从能量破坏力到能量增强剂：会议讨论优化能源利用方法

“我几乎生活在会议中。从早上到达办公室的那一刻开始，一直到离开，我往返于一个接一个的会议中。甚至有时已经有更多的会议被提前预订。我连仅仅用来思考的时间都没有。”我们的客户格洛丽亚说道，她是一家《财富》“世界200强”公司应用程序开发部门的副总裁。

格洛丽亚负责按时在预算内完成高质量的IT项目。她和她的团队必须与业务分析师、程序员和架构师一起紧密合作，为客户提供解决方案。因此，她主持并且参与了许多会议。假如格洛丽亚让10个人参加一个时长为1小时的会议，那一共就是10个小时，而这些时间本可以用来处理积压的工作，服务客户，推动项目进度，或者开发下一个新产品。

在过去为许多机构工作和提供咨询的经历中，我们发现关于会议往往有三个问题：会议太多，没有成效，与会人员不参与讨论。

会议太多。你今天一共有多少个会议，包括电话会议？有一组数据显示，在美国每天要召开1100万场会议。我们合作的一家《财富》“世界100强”的医疗保健公司报告称，花在视频和电话会议上的时间一共有35万小时。你可能在想，这个小时数并没有那么可怕，因为这是一家大公司。但事实是，你认为值得花费在会议上的这35万个小时，发生在仅仅一个月的时间内。正是这家公司，曾鼓励员工去承担“10%的挑战”来减少用在会议上的时间。

美国国家统计局报告称，人们用在会议上的时间占到其工作时间的37%。另一份报告根据公司规模计算了用于会议的时间：在大型公司任职的经理，用来准备会议、参加会议以及跟踪会议后续问题的时间占他们全部工作时间的75%；而在小型公司任职的经理，在会议上花费的时间约占他们全部工作时间的10%。

没有成效。许多会议是没有成效的，然而由于所消耗的时间，这些会议的成本相当高昂。两组研究人员测量了会议的效率：第一组以时间为标准，另一组以成本为标准。第一组发现会议中有50%的时间都被浪费了。第二组将在会议中损失的时间转化为金钱：这些每年被浪费的时间价值370亿美元，而这只是在美国。这些巨额数字，说明了什么问题呢？精简、彻底变革或者取消一些会议，能为你的公司省下一大笔钱。其中一个问题是，60分钟的会议时间，是人为规定的标准，但这个时长却很少受到质疑。没有任何证据表明，持续一个小时的会议要比那些为时15分钟、30分钟或者45分钟的会议更为有效。(www.xing528.com)

另一个问题是，在会议中很少能做出任何决定。我们一直说呀说呀，还要再进行一些讨论，然后当时间满一个小时后，会议突然结束。参会人员通常都会急忙奔赴下一场会议，几乎没有留下时间去阐明任何决定、下一步的工作安排，或是达成推动项目前进的承诺。遗憾的是，在谈及大多数会议都有的低效率问题时，我们不得不搬出《伊索寓言》中的描述：一切准备就绪之后，还有更多需要去做的。

与会人员不参与讨论。“我们的某些会议变成了抱怨的时间，”格洛丽亚继续解释道，“当然与其他的会议相比，有些会议更有成效，但有时让每个人都参与会议讨论并贡献自己的想法，就像拔牙那样困难和棘手。”

许多会议召开是出于获得并交流信息的目的。在这种情况下，发送电子邮件可能更好。当我们将人们聚集到一起时，参与讨论的往往就是几个性格外向的人。我们也倾向于假设，如果每个人都出席会议，所有与会人员一定会专注且积极聆听。大错特错！假如人们没有参与到会议讨论中，那他们往往都是走神了（因此他们会在笔记本电脑上处理业务）。召开电话会议时，人们的参与程度甚至可能更低。还记得在第一章中提到的埃迪吗？当他的手机处于静音状态时，他在做什么？

无论你从事何种职业，工作周中有相当一部分的时间都被用来准备、参加或者主持会议。因此，假如我们没有提供一些实际的、无成本的方法来改善这种会议局面，那就是我们失职。我们假定你已经或者将要编制一份会议清单，并且要缩短、去掉一些会议，或者有可能的话，派其他人代替你参加会议。我们也假定你已经在会议中采取了一些举措，比如说提前提供一份会议议程和相关文件，按时召开并结束会议，并且在会后，就一些关键的行动举措或者决定进行提炼并沟通。除此之外，还能做些什么呢？

在本章，你将学到一些如何消灭那些不仅浪费时间、金钱而且耗费精力的“会议疯狂征”的方法：第一，通过使用魔法数值，避免将下一次会议变成一段抱怨的时间；第二，在下次会议中，学会用峰终定律（peak-end rule）激发会议中的能量；第三，学会使整个团队通力合作。