册不包括公司的任何业绩，也不包括国际供应商。

确定名单上供应商的业绩是评估阶段的第一任务，主要分成两步：第一步，要建立供应商的选择标准。标准包括质量、价格、可靠性、当前和今后的实力、服务、快速反应能力、技术、管理能力和财务的稳定性。评估的第二步是收集业绩信息，这可以用来评估供应商。采购经理收集到每个供应商的基本信息后，就可以进行比较分析了。在供应商评估领域一个有意义的发展就是利用专家系统帮助作出选择供应商的决策。专家系统是将“专家”的知识与决策的逻辑性结合起来帮助经理们制订系统决策方法的一种工具，如供应商的选择。选择供应商的专家系统不但包括与选择标准有关的一系列问题，而且包括选择标准的相对权重和优先次序。

对潜在供应商认真评估后，采购对象就应集中在名单上较少的几个供应商之中，这个过程是确认的关键。如果在签订合同时确认名单上的供应商的价格和其他条件具有竞争优势，那这个供应商就是有资格的。如果企业的采购策略是从多方供应商采购以保证以较低的价格获得竞争优势，那名单上就应该有每种材料的多个供应商的名字。如果企业采购一种材料、完全与一个供应商合作，那名单上就应该减少到只有一个供应商，这个供应商一般通过合作谈判的方式确定下来。选择和发展供应商过程中的最后一步是监控供应商的业绩。很多采购部门使用积分卡（Score Card）评估供应商的业绩。积分卡是一种记录卡片，用来确定和衡量基本的业绩指标，以每个指标评估供应商的业绩，最后全面反映供应商的等级水平。例如，一个运输设备行业的制造商将供应商分成以下四组：合伙人、主要供应商、特许供应商和带附加条件的供应商。不管如何分类，供应商都应根据积分卡上的信息不断进行改进。大多数企业都会按季度更新积分卡。

（四）确定价格

在供应商的选择中，价格仅是一个因素，却是评估采购部门业绩的一个最常用的因素。因此，应积极的采用以下三种办法获得尽可能低的价格：以目录价格采购、竞争招标和谈判。

对大多数产品来说，最好的办法就是到平价市场以公开的价格采购。低需求量和低价值的商品不值得花额外的时间和精力去获得较低的价格，这就是以目录价格采购。

竞争招标是指通过市场机制找到提供较低价格的供应商。潜在的供应商为得到合同而竞争，他们就会给出较低的价格，所以竞争招标被看做是取得合理价格的最有效方式。

当采购金额很大，存在高风险，或倾向于与供应商长期合作时，双方就需要进行谈判。谈判的内容一般不只限于价格，而是为了建立一项对双方都有利的全面协议。谈判的主题一般是价格、配送、持续改进、产品的详细信息、担保和财务条款。像沃尔玛（Wal-Mart）和丰田（Toyota）这样的企业都是通过谈判以较低的价格获得较高水平的服务。(www.xing528.com)

（五）订单制定的准备工作

继确认和描述需求、选择了供应商等所有的细节（如数量、质量、价格和配送）确定之后，采购订单（Purchase Order，PO）就制定出来了。采购订单具体指明了产品和供应商应做的事情。由于一些潜在成本是由于采购订单的不正确履行产生的，所以确保每个采购订单的正确实施非常重要。例如，弥补装错产品数量和送错时间、地点这样的错误所用的时间和精力都会增加采购成本，使得精心选择供应商、费尽心思谈判的努力付诸东流。为了使采购过程简化、高效，企业应将工作放在减少与采购订单相关的文本工作上并且尽量利用总订单。总订单将协议中的所有条款具体到某一特定时间，通常是一年，并且包括了所采购产品的总量甚至协议中分批送货的小批量。订单一旦生效，供货方就会腾出运输工具来发货。由于总订单承诺将来与供应商的业务往来，所以采购者有资格得到数量折扣。目前，采购订单可以由最终消费者或采购部门以电子方式传输，从而减少了文本工作量。

（六）后续工作和配送

供应商必须按程序贯彻采购协议，以保证履行采购协议中的条款。当出现质量和配送问题时，供应商有序的行动能够帮助采购方及时发现问题。当出现问题时，采购的后续工作的效率和其中的干扰因素就会增加，此时采购方应：指派员工与供应商共同工作；使用高成本的应急运输方式；安排替代供应商送货；或者改变企业的生产计划。

如果采购活动实施得好，采购方就应该只选择能按承诺送货的供应商，而不应该对提前送货作过多要求。为了避免延迟送货，很多企业在采购协议中加进了惩罚条款。有的企业制定惩罚条款是为了激励供应商在出现问题时积极进行交流，使得采供双方顺利合作以消除耽搁送货的可能性。如果供应商没有通知企业送货发生了问题，财务方面的惩罚是很严重的。

（七）收货和检验

当订货送达采购企业时，必须经过一个收货程序。收货程序要求发票与货物对应上，要进行实物清点和质量检验。目的是确保采购的产品确实是需要的。在大多数企业，收货和检验工作由一个独立的部门来完成，以确保检验工作的质量。当收到的货物不合格时要通知采购部门。产品不合格的两个主要原因是运送到的货物过多或不足，导致了错误的数量；或者产品达不到所要求的质量标准。

在很多企业，特许或首选供应商的作用已经改变了收货程序。与主要供应商的紧密合作有助于供应商获得特许。大多数特许条款主要集中在提高供应商生产高质量产品的能力上，以便取消质量检验。确保供应商具有及时准确送货的程序和技术也是特许认可过程中主要考虑的。供应商一旦获得了特许，验货的过程就可以取消，收到的货物就能很快地入库或直接从码头运到生产线上。检验只有在将来出现问题的某时才会发生。特许供应商和简化收货程序不但可以得到高质量的产品，还缩短了流通时间。

（八）票据结算和付款

供应商都希望准时收到货款。同时，准时的付款对于与有能力的供应商建立良好的关系也是必要的。除了有助于建立采购者和供应商之间的关系外，发展高效的票据结算程序在财务上也很有意义，因为付款条款经常包括即时付款折扣。实际的付款是由财务部门执行的，但是采购应该设计一个系统，使票据到款项的支付清晰、快速。将供应商的特许与信息技术联系起来能够使票据结算和付款过程简化。福特公司在20世纪90年代设计付款程序时，采用了“无票据系统”。订货一旦送达，就通过计算机数据库确认所到的货物是否与订货记录相符，如果一致则接收订货同时直接付款。

（九）成果监控和数据库管理

采购企业应该认真地跟踪供应商的业绩，同时采购产品的数据库应及时更新，为采购者作决策提供更好的信息。数据库应包括以下四种类型的信息：所有采购材料当前的状况；供应商的所有与选择评估标准有关的业绩信息；每种类型或商品的信息；与合同相关的所有信息。如果一份合同能有效地履行企业每年的订货，采购者就需要知道到目前为止已订了多少货。如果合同中规定在合作期间供应商每年将以3%的幅度降低材料价格，采购者就应该考虑是否与供应商在合同中签订折扣条款。因为信息在成功的采购中起着至关重要的作用，所以采购企业必须认真地设计、维持数据库，使它能够提供准确、相关和实时的信息。

当以上九个步骤得到较好实施后，采购活动就会明显增强企业的竞争能力。采购的过程就是企业为完成特定的采购任务而开展的一系列相互关联的活动过程。它始于需求部门的需求确认，终于采购部门的结案归档。