其他应收款和预付账款的管理策略

1.其他应收款

其他应收款（other receivables）是指企业除应收票据、应收账款、预付账款、应收股利、应收利息、长期应收款、存出保证金等以外的各种应收及暂付款项。包括各种应收赔款、备用金、应收包装物租金、应收的各种赔款、罚款、应向职工收取的各种垫付款项等。

企业应设置“其他应收款”科目对其他应收款的收付业务进行核算，并应按其他应收款的项目以及债务人进行明细核算。

企业发生的拨出用于投资的各种款项，在尚未进行投资之前，属于企业的其他货币资金，该类款项一般通过“其他货币资金”科目进行核算，不属于其他应收款的范围。

【案例8-14】

某企业根据发生的有关其他应收款的经济业务，编制如下相关会计分录：

（1）某职工预借差旅费500元，以现金支付。

借：其他应收款　500

贷：库存现金 500

（2）某职工报销差旅费530元，原借400，以现金补付130元。

借：管理费用 530

贷：其他应收款　400

库存现金　130

（3）借入外单位包装物，支付包装物押金800元。

借：其他应收款　800

贷：银行存款 800

企业内各部门因业务经营需要，往往要准备一定数额的备用金。备用金是指企业内部各车间、部门、职能科室等周转使用的货币资金，主要包括预付给科室、车间及非独立核算的经营单位等用于日常开支的款项。会计上，企业一般以“其他应收款”科目核算备用金业务。如果企业发生的备用金业务较多，也可以单独设置“备用金”科目进行核算。无论备用金通过“其他应收款——备用金”科目核算，还是通过“备用金”科目进行核算，都应按用款单位详细记录备用金的具体情况。

根据预付方式不同，备用金（imprest）分为定额备用金和非定额备用金2种。不同形式备用金的会计处理方法也不一样。

定额备用金（imprest fund）是指用款单位按定额持有的备用金。其具体方法是：根据用款单位的实际需要核定备用金定额，由财会部门按定额将备用金支付给用款部门，待用款部门实际支用后，经财会部门审核，凭有效单据报账领款，以补足用款单位定额备用金。这种方法便于企业对备用金的使用进行控制，一般适用于具有经常性费用开支的内部用款单位。由于用款单位报销领款后，备用金数额仍按定额持有，因此报销费用时，视同货币资金支付费用处理，借记“管理费用”等科目，贷记“银行存款”、“库存现金”科目；在用款单位不再需要备用金时，才将备用金收回，借记“库存现金”等科目，贷记“其他应收款——备用金”科目。

【案例8-15】

某企业根据发生的有关定额备用金的经济业务，编制如下相关会计分录：

（1）开出现金支票，向总务部门支付定额备用金400元。

借：其他应收款——备用金——总务部　400

贷：银行存款　400

（2）总务部门向财会部门报销日常办公用品费200元，财会部门以现金支付。

借：管理费用　200

贷：库存现金　200

（3）总务部门不再需要备用金，将备用金400元退回。

借：库存现金　400

贷：其他应收款——备用金——总务部　400 (www.xing528.com)

非定额备用金（non imprest）是指用款单位不按固定额度持有的备用金。其一般做法是：根据实际需要由财会部门预付用款单位一定时期的备用金数额；用款单位支用备用金后，向财会部门报账核销；备用金支用完毕，再根据需要由财会部门拨付下一时期的备用金。这种方法手续简单，但不便于对备用金的使用进行控制，一般适用于用款单位的非经常性开支。由于用款单位报账核销时，财会部门并不以货币资金补充其备用金，而是作为债权的收回处理，因此用款单位报销费用时，应借记“管理费用”等科目，贷记“其他应收款——备用金”科目。

【案例8-16】

某企业根据发生的有关非定额备用金的经济业务，编制如下相关会计分录：

（1）以现金拨付销售科备用金500元。

借：其他应收款——备用金——销售科　500

贷：库存现金　500

（2）用款单位报销销售产品的运费400元。

借：销售费用 400

贷：其他应收款——备用金——销售科　400

2.预付账款

预付账款（prepayments）是指企业按照购货合同规定，预先以货币资金或以货币等价物支付供应单位的款项。

对于预付账款业务，企业一般设置“预付账款”科目进行核算，并按供应单位设置明细科目进行明细核算。

企业因购货而预付款项时，借记“预付账款”科目，贷记“银行存款”科目；收到所购货物时，按应计入物资采购成本的金额，借记“材料采购”或“原材料”、“库存商品”等科目，按专用发票注明的增值税，借记“应交税费”科目，按发票账单注明的应付金额，贷记“预付账款”科目；补付款项时，借记“预付账款”科目，贷记“银行存款”科目；收到退回的款项时，借记“银行存款”科目，贷记“预付账款”科目。

【案例8-17】

某企业根据发生的有关预付账款的经济业务，编制如下相关会计分录：

（1）预付购买商品的定金30 000元。

借：预付账款　30 000

贷：银行存款　30 000

（2）收到商品的价款为32 000元，增值税为5 440元，共计37 440元。

借：在途物资　32 000

应交税费　5 440

贷：预付账款　37 440

借：库存商品　32 000

贷：在途物资　32 000

（3）补付商品款7 440元。

借：预付账款　7 440

贷：银行存款　7 440

在会计实务中，预付账款业务不多时，可以通过“应付账款”科目核算预付账款业务；企业的应付账款业务不多时，也可以通过“预付账款”科目核算应付账款业务。需要指出的是，为了便于反映企业对客户的债权债务关系，对同一客户发生购货往来业务，只通过“应付账款”或只通过“预付账款”科目核算。会计期末，“应付账款”科目和“预付账款”科目所属的明细科目中，有的可能是借方余额，有的可能是贷方余额。其中，借方余额合计列示于资产负债表流动资产项下的“预付账款”项目，贷方余额合计列示于资产负债表流动负债项下的“应付账款”项目。