重庆高速公路ETC公司财务业务一体化应用研究

张 琳

重庆通渝科技有限公司

互联网时代,是信息快速传递的时代,越来越多的企业注重通过信息化平台来加强企业管理水平、提高企业管理能力。目前很多大中型企业已经构建了财务业务一体化信息平台,希望通过业务系统和财务系统的相互融合,实现数据共享,提高工作效率。

本文首先对财务业务一体化的基本思路及优势进行了分析。接着以重庆高速公路ETC公司为例,分析其实施财务业务一体化前的概况及存在的问题,在此基础上介绍财务业务一体化在重庆高速公路ETC公司的具体应用,证实了财务业务一体化对于重庆高速公路ETC公司在提高工作效率、加强资金管控力度、提高资金收益有效。最后提出重庆高速公路ETC公司要通过健全组织架构、完善制度建设、加强专业人才的培养和提供技术支持来保障财务业务一体化信息化系统有效运行。

一、选题背景与研究意义

(一)选题背景

互联网时代,是信息快速传递的时代,越来越多的企业注重通过信息化平台来加强企业管理水平、提高企业管理能力。目前很多大中型企业已经构建了财务业务一体化信息平台,希望通过业务系统和财务系统的相互融合,实现数据共享,提高工作效率。但是,我国企业财务业务一体化管理的实施并不是很顺畅,信息化系统的效率没有充分发挥出来,存在管理模块之间缺乏关联互助、信息共享不充分等现象。

财务管理是企业管理的核心,在信息化时代迫切需要转型,以适应企业的发展和管理需要。财务部门作为企业资金、信息的集中地,风险的归宿地,应当在企业的经营、决策中扮演起更加重要的角色。财务人员不能待在办公室里埋头做账,要通过这个财务业务一体化信息平台参与企业的事前预测和测算,为企业战略服务;同时通过一体化信息平台做好项目实施过程中的成本控制。

本文在这样的研究背景下,拟以重庆高速公路ETC公司为例,以公司经济业务为中心,建立基于业务事件驱动的财务业务一体化信息平台,探讨怎样实现财务数据和业务数据的高度融合,实现信息共享、减少重复劳动、提高工作效率,财务人员如何通过信息化平台参与企业经营决策,为企业决策提供更快速、更准确的分析数据支持。

(二)研究意义

重庆高速公路ETC公司因自身业务特点和发展需要,希望通过财务业务一体化达到以下目的,具体如下:

第一,通过资源共享,提高企业工作效率和管理水平,实现管理层对企业业务、财务系统的双向管理。

第二,企业的财务人员通过借助财务业务一体化信息平台,通过数据共享实现从“事后算账”的核算型会计转向“事前预测、事中控制”的管理型会计,更好地发挥会计的预测、计划、决策、控制、分析、监督等功能。

第三,通过数据共享,随时关注业务资金流是否与银行资金流一致,增强管控力度,保障资金安全。

第四,通过数据共享,随时关注业务方面的收付款动态,提高资金使用效率。

(三)财务业务一体化的基本思路及优势

财务业务一体化的基本思路是,将企业经营中的业务流程、财务会计流程、管理流程有机融合,建立基于业务事件驱动的财务一体化信息处理流程,使财务数据和业务融为一体。

企业建立财务业务一体化的优势有以下四点:

1.财务业务一体化能集成业务流、资金流以及信息流,提高企业工作效率。在面对企业的业务时,由于财务子系统和业务子系统的有效集成,能够实现企业业务数据的共享,可以在其过程中将各种冗余和非增值活动进行消除,使得企业流程处在最佳状态当中。

2.财务业务一体化可以实现信息处理的实时和同步性。

3.财务业务一体化增强了会计职能。一是财务能够实时获取相关信息,二是财务能够及时对会计信息进行核算,三是财务在审核过程中会提前发现异常情况,便于及时控制和处理。

4.能够有效地实现会计的决策功能。财务业务一体化将财务与业务紧密连接在一起,使会计人员对实际业务过程进行直接有效的关注,能够为管理者提供有效的信息决策数据。

二、重庆高速公路ETC公司财务业务一体化前的概况及存在的问题

(一)ETC简介

Electronic Toll Collection(简称ETC系统)即不停车电子收费系统,是目前世界上最先进的路桥收费系统,通过安装在车辆挡风玻璃上的车载电子标签与在收费站ETC车道上的微波天线之间的微波专用短程通信,利用计算机联网技术与银行进行后台结算处理,从而实现不停车自动收费的全电子收费系统。它能缩短通行时间,缓解拥堵,促进交通运输节能减排,是适应公路网络化管理趋势和提升服务水平的现实需要。目前普通轿车通过人工收费通道的平均时间是14秒,而ETC通道的平均时间为3秒,通过ETC通道可节省11秒的时间。经初步测算,全国联网运行一年来,ETC车辆在重庆高速公路节约车辆燃油2200吨,节约能源效益约8000万元。

2015年9月底,全国基本实现了高速公路不停车电子收费联网,2016年3月底ETC用户已突破3200万户。2016年4月交通部力推ETC的拓展应用,探索实现ETC系统在公路服务区、城市公交、出租汽车、停车、道路客运、铁路客运等交通领域的广泛应用,为用户提供更多便利。

(二)重庆高速公路ETC公司简介

重庆高速公路ETC公司于2014年12月经重庆市国资委、重庆市交委批准,由5家公司出资成立,承担着重庆高速公路车载单元及非现金支付卡的发行、管理、维护、用户服务等功能。截至2016年6月16日,重庆高速ETC用户突破90万户,服务网点共236个,年高速公路通行费清分金额约25亿元。此外,重庆高速公路ETC公司围绕“人车路”主题,以多元化为导向,紧抓发展机遇,全面拓展ETC增值业务,公司目前在重庆一半以上核心商圈开展ETC停车场结算业务;积极推进与重庆市以及周边省市的景区合作,目前已累计实现16个景区的ETC用户优惠购票服务;推进ETC服务区结算试点,实现ETC用户在重庆高速服务区进行产品购买、餐饮及加油等结算业务;推出乐享高速微商城,“重庆造”电商平台等增值业务。

(三)重庆高速公路ETC公司实施财务业务一体化前的概况

1.重庆高速公路ETC公司业务特点

2015年7月28日重庆高速实现全国ETC联网后,重庆高速公路ETC公司不仅要对重庆市内20家高速公路经营企业进行通行费的清分结算业务,而且要对省外车辆进行清分。目前实现旬结算,财务部门根据业务部门每旬出具的《非现金通行费清分报表》进行资金划拨。对停车场收费结算业务、景区门票结算业务、电商平台等业务因处于起步阶段,目前实行旬或月根据业务报表进行结算。

2.实施财务业务一体化前的概况

重庆高速公路ETC公司由于成立时间短,财务与业务系统分离。业务系统因对客户信息及资金安全要求很高,采用内网,主要有以下系统(如图1):

图1 重庆高速公路ETC公司财务业务一体化前业务系统示意图

(四)存在的问题

分析重庆高速公路ETC公司实行财务业务一体化前的概况,本文认为存在以下的问题:

1.财务业务分离,资金利用效率、工作效率低下

实行财务业务一体化前,由于财务业务分离,如果业务部门不提供相关的业务报表,财务部门就不能适时获知ETC用户的充值金额、消费金额、因而不能准确测算企业的资金沉淀金额,沉淀资金得不到合理充分的利用,从而降低资金使用效率,减少资金收益。业务部门出具业务报表后,由于手工签字审批环节较多,因此审批时间较长,业务报表送达财务的时间较晚,工作效率低下,造成部分对资金回款要求较高的客户对公司工作效率的不满。

在资金划拨方面,由于ETC用户数量不断增加,因各种原因的注销退费或清分异常退费数量激增,在未实现财务业务一体化之前,退费由财务部根据退费报表人工划拨,由于交易笔数较多,工作量大,退费周期较长,效率不高,造成部分ETC用户对公司效率低下的不满及投诉,不利于维护公司形象。

2.监控不力,资金安全存在风险

财务根据银行回单进行ETC用户的充值核算,并与业务报表进行核对,因为业务报表提交的滞后性,财务发现财务账、银行账与业务账的差异时间较晚,不利于日常的资金监管,资金安全存在一定的风险。

3.财务业务分离,财务分析数据滞后,不利于公司经营决策

财务业务一体化实施前,财务是事后算账,不能适时获取业务数据,从而形成事中管理上的盲区。(www.xing528.com)

因为财务报表为月报,公司预算执行分析及财务报表指标分析要等到月报出具之后才能获知,分析数据严重滞后,不利于企业经营管理需要。

三、财务业务一体化在重庆高速公路ETC公司的具体运用

(一)财务业务一体化的设计思路

根据公司业务分析,重庆高速公路ETC公司主要是一家资金结算公司,具体体现为ETC用户多,充值与消费的业务量较大,资金进出频繁,结算工作量大,同时资金的沉淀量也较大。因此财务业务一体化的重点要放在结算业务和资金报表模块上,一方面要加快资金的清分结算工作,提高合作单位满意度,另一方面财务能够根据资金报表适时掌握资金动态,对沉淀资金进行长短期相结合的理财,提高资金使用效率。

(二)财务业务一体化的业务流程

1.选择财务业务一体化建设单位

因为重庆高速公路ETC公司为重庆高速集团下属子公司,必须遵守高速集团相关的财务规定,统一使用金蝶EAS财务系统,因此,财务业务一体化建设单位优先考虑金蝶软件公司。通过双方的沟通,金蝶软件公司有财务业务一体化建设经验,能够根据具体情况定做系统,因此重庆高速公路ETC公司拟选择金蝶软件公司作为财务业务一体化建设单位。

2.建立数据安全系统

重庆高速公路ETC公司作为结算平台,用户数量巨大。企业的业务信息不仅包括用户的个人隐私及机构的机密信息,更重要的是用户的资金充值及消费信息,企业应该保障这些信息的安全。财务系统与业务系统的对接,要把安全放在第一位,一旦造成信息泄露或病毒入侵使得系统瘫痪,将对企业的运营管理造成不可估量的损失,因此要防止病毒入侵事件和财务数据外泄给企业造成的影响,建立财务业务一体化之前必须先建立数据安全系统,防止病毒入侵和信息外泄。企业除了建立多级备份与恢复机制以外,还应建立坚实的网络防火墙,同时采取身份认证、密码保护等多重安全技术措施,做好相关权限和信息的隔离,以确保财务信息的安全,确保公司业务系统、财务系统安全平稳地运行。

3.建立业务系统

根据公司业务特点,重庆高速公路ETC公司作为结算平台,日常工作主要是资金的进出。因此拟根据公司业务特点,建立如下主要业务系统(如图2):

图2 重庆高速公路ETC公司财务业务一体化后的业务系统示意图

(1)充值系统

第一步:充值系统接收客户充值请求,逐笔及时向银行发出扣款指令。

第二步:银行扣款,银行扣款成功后与重庆高速公路ETC公司充值业务系统进行核对。

第三步:银行系统与业务系统核对无误后进入账务系统向客户账户充值并记录。

第四步:业务账务系统将充值记录传送给财务系统,金蝶EAS财务系统根据业务充值记录自动记账,大大减轻财务人员的凭证工作录入量。

(2)清算系统

重庆高速公路ETC公司作为结算平台,清算系统是枢纽,清算系统主要是对数据进行清分结算,自动生成清分报表。清算系统可以根据客户需求,自定义划拨周期,由资金划拨系统根据划拨指令自动划拨。资金划拨后进入对账系统,银行划出资金与划拨系统应付资金进行资金对账,对账无误后进入财务系统,由金蝶EAS财务系统根据资金对账记录自动记账,这项工作也将大大减轻财务人员的工作量。

4.建立财务系统

财务系统主要接收业务系统数据,自动生成凭证,向业务系统反馈凭证信息及财务数据。

财务业务信息集成减轻了财务人员在简单重复工作上的工作量,财务数据实时更新,分析数据更及时、更准确,能够满足企业经营决策的需要,真正为企业经营目标及战略服务,体现财务的核心作用。

(三)财务业务一体化的实施效果

1.财务业务一体化后,工作效率明显提高

企业财务业务一体化通过对企业的主要业务流程进行梳理和再造,确保业务、实物和价值信息在各个环节传递的高度同步,实现同类业务的自动记账及资金自动划拨工作。由于重庆高速公路ETC公司用户数近百万,每天的充值及消费数据量巨大,这项工作的实施大大减轻了财务人员在简单重复的工作量,实现了根据充值及消费金额自动录入凭证,减少人工操作,提高业务数据与会计数据的一致性,实现企业内部信息资源共享。同时能够根据客户需要适时划拨资金,大大减轻出纳人员的资金划拨工作量,工作效率明显提高。

2.管控力度增强,资金安全得以保证

实施财务业务一体化后,因为业务数据传递的及时性,财务人员能够及时将业务数据与银行账户进行抽查核对,保障资金安全。

3.资金使用效率提高

财务业务一体化后,因为业务数据传递的及时性,财务人员能够较为准确地计算企业的沉淀资金并根据企业资金划拨规律及企业资金需求量测算出可用于理财的资金,进行长短期相结合的理财,提高资金使用效率,增加企业效益。

四、实施财务业务一体化的保障措施

(一)健全组织架构,引进专业人才

实施财务业务一体化后,财务人员的简单重复工作改由系统自动处理,财务人员可以把精力放在财务管理上,企业需要具备财务管理知识以及信息化技术复合型财务人员,但目前大部分企业并没有相应的人才储备,企业应从管理需求出发,一方面招聘专业人才,另一方面应大力培养内部员工,通过对员工派遣外出培训、交流学习,提拔具有潜质的财务管理人员,这样企业才能真正利用好财务业务一体化信息平台,做出准确性较高的财务分析,为企业决策服务,增强企业未来竞争能力。

(二)完善制度建设

为了提高管理效率、降低管理风险,对于财务业务一体化必须制定规范的管理流程,制定完善的管理制度。重庆高速公路ETC公司应结合自身业务特点及管理要求,对核心的充值系统、清分系统及财务系统的操作流程进行明确规定,有效保证财务业务一体化的顺利实施。

(三)提供技术支持

重庆高速公路ETC公司作为高速公路通行费及增值业务非现金支付业务的结算平台,用户数量较大,资金进出频繁,财务业务一体化的技术含量较高,对企业的管理水平有较高的要求。为保障重庆高速公路ETC公司核心业务系统的稳定运行,核心系统的开发单位必须选择具备银行核心账务系统开发经验的开发单位开发。同时,系统上线前,要聘请第三方检测机构对系统的正确性和稳定性进行专业检测,检测合格后才能上线。同时,为了保障业务的正确性和稳定性,还必须建立由第三方开发单位开发的核心账务审计系统,实现对核心交易的验证和复核,保障交易数据的正确性。

五、结论

本文根据重庆高速公路ETC公司业务特点,深入剖析重庆高速公路ETC公司实施财务业务一体化的必要性,探讨了财务业务一体化在重庆高速公路ETC公司的具体应用,通过案例研究我们发现,财务业务一体化极大地提高了重庆高速公路ETC公司的工作效率及管理水平,增加了资金安全,提高了资金使用效率,为高速公路ETC公司的健康快速发展打下了坚实的基础。因此,重庆高速公路ETC公司下一步应该进一步健全组织架构、完善制度建设、加强专业人才的培养,为财务业务一体化提供技术支持,推进财务业务一体化发挥最大效果。

参考文献

[1]王顺金.财务业务一体信息化技术研究[M].北京理工大学出版社,2012.

[2]张毓婷.基于财务业务一体化的会计业务流程重组[J].会计之友,2012(31).