1.标准条文
4.2.4 记录控制
为符合要求和质量管理体系有效运行提供证据而建立的记录，应予以控制。
组织应编制形成文件的程序，以规定记录的标识、贮存、保护、检索、保存和处置所需的控制。
记录应保持清晰、易于识别和检索。
注1：上述“处置”包括废弃。
注2：“记录”也包括顾客指定的记录。
4.2.4.1 记录保存
记录控制应满足法规和顾客的要求。
2.理解要点
（1）记录的概念
阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件称为记录。
证明产品符合性与质量管理体系有效运行的证据性文件被称为质量记录。
表格不是记录，表格是规定性文件，当表格填写了内容后，变为证据性文件，则称为记录。
（2）记录的设置
设置记录的要求来自：
1）ISO 9001（或ISO/TS 16949）标准要求。
2）程序文件、质量计划及其他文件规定。
3）特定证实、改进验证、追溯的要求。
4）顾客等相关方要求。
记录编制时，要目的明确、功能健全、项目全面、填写简便、格式规范、整理方便。
（3）质量记录的作用
1）使要求得到满足，为质量管理体系有效进行提供客观证据。
2）为有追溯性的场合提供证实。
3）为采取纠正和预防措施提供客观证据。
（4）质量记录的范围
1）质量记录包括组织内部的，也有来自供应商、客户及其他相关方（如海关）的。
2）在标准中凡是有“见4.2.4”的注释处则一定要有记录。
3）ISO/TS 16949标准中有31处要求保持记录。
4）除控制ISO 9001（或ISO/TS 16949）标准规定的记录外，还应对根据需要增加的一些记录进行控制。(www.xing528.com)
（5）质量记录的表现形式
质量记录以表格、文件的形式表现较多，也包括磁带、磁盘、照片等，后面几种形式的控制容易忽略，应引起注意。
（6）质量记录的要求
质量记录应真实、准确、清晰，容易辨认。质量记录不得随意涂改，即使笔误必须更改时，也只能是画线更改并在画线处签署更改者的姓名。
（7）质量记录的管理
应制订质量记录控制的文件化程序，程序中应就质量记录的标识、储存、保护、检索、保存期限和处理作出规定。
1）质量记录的标识。如名称标识、部门标识、编号标识、分类标识、重要程度标识、时间标识等。标识的繁简程度，视具体情况而定。记录标识的目的是便于检索，唯一可追溯。凡能达到该目的的方法均可算为标识。
2）质量记录的储存。储存的环境应能防潮、防火，防蛀等，应便于存取和检索。
3）质量记录的保护。为了保护质量记录，使其不丢失和损坏，应就质量记录的收集、传递、归档、保管作出规定。例如：
①规定质量记录收集的渠道，收集的时间间隔，如日报、月报、季报、年报等。
②质量记录的发放人员应要求收件人在原件背后签字，这样便于查询哪些部门收到了质量记录。
③质量记录按流水号依次排列存放。
④归档、保管方式应便于存取和查阅，为此应做好记录的分类、编目工作，等等。
4）质量记录的检索。应规定质量记录可以查阅的范围（必要时，规定保密级别）、人员和手续，以防止无关人员查阅、非法调用、更换，等等。
5）质量记录的保存期限。应规定质量记录的保存期限。规定质量记录的保存期限时应考虑下列因素：
①法律、法规及产品责任的有关要求。
②合同要求。
③产品的寿命周期/责任期/保修（质）期/有效期。
④设备报废时间。
⑤人员在职时间。
⑥有效的追溯期。
⑦认证审核周期，等等。
6）质量记录的处理。对过了保存期的质量记录，应规定销毁的审批手续和执行方法，以免造成无法挽回的损失。
（8）记录保存的特别要求
1）记录控制要满足法规和顾客的要求。
2）生产件批准文件、工装记录、采购订单的保存时间必须是零件在现行生产和服务中规定的产品有效期限再加上一个日历年。
3）质量性能记录（控制图、检验和试验结果）必须保存至下一个日历年。
4）内审、管理评审记录必须保存3年。
5）有政府强制性要求时，应按照政府规定的强制性要求期限保存。
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