在这一阶段，企业外包风险控制的主要方法是审慎选择外包服务商并建立基于战略伙伴关系的外包合同。
一、选择合格的外包服务商
如何选择外包服务商是中小企业人力资源管理外包中最为关键的问题之一。外包服务商作为企业人力资源部的协作伙伴，对今后外包质量的好坏直接起着决定性的作用。我国的人力资源管理外包虽然起步比较晚，但是发展十分迅速，提供外包服务的外包服务商层出不穷。面对众多的外包服务商，企业应该主要从以下四个方面对外包服务商进行评估。
（1）综合能力评估：主要包括评估外包服务商对相关法律法规和专业知识的了解程度；评估外包服务商在提供外包服务时所涉及的合作伙伴；评估外包服务商的风险预测和防范能力；通过实地考察获取服务商的信誉和服务水平等信息；考察外包服务商的技术水平和关键员工的专业知识、职业道德等。
（2）运作过程评估：审查外包服务商所提供的标准、政策和程序是否满足企业人力资源管理外包项目运行和控制的要求；审查外包服务商是否能提供足够的安全防范措施。
（3）财务状况评估：分析外包服务商已审计的财务报告、年度报告和其他指标；考察他们从事人力资源管理外包业务的时间、占据的市场份额以及波动因素。
（4）硬件评估：外包服务商的硬件设施水平对外包质量也有很大的影响，尤其是信息技术高度发达的今天，高水平的网络设施和信息系统能够节省时间，增强双方沟通效果，进而节省人力、物力、财力。相反，如果缺乏相应硬件设施，就会造成外包服务商效率的降低，也会给企业及时了解外包状况带来不便。
承包商作为中小企业人力资源管理的协作单位，对企业今后管理质量的好坏直接起着决定性的作用，所以企业必须高度重视“选择外包服务商”这一环节。人力资源管理外包服务商大致可分为三类：第一类是普通的中介咨询机构，它们从事的业务比较广，人力资源管理承包仅仅是它们诸多业务中的一项，企业可以把人力资源管理的某项工作交给它们去做；第二类是专业人才或人力资源服务机构，如专为企业人力资源管理外包服务的国际盛行的“猎头公司”就属于这一类；第三类是高等学校、科研院所，企业可就一些专业性强的问题向它们寻求帮助。
企业在选择外包服务商时首先要看其实力，只有实力雄厚的外包服务商才能进入选择范围；其次应考虑以下两个方面因素。
1.服务的资信水平和质量
企业在同外包服务商进行合作时，很可能使其了解一部分商业机密，一旦外包服务商将商业机密泄露给第二方特别是竞争对手，那么会给企业造成难以挽回的损失，因而服务商是否有良好的资信记录对于选择服务商至关重要。企业应对外包服务商的综合能力、运作过程和财务状况进行系统评估，以选择合适的服务商。除此之外，外包服务商的服务质量也很重要，它直接关系到企业生产或服务的效率，影响到企业的稳定和发展。
2.服务的价格
企业实施人力资源管理外包的一个非常重要的原因就是降低企业管理成本，而服务的价格与企业管理成本密切相关。如果服务的价格高于人力资源管理在企业内部进行所需的成本，则企业不会进行人力资源管理外包。企业之所以进行外包是因为它可以降低管理成本，从而增加利润。
企业在选择外包服务商时，通常采取下列步骤进行：
（1）制定服务规格说明书。首先衡量现行的服务标准，勾画一条现在处境的基准线，因为如果没有基准线的话，将永远不知道自己的外包是否达到目标。然后确定通过外包后想要达到的目标，即可以获得的利益。比如，使服务成本得到降低、人事成本得到精简等。设立出目标后，定义你想和服务供应商之间达成的关系。定义关系的第一部分，就是构成其法律基础的协议和合约。它包括工作区分、责任区分、服务水准、服务信用或未达到绩效时的赔偿、合约如何修改等。然后，应该思考如何管理与供应商的接触，拟出粗略的合约管理架构。
（2）列举潜在的候选对象。一旦定义出服务规格书，下一步就是拟出一份潜在的候选对象名单，尽量多地收集信息、分析信息，并且要求合作规划或策略规划部门，对这些公司进行分析。一一拜访候选供应商，核查以下要点：①候选供应商的核心实力、经验记录、专业知识如何；②他们的系统和流程如何；③他们的宗旨和理念如何；④你会是他们的大用户还是小用户，你期待他们作出何种承诺；⑤了解他们的文化，相称的文化是成功的重要保障。
（3）进行供应商评估。外包是一项商业决策，不是基于私人理由的决定，此项作业只有在商业目标谋和时才被视为成功，因此，评估流程应该辨别出一组反映商业目标的标准，一般包括：服务理念——供应商要有客户至上的服务理念；企业文化——供应商要有和企业相称的且容易融合的文化；专业技能及经验积累——供应商要有良好的人力资源管理专业技能，具备更高的执业素质和水平。供应商在行业里面应该有相当丰富的从业经验，对其服务对象所在的行业的熟悉程度要高；价格——供应商提供的价格应该是有竞争力的。选择外包的主要动机之一就是降低成本，如果供应商提出的价格太高，导致成本太大，那么外包就没有了意义。
（4）供应商选择。按照规定的程序和权限从候选承包方中作出选择，并建立严格的回避制度和监督处罚制度，避免相关人员在选择承包方过程中出现受贿和舞弊行为。
二、签订详细周密的外包协议
为了避免出现依赖以及泄密的风险，规范双方的权利与义务关系，与外包服务商签订详尽而明确的合同是必需的。外包合同是双方合作的基础，是外包成功的必要条件。由于信息不对称，企业处于相对劣势的地位，因此在签订合同时应提高合同的完善度和针对性，如在合同中要明确外包服务商的责任、费用明细表、服务水平和终止权利等细则，确保合同中有关于未达到服务要求的赔偿条款及保障信息安全的保密条款等。另外，还需拟订退出机制与后备方案，以便在外包服务商的服务无法改善时，转换代理商或收回委托项目自行处理。
一般而言，签订合同的一个基本要求就是严格和严谨，考虑到我国还没有完善、成熟的法律法规来约束外包行为以保证外包企业的利益，这就需要企业认识到外包合同既是合作的基础，也是维护双方利益的凭证。签订一份完善的合同是外包活动取得成功的必要条件，是有效控制外包风险的基本保障。
一份完备的合同大致应当包含以下的内容：(www.xing528.com)
（1）对外包费用的描述。外包合同应详细描述费用的构成及计算方式，包括企业所要求提供的所有服务及特殊的需求所收取的费用。对于在合同中未涉及的费用变化也应在合同中表述清楚，如可以为费用增加设置一个上限。
（2）对安全性和保密性的要求。外包企业应在外包合同中强调外包服务商在安全性和保密性方面的责任，目的在于禁止外包服务商利用外包职务之便披露利用企业的机密信息，防止竞争对手通过外包的漏洞利用企业未经授权的信息。
（3）明确审计要求。外包合同中应当明确获得外包服务商审计报告的权利。例如，可以在合同中写明审计的时间和次数，还可以清晰规定企业可以检查外包服务商的活动同时要求外包服务商定期提交外包报告。
（4）管理多重外包关系。一些外包服务商可能在实际操作过程中与第三方签订合同，为了避免这种情况带来的风险，提高外包活动的可靠性，外包企业要明确界定外包负责方，即确定一个责任外包服务商，无论是责任外包服务商或是其他外包服务商向企业提供服务，所有责任均由责任外包服务商承担。
（5）明确责、权、利的关系。合同中应明确双方的责任、权力和利益，对可能出现的、无法预料的情况的处理方式，明确其相应的违约责任，当然在合同中还可以加入双方认可的其他条款。
（6）设立外包的评价体系。可以在合同中建立对外包服务商的评价体系，即在合同中设立一个参照“标杆”，并可以据此调整外包的价格和层次，一般的操作方式为外包服务商提出候选“标杆”名单，供外包企业挑选一个，作为衡量外包服务商服务和价格水平的标准。在此过程中需要注意的“标杆”的设立需要双方的协商以避免理解上的误差。
企业与承包商是一种协作关系，必须用具有法律效力的外包合同来约束双方的行为。它是企业和承包商合作的基础，是直接关系到外包是否成功的关键因素。因此在签订外包合同时，企业必须注意以下几点：
（1）应对外包的具体业务、承接各种业务的价格、双方的职责范围、合作的期限、工作的进度、预期所要达到的目标、服务质量标准、因违反协议而应受到的处罚等项目进行详细周密的协商，并形成协议条款。
（2）合同的内容应当包括外包模式、具体项目、工作流程、方案报价、服务质量监控指标、激励与约朿条款等。合同应当尽可能选择正式的法律文本，合同中涉及外包项目预期效果、实施计划、阶段考核、信息安全、损失赔偿等方面的条款应当明确详细，明确责任承担。
（3）合同还必须对服务机构的人员与技术要求作出明确约定。因为外包成功与否，在很大程度上依赖于服务机构管理员或者技术人员的稳定。企业应注意在外包合同中，就外包供应商的人员素质和义务作出严格而明确的规定。特别需要对直接参与相关项目的有关人员进行宣传，告知其各种法律的强制性义务和道德性义务。
（4）企业应该谨慎选择代表其签订合同的专业人员，这些人员应该具备良好的法律素质，具备一定的合同签订经验和人力资源管理外包知识，具备良好的沟通能力和谈判能力，另外，对企业具有一定的忠诚度。
（5）合同应以构建企业和外包服务商之间基于信任的战略伙伴关系为出发点，兼顾双方利益。为了全面防范外包服务商的机会主义行为，外包合同内容要尽可能完备，除了外包内容、价格外，还应详细约定双方责、权、利，明确外包的阶段性目标、服务标准、评估方法、风险与责任及相应的补偿机制。有时，需要和外包服务商签署保密协议，以保证企业的信息安全。
（6）在签订外包合同协商中，企业还要充分考虑到外包可能带来的转换成本。因为高转换成本会导致实施外包后，企业对外包服务商的协商能力和控制力减弱，因受制于退出壁垒导致路径依赖。同时，企业必须在合同的签订上，注意保持合同对未来环境变化的充分估计。
三、实施外包风险的全过程动态管理，引入第三方监理
在实施人力资源管理外包后，企业要对外包全过程（即从合约的签订到解除）进行风险监控与管理，以便在风险出现后及时采取补救措施，最大限度地保护企业利益。在全过程管理中，企业要制定人力资源管理外包的总目标和分阶段目标，外包服务商要根据这些目标，并结合企业实际情况，提出具体的工作计划和组织措施。同时，企业也应该建立相应的同步控制体系和信息反馈系统，跟踪检查和分析外包服务商行动结果与企业计划目标的偏离程度，并在必要时进行调整。人力资源管理外包领域正在逐渐扩展，从最初的单向培训活动、福利管理活动发展到今天的人员招聘、薪酬福利、保险管理、员工培训与开发、人才租赁、人力资源信息系统管理等一系列的人力资源管理事务性工作，使人力资源管理外包在长期有效的情况下转化为企业的竞争优势，而企业如果对外包服务商的工作进行点对点的监督和控制必将引起管理成本的增加，引入第三方监理，可以就外包项目的实施质量、进度、费用支出进行监督控制，以保证外包项目的成功运作，同时也降低了企业成本和外包所带来的风险。第三方监理人选可以是：
（1）人力资源管理外包行业协会。由外包协会负责制定奖惩标准，并实施监督外包服务商的工作。
（2）企业内部员工。由于企业内部员工对外包服务商进行监督，企业应充分听取内部员工提出的意见和建议，把调查的结果和员工的意见和建议及时地反馈给外包服务商，并配合、监督他们对存在的问题进行改进，以提高服务质量。一方面，这样做可以有效地监督外包服务商；另一方面，可以使内部员工积极地参与到外包工作中去。
四、建立外包风险的激励——约束机制
所谓激励就是激发与鼓励，是一个人在追求某些目标时的愿望程度，是管理者促进、期望和诱导其下级按照所期望的方式行动的过程。它可以是物质的激发与鼓励，也可以是精神的激发与鼓励。激励的目的是调动一个组织或个人的积极性。激励机制是在组织系统中，激励主体系统运用多种激励手段使之规范化和相对固定化，而与激励客体相互作用、相互制约的结构、方式、关系及演变规律的总和。激励机制是企业将远大理想转化为具体事实的连接手段。一定的激励机制会“自动”地导致激励客体的一定行为，一并呈现出某种规律性。激励只有形成机制，才能持续有效地发挥作用。约束则是运用法律、道德等手段抑制员工对个人欲望的追求。约束机制是根据经营业绩及对约束客体各种行为的监督结果，约束主体（企业所有者或市场）对约束客体（企业经营者或内部控制人）作出适时、公正的奖惩决定。激励与约束的关系不是对立的而是相辅相成的。激励通常是在一定约束条件下的激励，而约束往往又是建立在激励基础上的。如果没有约束即没有一定的秩序和规则，每个组织和个人都可以各行其是、为所欲为，也就谈不上激励。但是，如果仅有约束而没有激励，就会把一个组织或事物搞垮，从而也就失去了约束应有的作用。同时，从一定意义上讲，激励本身也是一种约束，如对企业各级领导和员工进行激励，给他们以较高的社会地位和待遇，这本身对他们又是一种约束。他们必须遵纪守法，勤奋工作，开拓创新，不断进取，取得好的工作业绩才能得到相应的地位和待遇；否则，就有可能失去他们。
一般来说，激励因素可归纳为两大类：一是来自行为者的内部，包括个体和组织内部，称为自行激励或自我激励。自行激励往往是自身感觉到某种必须得到的需求，或者人们受到某种信念的驱使，也会产生自我激励。二是来自外部，即受他人、组织、环境的深刻影响，称为外来激励。这种影响主要来自两个方面：一方面，是激烈竞争的影响；另一方面，是环境变化的影响。环境的变化和发展，产生不满足感，不满足感产生激励，促人奋进。自行激励与外来激励并存，不可截然分开。例如，某个人穷困潦倒，他要求在一定程度上改变这种状况，是他自求生存的本能和愿望而驱使，或者受了他人的改变与之相同处境的行为的启示，而激发自己这种欲望并产生改变这种状况的行为，但是，他要改变这种穷困潦倒的处境，就必须存在外界可提供的条件；否则，他的自行激励也就无从生成。因为首先，人是环境的产物，人的欲望、动机、需求和行为等也是环境的产物；其次，人能在一定条件下和一定程度上改造环境。由此可见，自行激励是有条件的、相对的；外来激励是无条件的、绝对的，而且又是大量的。约束因素包括内部约束和外部约束两方面。企业的内部约束有四种：一是公司章程。企业应该从最基础做起，修改章程，对公司各个利益主体进行约束。二是合同约束。国内企业的合同很不规范，没法体现企业责、权、利的统一。如果没有责任，只有权利和利益，则企业就可能会破产。因为人对权利和利益的追求是无限的，没有责任就无法约束。三是法人治理结构的约束。企业要形成科学的法人治理结构，并明确规定股东、董事会、监事会和总经理之间的权利、责任和利益，形成相互制衡的关系，这种相互制衡的关系本质上就是一种约束机制。四是监事会的约束，监事会受股东大会的委托负责监督董事会和总经理的活动，并接受股东大会的监督。监事会有行使检查公司财务，对董事会、经理执行职务违反法律、法规或者公司章程的行为进行监督，当董事和经理的行为损害公司的利益时进行纠正，提议召开股东会等权力。企业的外部约束也有四种：一是法律约束；二是道德约束；三是新闻约束；四是来自各方面市场的约束，如人才市场、股票市场和商品市场对企业经营者的约束。
为了更有效地激励外包服务商，提高他们服务的质量，企业必须保持对外包业务性能的随时监测和评估。当前，我国还尚无完善的法律法规和行业规则来规范外包业务的具体运作，但可以通过双方的谈判与合作协议来规范外包服务商的行为。一方面，通过签订细致全面的外包合约以及采用抵押和担保等法律形式加强对外包机构的控制和约束；另一方面，当企业和外包服务商签订外包协议或合约后，二者之间就形成了委托与代理关系。在双方签订合作协议后，存在的风险主要是道德风险，委托与代理对这种风险可以采取的有效措施除了监督之外，主要还有显性的激励契约设计。通过价格激励、订单激励、商誉激励、业绩激励、组织激励等方式手段，充分调动外包服务商的服务积极性，促使他们在外包实施过程中提高质量、加强管理、控制成本、减少风险。当企业对外包服务商进行激励报酬设计时，要考虑该报酬必须与其承担风险的成本相平衡。由此建立起符合双方利益及风险共担的激励约束机制。
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