采购绩效评价的利益相关者包括内部客户、外部客户、供应商、第三方咨询或管理顾问。各利益相关者在采购评价中有不同的作用,如表8-12。
表8-12 利益相关者在采购绩效评价中的作用
让利益相关者或其代表积极参与到采购绩效评价活动中,有以下优势和益处:
(1)满足组织本身的职能绩效管理要求,在当前或未来的采购重要活动中分担角色与责任;
(2)扩展、吸收采购欠缺的其他管理技能;
(3)有助于建立跨职能协作的团队,打破内外部沟通壁垒;
(4)有助于提高采购绩效评价过程的效率。
采购绩效评价的人员具体包括以下各方:
(1)采购部门主管和员工;
(2)内部客户,如工程部门或生产管制部门;(www.xing528.com)
(3)组织内部其他职能部门,如会计部门或财务部门;
(4)主要的供应商和服务提供商;
(5)第三方咨询专家或管理顾问。一般情况下采购职能经理负责评价,但是在首次实施评价系统或者系统试运行阶段可聘用外部专家。
采购部门的客户可以细分为内部客户和外部客户。在一个制造企业中,所有采购物品和服务的直接使用者实质上都是内部的,一般包括生产、研发、维修和客户服务部门。一般说来,内部客户是与采购绩效评价息息相关的部门,也乐于参与到采购绩效的评价中。外部的客户是下游的企业,因为外部客户不会主动参与采购绩效的评价,因此在实施采购绩效评价时,可以通过客户调查等方式,将外部客户的需求和观点考虑进来。
此外,供应商和服务提供商,以及企业中与采购有业务往来的其他部门(计划、设计、财务、会计等)都是采购流程中的客户。供应商是采购询价、采购订单和合同的接受者,因此供应商对采购的绩效非常感兴趣。服务提供商是一类特殊的供应商,主要是提供服务,比如供应市场信息提供者、运输公司、银行、鉴定和检验机构、报关公司等。当然,只有最重要的供应商和服务提供商才可能参与采购绩效评价,尤其当供应商与企业建立了长期合作关系或有重要的业务往来,供应商一般都会有兴趣参与采购绩效评价。
采购绩效评价需要与评价结果相关的所有人参与,既包括采购部门的领导和员工,也包括内部和外部的客户。广泛参与的主要原因有:
(1)确保评价关注关键问题。每一个员工和客户都有其独特的见解和经验。
(2)保证评价结果是可信的。假如客户没有参与进来,很难保证采购绩效结果的可信性。
(3)使客户以及员工能够更认同评价结果。
(4)参与绩效评价是一个很重要的学习与实践的过程。员工可以对采购职能的运作有更深入的理解。
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