实时管控提升财务决算常态管理效率

秦永茂 徐 莉 张滋娜

国家电网重庆江津区供电有限责任公司

财务决算是对企业年度业务活动和财务收支情况进行综合总结的一项重要工作,也是对企业年度财务收支、经营成果、资产质量和管理绩效的综合反映,是考核企业经营业绩、评价财务绩效的基本依据,亦是对预算执行效果的全面检验,以编制的年度财务会计报告和报表为表现形式。财务实时管控是指针对会计核算、预算管理、资产管理、工程管理、资金安全、队伍建设等管理模块设置量化指标,并进行实时监控、月度考评。随着公司集约化发展的推进,实现财务决算管理工作思路由定期调整为常态,对提高财务决算管理工作效率,推动公司经营管理水平提升起到积极作用。通过以财务实时管控指标为抓手将财务决算工作常态化是本文研究的主要内容。

一、研究基于财务实时管控的决算常态管理的意义

(一)依法治企的需要

《中华人民共和国会计法》规定“财务会计报告应当根据经过审核的会计账簿记录和有关资料编制,并符合本法和国家统一的会计制度关于财务会计报告的编制要求、提供对象提供期限的规定”。《企业财务报告条例》规定“对外提供的财务会计报告反映的会计信息应当真实、完整”。《会计基础工作规范》要求“会计报表应当数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚”。为了规范企业会计确认、计量和报告行为,保证会计信息质量,财政部制订了包括《企业会计准则——基本准则》在内的40多项准则。以此可见,国家对财务会计报告的编制提出了较高的要求。

党的十八大和十八届四中全会做出了全面推进依法治国的重要战略部署,供电企业作为关系国计民生的重要骨干企业,必须在法治国家建设中发挥表率作用,树立法治思维、增强法治能力,全面、认真贯彻落实国家各项法律法规,全面建设法治企业。因此强化决算的常态管理,全面提高财务决算质量就是落实各项财经法律法规的具体体现,是依法治企的需要。

(二)提高企业管理水平的需要

财务决算一般在年底进行,在次年形成财务会计报告,其反映的经济业务和财务数据均已发生,难以逆转。因此从传统财务决算对业务的信息反映上来看,即使前端业务存在虚假也需反映,真实性不强;数据不实导致可用性不强;部分事项在事后反映,及时性不强;事后数据反映,无法对未来事项进行判断和预测,导致前瞻性不强。从财务对业务的过程控制来看,一般仅仅停留在反映层面,对监控层面涉及较少,导致监控内容不全面、控制的规则未与前端业务完全衔接、控制的手段不丰富、控制能力不足。从财务对业务结果的监督来看,财务监督功能分散、缺乏统一完整的业务监督规则、实时性和刚性有待提高。基于此,必须对传统的财务决算管理模式进行变革,实施常态化决算管理,实现信息实时反映、过程实时控制、结果实时监督,全面提升财务的实时反映、控制、监督能力,促进全面提升企业管理水平。

(三)提高财务决算质量的需要

笔者所在公司以前的财务决算集中在年终进行,时间紧、任务重、数据多、要求高。由于经验不足、重视程度不够,财务人员和业务人员素质较低,没有制订财务决算总体方案、无固定人员参与决算工作、无法把控工作节奏,导致财务决算工作忙而无序,严重影响决算质量,无法满足信息使用者的基本要求,无法为管理者决策提供参考。基于实时管控的决算常态管理,有利于将财务决算工作融入日常工作中去,为财务决算做好各项准备工作,进一步提高财务决算质量。

二、基于财务实时管控的决算常态管理的内涵和主要做法

笔者所在公司以国家法律法规、国网公司和重庆市电力公司对财务决算工作的要求为依据,以“思想、素质、组织、制度”四项保障为支撑,通过强化“预算常态管理、工程常态管理、往来常态清理、数据常态管理、稽核常态管理、动态常态管理”六项工作常态化管理,将年底繁重的财务决算工作分解到日常工作中,将财务决算管理关口前移,实现了信息看得清、过程控得严、风险防得住,不断提升财务决算质量的目标。

图1 基于财务实时管控的决算常态管理体系图

(一)四项保障,实时支撑决算工作常态化管理

1.思想保障,促观念转变

思想决定行动,只有认识到位了,才可能采取正确的行动。为此,公司首先从抓思想认识入手,强调财务决算工作的重要性。对领导层,公司总经理和财务分管领导不定期在总经理办公会以及班子碰头会上向领导班子成员讲解财务基本知识,强调财务工作特别是财务决算工作的重要性。对一般财务人员,通过每周学习一次财务政策文件、上级领导讲话以及开展内部讨论等形式提高思想认识。对财务工作参与者,通过每年定期召开财务工作座谈会、发放宣传资料等形式讲解财务知识及对公司和自己的影响,让他们像重视安全工作一样重视财务工作,自觉地参与到财务工作中来。

2.素质保障,促水平提高

人是在不断学习中成长的,为此笔者所在公司通过多种形式提高人员素质。一方面加强财务人员素质提升。针对45岁以下的财务人员,要求其每年根据自身的职称和学历情况,制订素质提升计划,并给予奖励;每年结合工作实际,开展财务知识竞赛,在试题的设计上紧扣与实际工作相关的国家财经制度、税收法规、公司通用制度及公司管理规定等,杜绝“高大上”不切合实际的理论性试题,促进财务人员深入学习财务知识;根据《会计基础工作规范》要求并结合实际,对于财务风险岗位每三年进行一次轮岗,达到防范风险和多岗位锻炼提升素质的目的;每年要求财务人员到业务部门学习前端业务知识,掌握业务部门的具体流程,以指导业务部门配合财务工作。另一方面加强对业务部门的培训。通过举办财务专项培训班,使其参与者掌握相关的财务规定,并在日常业务中随时对相关人员宣贯讲解存在的问题以及改进的方法。

3.组织保障,促人员到位

为做好财务决算工作,提高决算工作质量,成立由公司总经理担任组长,财务分管领导担任副组长,班子其他领导、有关部门负责人为成员的财务决算工作领导小组,并作为常设机构指导财务决算工作。领导小组下设办公室,办公室设在财务资产部,由财务负责人担任主任,财务资产部全体人员和各部门相关工作人员担任成员,负责日常财务决算工作。年终财务决算期间,工作小组成员不得无故缺席,如确有要事,必须向组长请假,并办理好交接手续。对影响决算工作进度和质量的责任部门和人员进行严格考核。通过上述措施,实现了决算工作人员到位,沟通顺畅,为决算工作的顺利开展奠定了基础。

图2 财务决算领导小组组织机构图

4.制度保障,促规范管理

要做好决算工作,就要扎扎实实地从制度建设等基础层面抓起,通过夯实基础、长期积累,才能取得成效。在国网公司和重庆市电力公司相关制度的基础上,公司结合实际相继出台了涉及报销、资金、工程、预算等多方面的多个管理制度。在制度中均结合财务管控标准流程绘制了清晰的流程图,建立起“制度管人、流程管事”的内控体系,为规范管理、财务决算提供了制度保障。

表1 公司规章制度目录

(二)强化预算常态管理,实时调控经济行为

凡事预则立,不预则废。加强预算的常态管理,对于强化资源配置、调控经济行为、引导完成目标具有十分重要的意义,可以说财务预算是财务决算的基础。

1.建立全员参与机制

作为预算编制、控制、执行的主体,树立全面预算管理的思想理念非常重要。笔者所在公司通过强化培训、多种宣传,公司上下包括公司领导、中层干部、一般员工已逐步树立起了全面预算管理理念,养成了凡事先问“是否已纳入预算”的习惯。同时建立了全员负责的四级管理机制:第一级为预算管理委员会,负责审批公司预算,决策预算管理中的重大事项;第二级为部门负责人,与公司签订月度预算管理绩效目标责任书,对预算编制、执行、考核结果负责;第三级为业务归口部门预算专门负责,具体负责落实预算过程跟踪、协调与控制;第四级为使用部门的每个人员,负责执行公司下达的分月预算。

2.强化预算编制管理

在编制年度预算之前,公司财务资产部组织召开各部门参与的预算编制讨论会,结合国家宏观经济情况、本供区客户增减情况、自然天气、本企业电网、经营实际情况,编制售电量、线损率、利润总额、固定资产投资等预算。充分讨论形成预算方案后,报公司预算管理委员会审批后形成年度预算方案,并编制分月预算,下达各部门执行。

3.强化执行过程管控

财务资产部每月根据年初制定的分月预算全过程跟踪,通过定期分析、及时调整、强化考核,实现过程控制,确保预算执行效果。

一是定期分析。每月初召开一次预算执行情况分析会,通报预算完成情况,对没有完成预算进度的项目进行重点分析,找出原因,提出解决的具体措施;对于全年各项目是否能完成进行趋势判断;提醒当月需要完成的预算项目。

二是及时调整。通过每月的分析,对于确实无法完成或大幅超额完成的项目,分别采取措施进行调整。对于售电量、工程投资、利润总额等关键指标向上级单位行文请示调整;对于无法完成的成本预算项目,调减其预算金额,并根据重要性和紧急性从公司成本项目储备库提取项目进行安排。

三是强化考核。根据公司预算管理办法的规定,对于预算执行中出现较大偏差的项目进行分析,对确实有管理责任的,对责任部门和责任人员进行考核,目的是促使责任部门重视预算管理,加强原因分析,确保预算执行效果。

(三)强化工程常态管理,实时提升工程“两率”

供电企业作为资金和资产密集型企业,要为客户提供优质的供电服务,必须不断加强电网建设。笔者所在公司供电区域多数在江津南部山区,电网薄弱,近年来,加大了电网投资力度,平均每年固定资产投资近1亿元,工程项目200余项。如果全部集中在年底办理工程决算,势必对财务决算工作带来被动。因此,笔者所在公司强化工程常态管理,实现工程转资及时率、工程竣工决算及时率均达到100%,即已达到预定可使用状态的工程项目全部在次月暂估转资、所有工程项目均在完工后规定的时间内全部办理完成竣工决算,为年终财务决算奠定了基础。

1.制订工程决算节点计划

每年初,在上级单位下达工程投资计划后,由财务资产部组织物资、工程、审计等部门组织编制“工程项目决算办理时间节点计划表”,明确各类项目的计划完工时间、计划结算审计完成时间、计划决算时间,并严格监督执行。

2.加强预算执行过程管控

编制“工程项目预算分月累计计划执行情况表”,每月分上、中、下旬及物资账关闭的前一天预警各工程管理部门,督促其立即查找原因,制订积极的纠偏措施。其中预警通过红黄绿三种颜色区别,绿色为偏差控制较好的项目;黄色为预算偏差5%～10%的项目;红色为预算偏差10%以上的项目。对于超月度计划和超总投资的情况,查看是否需要调整投资计划。对进度严重滞后项目,分析是否存在项目成本串项的情况。

3.严格执行时间节点计划

一是工程管理部门每月必须向财务资产部提交完工投运通知单,无完工项目也需要零报送,实现工程完工一个暂估转资一个。

二是明确工程完工后的资料准备时限。工程竣工验收交付使用后,在规定时间节点内编制竣工决算报告。对于110千伏及以下的电网工程及营销、信息化等工程项目,工程管理部门应在工程项目完工后9周内将经过审计的结算报告提交财务部门,财务部门在完工后3个月内办理竣工决算及正式转资;对于小型基建项目,工程管理部门应在完工后9周内将经过审计的结算报告提交财务部门,财务部门在完工后4个月内办理竣工决算及正式转资。

4.根据情况适时调整工作进度

对于在工作中实际遇到的由于不可抗力或人为阻工等情况确实影响工程进度和工程决算进度的,由工程管理部门向财务部门提出申请,经分管领导审批同意后,及时调整时间节点计划。

5.严格问责考核

对于因管理失责造成没有及时办理暂估转资和竣工决算的,根据《重庆市电力公司工程竣工决算管理办法实施细则》的规定进行考核。

表2 业务预算分月计划执行情况表

(四)强化往来常态管理,实时清理债权债务

《会计基础工作规范》规定“各单位应当定期对会计账簿记录的有关数字与库存实物、货币资金、有价证券、往来单位或者个人等进行相互核对,保证账证相符、账账相符、账实相符,对账工作每年至少一次”。因此,强化往来款项常态管理,理清债权债务,确保账实相符,是加强会计基础工作的需要,也是做好财务决算工作的需要。笔者公司通过严格源头管理和过程管理,强化往来款项的常态管理。

1.严格挂账源头管理

一是提高会计人员业务水平。通过组织学习《会计基础工作规范》《会计核算实务指南》,让会计人员掌握各往来款项的性质和核算范围,保证挂账的准确性,杜绝乱挂账、随意挂账的情况。二是严格要求挂账依据。在挂账时,无论是债权类还是债务类,必须有充分的依据和理由,有明确的经办人和负责人签字;严格禁止在“其他应收款——其他”和“其他应付款——其他”中挂账;挂账后财务资产部内部明确“谁挂账谁清理”,定期核对;同时稽核专责和财务主管加强对挂账依据的审核。

2.强化挂账过程管理

一是加强往来款项的对账。

(1)书面函证。每年定期开展两次函证工作,回函率及数据准确率均达90%以上,对数据核对有误的及时与对方单位联系查找存在差异的原因。(www.xing528.com)

(2)电话核对。对没有函证回复的,通过电话核对及时了解债权债务的现状,有效防止双方业务人员串通舞弊。

(3)台账核对。财务资产部定期或不定期与前端业务部门的台账核对,及时发现差异、及时查找原因、及时改进。

二是对各种类型的往来账款分类别、分账龄进行过程管理。

(1)备用金。对备用金的清理按备用金管理办法的要求,每月清理一次,对临期备用金财务资产部通过OA通知进行提醒,如还有逾期未还款的提请考核。

(2)应收账款。对应收账款按营销部对电费回收的要求执行,公司电费回收率均达100%,月末及年末结零。

(3)预付账款。对预付账款的支付严格把关,紧急、必要的才予以支付,支付后的结算工作限定在两个月内结清。

(4)其他应收款。对其他应收款的清理重点关注历史遗留款项,逐项清理并责成专人负责查找存在的问题,凡有证据表明无法收回的,积极收集证据,履行核销手续。

(5)应付款项。应付款项分为应付购电费、应付物资款、应付工程款、应付质保金、应付暂估款、其他应付款。

应付购电费:笔者所在公司上网的小水电企业在90家以上,抄表时间在每月26日左右,购电费都是在次月20日之间支付,基本做到了上月款次月结。

应付物资和工程款:做到定期分析,根据产品质量、需求情况、供货情况、工程进度和质量建立供应商和施工单位支付台账,确定付款顺序,在资金许可和对账无误的情况下,对这部分款项优先支付。

应付质保金:质保金的管理由供应商和施工单位提出支付申请,前端业务部门核实是否到期,并就商品、工程质量是否合格签署意见,传递到财务资产部后与账面金额核对无误后支付。

应付暂估款:作为应付款项中的重点关注对象进行过程跟踪,财务人员在ERP系统中用事务代码ZMM040查看采购订单执行情况统计表,监控物资收发货状态,当收货状态为完全收货时,督促物资部门在两个月内进行发票校验。

(6)预收电费。对预收账款的清理做到了每周与营销数据核对,保证营财数据的一致性。

(7)其他应付款。对其他应付款的清理重点关注三年以上账龄的款项及临时接电费,三年以上账龄的款项查找未支付原因,如无法支付的应出具相应手续转收;临时接电费每月与营销台账核对,做到双方账上可查、账户可清。

3.规范呆坏账处理

对往来款项清理出来的问题及时进行账务处理,对整个清理工作形成闭环管理。对于债权类问题,有确实证据证明无法收回的经总经理办公会审批后计入“营业外支出”,对由于管理不善给单位造成损失的按相应的制度予以考核;对于债务类问题,有确实证据证明无法支付的,在省级报刊登报公告,并聘请中介机构出具鉴证报告后经总经理办公会审批后转收入。

(五)强化数据常态管理,实时确保业财一致

资料收集和数据核对,是做好财务决算工作的基础,如果财务部门与业务部门数据不一致,财务决算的真实性失去基础,财务决算质量将无法保证。

1.加强资料收集常态管理

一是加强对常规资料的收集。针对财务决算表格每年变化不大的情况,每年财务决算后财务资产部及时将决算已提供的准确资料分发到相关部门,各部门据此准备相关资料,建立相应台账,如往来清理台账、临时接电费台账等。

二是加强对新增资料的收集。年终新的决算报表下发后,财务资产部将其与上年的决算进行差异分析,梳理出新的需求,分解至各部门准备,并限定完成时间。

2.加强数据核对常态管理

一是加强系统数据核对。每月末25日前完成各类系统数据一致性核对,包括财务管控系统与ERP系统数据核对,确保数据准确;对财务管控系统与营销系统核对,确保收入、预收账款、应收账款等数据准确;对人力资源系统与财务管控系统核对,确保人员、工资、社会保险费数据准确;对生产管理系统(PMS)与ERP系统核对,确保设备与资产的联动一致。

二是加强工程数据核对。财务部门每月与工程管理部门进行数据核对,包括工程投资计划、工程进度、工程结算金额、工程决算金额等,确保工程不超投资计划,发现异常及时处理。

三是加强资产核对。财务资产部每日核对货币资金余额,确保货币资金账实一致,与银行核对一致,未达账不超过1个月;每季度由存货管理部门组织财务、审计等部门进行存货核对,对发现账实不相符的查明原因立即处理,确保账实一致;每年由财务部门牵头,各业务部门配合,对重点固定资产进行一次账实核对。

(六)强化稽核常态管理,实时防范财务风险

财务稽核是财务部门对于财务工作进行的一种自我检查和审核,有利于对日常工作中出现的疏忽、错误等及时加以纠正,提高会计核算工作质量,进而提高财务决算工作质量。公司建立了稽核工作的常态化机制,达到随时发现问题、随时纠正问题的目的,实现风险防得住。

一是加强对会计基础工作的稽核。建了财务资产部经办人员、稽核人员、财务负责人的三级稽核机制,对会计基础工作进行常态化的稽核,包括会计凭证的合格性、入账的及时性、凭证摘要填写的规范性、会计科目入账的准确性等,并每周通报稽核结果,对于连续多次出现同一问题的责任人,指导其认真分析原因,提出整改措施。

二是加强对重要财务事项的稽核。通过建立在线监测系统,在系统中明确需要重点稽核的事项,并设立稽核规则,一旦出现与规则不符的情况,系统将自动报警提醒,稽核人员立即通知相关部门查明原因进行整改,有效防范风险,如大额成本开支项目、大额工程项目、大额资金流出。

三是定期对基层班组进行稽核检查。财务资产部每月定期到各基层班组进行检查,检查内容包括发票、资金、物资、工程、报销等方面管理,并制作成“管理检查表”,表中列举了检查的具体内容,便于检查人员对照,并根据检查结果形成“管理检查结果和整改措施表”,对发现的问题提出整改措施,要求各责任班组限期整改。

四是建立易错事项案例库。每年初财务资产部结合上年各种外部检查、内部稽核发现的问题,建立易错事项案例库,库中列举了问题的表现形式、产生问题的原因、防范措施,并将该库作为教材发给财务人员以及相关的财务工作参与者,指导他们加强学习、吸取教训、杜绝重犯,降低出错率。

表3 会计基础工作检查问题手册

(七)强化动态常态管理,实时确保决算进度

工作动态是反映工作开展情况的汇总文件,及时发布工作动态,有利于上级领导和工作参与者了解工作要求、把握工作节奏、按既定计划稳步有序推进工作,对于确保工作进度和质量具有重要意义。将财务决算工作动态纳入常态化管理,确保财务决算进度。

一是建立共享文件夹。为做好财务决算工作,财务资产部在公司局域网中设立了一个财务决算共享文件夹,由财务资产部报表专责负责管理,文件夹中包括上级和公司对财务决算工作要求、领导讲话、决算资料、常见问题解答、工作进度情况等。各财务决算参与部门可通过查阅共享文件,了解工作要求,对疑难问题获得答案,起到了共享交流、节省时间的作用。

二是制订“财务决算时间节点表”。每年根据上级的要求,结合公司实际,财务资产部组织召开财务决算工作会,会上按上级对财务决算完成的时间要求,倒排时间节点,落实工作任务和责任部门、责任人。会议后由财务资产部每天对节点完成情况进行跟踪,并在节点表动态更新,发布在共享文件夹中。对于工作进度滞后的部门,由分管领导进行指导、约谈,限期完成任务,确保了工作进度。

表4 年度财务决算时间节点表

三是强化总结整改。每年财务决算工作完成后,由财务分管领导组织召开财务决算工作总结会,相关部门的负责人和涉及决算工作的专责共同参与,总结上年决算工作中取得的成绩和好的经验做法,查找工作中存在的问题和不足,分析产生问题的原因,提出整改措施,落实相关部门负责整改,杜绝来年再犯,对决算工作形成闭环管理。

表5 决算工作总结问题整改任务分解表

续表

三、供电企业基于财务实时管控的决算常态管理实施效果

(一)紧密合作,贯彻了依法治企精神

通过多年实践,笔者所在公司形成了一套财务决算的标准流程,提高了财务决算质量。财务资产部作为牵头部门,每年均制定了周密的工作方案并严格督促执行,各部门高度重视财务决算工作,紧密配合,财务决算井然有序、忙而不乱;交上级现场会审的时间由以前的一周缩短为一天。会计报表数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚、上报及时,近几年会计师事务所对公司均出具标准无保留意见,贯彻落实了国家会计法律法规对财务决算的高标准、严要求。

(二)常态管理,提升了实时管控能力

通过决算常态管理,强化了内部控制,做到了财务信息及时发布,实现了信息看得清;强化了对预算、工程、决算的全程参与和控制,实现了过程控得严;通过制订稽核工作规则,主动介入业务前端,定期开展工程管理、物资管理、电费资金、发票管理等重点业务和高风险领域的稽核检查,及时发现和堵住了经营管理中存在的风险点和出血点,实现了风险防得住,有力地提升了财务实时管控能力,在历年各项内外部检查中未发现重大的财务问题。

(三)助力发展,提升了公司管理水平

通过财务实时管控和财务决算,公司财务资产部每年均向公司管理层提出需要改进的问题3～5个,大部分得到了管理层的重视和采纳,进一步提升了公司管理水平。笔者所在公司成本增长速度连续两年低于收入增长幅度,连续五年获得财务专业管理对标标杆单位,各专业管理对标指标位居省公司系统前茅。

(四)以人为本,提升了财务队伍素质

通过培训促进制度落地、促进管理水平提升,财务队伍素质亦得到稳步提升,工作进步与素质提升进入良性互促发展轨道。财务人员中高级职称占比44%,财务人员思考问题和解决问题的能力明显增强,近三年开展课题研究3次,发表专业论文8篇。

参考文献

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[4]徐莉.探索如何推进全员参与会计基础工作建设[J].管理学家,2013(11)163.

[5]张滋娜.浅议供电企业决算管理日常化[J].企业文化,2013(10):125.

[1] 本文是国网重庆市电力公司江津区供电分公司创新成果,获重庆市企业联合会第二十三届企业管理现代化创新成果三等奖,重庆市电力公司2015年管理创新项目三等奖。