根据美国心理学会的调查，70%的美国人反映，工作是他们生活压力的一个主要来源。美国人平均每天工作多于8小时，但工作效率却不及德国人。过去50多年里，心理学家主张人们为他们的日常活动制作日程表。令人吃惊的是，与1965年相比，人们每天可以自由支配的时间仅仅多了一个小时。我们看起来比以往更忙碌，但完成的工作量却越来越少。
我们知道要确定优先工作项目，制作待办事项清单，将大目标分割成小块儿逐一完成。然而，许多人低估了花费时间列工作计划的重要性。虽然我们心里知道应该做什么，但有时很难摆脱固有的习惯。在培训数百名企业主和经理人所获得的经验中，我们发现了三个导致工作效率低下的原因：过度工作，同时处理多项事务，拖延。
过度工作。我们的一位客户保罗是某数据服务公司的领导者，业务遍及全球。他的状态不仅是工作过度，简直已经到了筋疲力尽的地步。“我们在三大洲拥有17个分部，跨越了8个时区，这让我简直无法停止工作。”他郁闷地说。保罗的工作状态并不是特例。
朝九晚五的工作时间已经被一天24小时、一周7天的连轴转取代。在一次对12名“千禧一代”的非正式调查中，玛格丽特问：“8-5对你来说意味着什么？”最常见的答案是：“昨晚的球赛比分。”
对大多数人而言，每周工作40个小时已经成为历史，这源于现代社会的两个巨大变化：一是经济全球化，二是科技的发展使我们每时每刻都能进入工作状态。我们曾经认为东西海岸同时办公很具挑战性。即使在当今的全球化商业运作下，安排一次电话会议仍然难度很大，因为无论怎样安排，都会有人需要在午夜起床才能参加会议。
保罗描述了他一天的工作常态：“我命令自己在晚上7点以前离开办公室，并且限制了自己在家里的工作量。这对我来说是一个巨大的转变。以前我会从早上7点工作到晚上8点或9点，凌晨起床再继续工作到早上5点。也就是说，我根本不能保持工作与生活之间的平衡。”
即使在家里工作，由于科技产品尽在手边，你仍然可能过度工作。我们的客户经常抱怨说，他们的邮箱被蜂拥而至的邮件塞满，需要花费大量时间处理。我们的一位客户艾莉领导着一个刚被收购的财务服务公司的整合小组。对她来说，每天工作11个小时是家常便饭，而且这11个小时仅仅指的是在办公室里的时间。“我通常晚上6点下班，这样可以及时赶回家与丈夫和孩子共进晚餐。然后洗碗、做家务，等孩子们都睡着了，我还要花好几个小时处理邮件，处理完才能上床睡觉。每天都是如此。”
雅虎公司首席执行官玛丽莎·梅耶尔曾经说过：“我处理起邮件来就像跑一场马拉松比赛。有时我在周六或周日处理邮件，一处理就是10～14个小时之久。”梅耶尔说她一周要工作90个小时，每半年才有一个星期的休假。
同时处理多项事务。我们的客户埃迪，一边排队买火鸡三明治，一边用手机浏览收件箱，收听一封语音邮件。他火急火燎地冲回办公室，收银员对他喊道：“还没找你钱呢！”等他到了办公室，正赶上12点30分开始的电话会议，参加会议的还有他的上司和团队其他成员。在电话会议上报到后，他按下静音键，抽空处理了几封邮件。在回复第三封邮件时他的手机响了，是他的高尔夫球友发来的短信，正回短信时，又听见上司叫他：“埃迪，你在吗？”他赶紧回话：“我在。”“关于这个问题，你有什么好的解决办法吗？”上司问他。好的解决办法？埃迪压根儿不知道大家在谈论些什么。
许多客户告诉我们，他们实在太忙了，只能同时做几件事，只有这样才能完成这些任务。他们在开车的时候参加电话会议；在开会的时候上网搜索信息；一边打电话，一边回邮件。人们认为同时处理多项事务效率更高，这大错特错。我们将同时处理多项事务对工作效率最大的影响称为“转换成本”，当注意力从一件事转移到另一件事，或者从一个焦点转移到另一个焦点时，需要付出额外的精力。事实上，我们在不同任务之间转换时，工作效率降低了40%。这意味着，在正常的8小时工作时间内，同时处理多项事务相当于浪费3个小时的工作时间。
假设坐在电影院里(www.xing528.com)
马丁·塞利格曼是积极心理学的创始人之一，有时他会在主题演讲进行到15分钟时说：“作为心理学家，我可以判断，诸位当中有一半人在听我讲话，另一半人正在进行性幻想。”一部分听众会大笑起来，而其余的听众则会茫然四顾，以为自己错过了什么精彩内容。
玛格丽特在刚开始运作工作室时，也用了类似的方法。“接下来的两小时，请想象我们坐在电影院里，”她笑着说，“请大家关闭电子设备。”接着，她问参与者们是否知道什么叫“心不在焉”。一部分人会点头。“心不在焉的意思是身体在一个地方，心却溜走了。就好像你们在开每周电话例会时把手机调成静音查阅邮件那样。”房间里几乎所有参与者都不约而同地露出了惭愧的笑容。
2007年进行的一项研究表明，社交媒体会打乱人们的工作进程，降低工作效率和创新能力，每年造成的经济损失达6500亿美元。据估计，仅回复邮件一项每年就会造成700亿美元的损失。
设想一下：你在起草一份报告时，一封邮件弹出来，你立即回复邮件，然后继续起草报告；接着，又收到一条短信，你又回了短信。研究表明，当你回复完邮件或短信再继续写时，将花费更长时间使注意力回到报告上。这就是转换成本。
如果不在多个任务之间来回跳跃，我们通常会获得更多灵感。例如，Monster.com的创始人杰夫·泰勒，就是在睡梦中想到去做一个在线求职网站的。他说，有些最好的战略思想恰恰是在他无所事事的时候想到的，而不是在同时做许多事情的时候。我们培训过的很多企业管理者告诉我们，他们是在一次慢跑或游泳后想到了解决棘手问题的办法。
在不同任务之间转换有一项隐形成本：破坏你的声誉。还记得埃迪吗？他后来告诉我们，他为没能参与会议讨论备感尴尬：“在我的上司和团队其他成员看来，我像个傻瓜。而且我失去了一部分他们对我的信任和尊重，需要时间来挽回。”
拖延。高效不仅仅需要良好的时间管理方法。特蕾西是一家财务服务公司的主管，她很忙碌，奔波于全美各地，帮助公司外派部门执行新的产品组合任务。新年伊始，上司交给她一个项目：用有限的资金筹备第二阶段的新产品展览。但在第一季度就快过完的时候，该项目仍然没有任何进展。特蕾西知道上司正在等着看她的筹备计划，但她一直希望能运用她在第一阶段获得的经验来使第二阶段的工作变得完美。特蕾西是一个完美主义者。
完美主义是高效的敌人。如果你有拖延的习惯，你很可能是一个完美主义者。如果你倾向于延期处理一些任务或项目，原因很可能是你想“用正确的方式去做”。研究发现，完美主义通常是这三种思维模式造成的：期待自己获得完美结果，期待别人获得完美结果，或者认为别人期待自己获得完美结果。
要做一名高效的领导者，你需要创造一种思维模式。你需要尽快执行任务，这样才能在正常的下班时间离开办公室。本章中，我们会向你展示四种经过检验的方法，它们能提高工作效率：“事先计划”，而不是“直接去做”；诱导自己进入状态；培养习惯，而非只是设定目标；努力做到事半功倍。
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