采购说明的详细内容

在开始进行采购或交易之前，企业内部其他部门需要把采购需求通报给采购职能部门。采购部门通过两种方式获取需求信息：采购申请书或物料需求计划（MRP，Material Requirements Planning）。采购部门需要提供对需求的详细描述，以便与供应商沟通。采购说明（Purchase Specification）包含了向供应商传递的所有信息，包括以下内容：

1.明确需要的产品或服务

对采购的产品或服务进行技术性的定义，就是确保所明确的质量或结果可以满足对其性能或功能的要求。为了保证交付的产品能像预期那样正常工作，还需要明确提出对测试、检验和质量保证文件的要求。此外，特殊的包装和运输要求也可以是其中的一项内容。确保以清楚明了的方式将信息传递给供应商，这一点最为重要。

2.明确数量

某时期内的需求确定后，就要确定订购批量和订购周期了。订购批量和订购周期取决于企业采用的库存控制方法。订购数量与交货数量并不相同。一次订购数量可能包含了订购期间内多次交货的数量。

3.明确交付

明确交付包括明确送货次数、送货的时间、交货地点、运输方式和包装形式等。

【例2-3】　交货计划：例如，设备的主要部件，采购方应制订出供应商交货的详细计划。

包装说明：为了使运输中货物受损的风险降到最低，采购方需要对包装物属性进行详细的规定。例如，食品需要冷藏运输，易碎品要使用柔软的内包装。

4.明确供应商服务与响应(www.xing528.com)

采购部门需要确认供应商的响应、提供的技术支持、维护和修理服务等级。供应商响应与供应商的服务水平相关，在可能的情况下，采购方应利用具体的指标明确所要求的服务水平。采购方可以将维护作为主采购订单的一部分，在订单中做出规定。

【例2-4】　供应商响应：例如24小时的电话服务。

技术支持与培训：例如当采购复杂机器设备时，采购方应该要求供应商在机器启动和试运行期间提供技术支持与帮助。采购说明中可能包括最少保证多长时间的技术支持。

维护与维修：例如，接到机器发生故障通知24小时内修理工要及时赶到，或者供应商要在接到通知的24小时内将需要更换的关键零部件送达采购方。

5.明确提供给供应商的其他信息

提供给供应商必需的额外信息，包括采购方的联系方式、买方企业的背景资料、产品或服务的范围、适用的法律法规等。背景资料可以使供应商了解采购方的一些基本情况，并且了解采购方通过采购想要达到的目的。这运用于与新的供应商进行沟通或签订一份数额较大的合同时，这些信息为供应商准备报价提供了条件。

【例2-5】　产品或服务的范围：供应商的成本取决于订单涉及的范围，因此在采购说明中必须明确采购产品或服务的范围。例如，国际性采购中，应明确供应商是否承担运费、保险和关税。

适用的法律法规：例如，某些危险品要求附上物料安全数据清单，提供这样的清单是供应商应尽的职责，但采购方最好还是在采购说明中加以说明。