产品与服务规格的优化方案

采购规格是对产品或服务供应中需要满足的要求的一种系统陈述。

1.产品规格的种类

【Tips】　一个最基本的产品规格是“默示质量”。比如，钢笔具有书写功能，雨伞具有遮雨功能。这些功能被认为是默示的，因为已人尽皆知。但很多情况下，默示质量是不充分的。

规格说明是采购订单和采购合约的核心。产品规格有以下几种类型：

（1）品牌或商标名称。

一个最简单的描述形式是品牌。品牌或商标，加上特定的型号信息，足以向供应商传达采购信息。如果一个品牌能够满足要求，那么指定就很容易。

对于公众每天使用的产品和服务（如轿车、计算机等），利用品牌和商标名称是合适的，因为它对订购所需的特定产品提供了足够的信息。

优势：对所提需求给予明确、简介和清晰的沟通；易于使用，并能立即采购到物品；质量一般可以信赖。

劣势：品牌产品一般比无品牌产品更昂贵；竞争可能受限，可能只有一个供应商；品牌供应商可能私自改变明细规格。

【例2-6】　如某些五星级宾馆，要求卫生洁具必须采购德国科勒、日本TOTO，水龙头必须采购德国高仪龙头。

（2）设计/技术规格。

具有较高的规定性，全面定义需要什么。这是描述方法中最准确的一种，这类规格适用的场合是，买方比供应商拥有更多的专有知识和技能；买方希望采用内部开发的特殊设计并需要与供应商沟通；采购的物品或设备专用性和复杂性较高。

【例2-7】　技术规格示例：广口玻璃瓶的技术规格如图2-1所示。

图2-1　广口玻璃瓶的技术规格

技术规格可以包括文字信息和设计图纸两部分。技术规格一般包括以下参数：①物理属性，如尺寸、强度等；②设计细节；③公差；④使用材料；⑤生产过程和方法；⑥维护要求；⑦操作要求。

优势：详细精确；易于利用规格来检验。

劣势：需要投入相当大的精力，并要求有专家参与制订；可能需要供应商开发定制产品；或许会限制能够供应的供应商数量；设计风险由买方承担。

（3）构成规格。

描述一个产品的构成，一般从化学和物理性质方面进行描述。比如纯度、密度、成分、添加剂等。这类规格通常用于原材料以及食品和化学类商品。

优势：严谨和明确；易于检验产品是否满足要求。

劣势：或许需要专家来制订；需要特殊的测试设备。

【例2-8】　奶制品、有专门商业标准；脂肪含量、蛋白质含量大于基准值；酸奶配料中必须有乳酸菌，不然只能称为乳酸饮料而不能叫作酸奶。(www.xing528.com)

板材、地板的环保标准：达到国家或欧洲E0、E1标准，就是每立升空气中，板材释放的甲醛含量≤0.5 mg。

（4）功能和性能规格。

功能规格定义了产品或服务必须达到的成果。功能和性能规格一般不描述所需的功能和性能是如何实现的。这类规格适用的场合是，供应商比买方拥有更多的专有知识和技能，或供应商所处行业技术变化非常迅速。

优势：供应商能够在优化解决方案时进行创新；风险由供应商承担；相对技术规格需要较少的精力投入。

劣势：评价供应商的特定设计能否有效运作是困难的；比较供应商的报价很复杂且时间冗长。

【例2-9】　电线的性能规格要求能够承受一定的温度、具有额定的耐磨性以及特殊的导电能力。

（5）样品。

样品可以用作规格。当样品满足用户需求时，规格引用样品，并申明生产其他产品应该以样品为标准。通常适用于其他规格方法皆不适用时，如颜色、印刷品等级无法以规格说明。

优势：使供应商易于理解所需产品的属性（买方提供样品）；使买方能评估适用性及性能（供应商提供样品）。

劣势：需要确保实际供货与样品相同；很难确定和证明与样品之间有小的偏差。

不同产品规格适用的情况如表2-1所示。

表2-1　不同产品规格适用的情况

【Tips】　当采用设计/技术规格时，采购物品不满足需求的设计风险由买方承担；而当采用功能/性能规格时，供应商承担采购物品不满足需求的设计风险。

当产品只用一种规格方式不能进行全面描述时，应将两种或两种以上的规格方式组合使用。

【例2-10】　办公室挂的帘子，需要化学规格描述帘子的布料要求和防火要求，用物流规格描述尺寸要求，用样品来描述想要的颜色和纹理。

2.服务规格

服务是一方提供给另一方的无形的，并且不会形成所有权的活动或利益。服务是无形的，很难进行定义。企业采购的服务类型很多，包括运输、广告、薪酬管理、保险服务、银行服务、包办宴席、培训、设计服务、管理咨询等。

【例2-11】　服务规格说明的示例

运输：在不超出15天的期限内将指定的货物，无货损地送达指定目的地；

广告：设计并进行一项促销活动，使公司产品的消费者认知度在12个月中增长15%；

培训：要使至少80%的员工通过下列培训课程，达到国家采购专业资格考试的及格分数。