会计人员填制会计凭证和登记账簿时,必须认真仔细,尽量避免账簿记录错误,以保证会计信息质量。如果发生记账错误,应运用一定的方法进行查找并采用适当的方法及时更正。常用的错账更正方法有划线更正法、红字更正法和补充登记法。
(一)划线更正法
划线更正法是先在错误的文字或数字上划一条红色横线,以示注销,但必须使原有字迹仍可辨认,以备考查;然后在划线上方用蓝色钢笔写上正确的文字或数字,做出更正记录,并在划线处加盖更正人图章,以明确责任。划线更正法适用于在结账前发现账簿记录中文字或数字错误而记账凭证没有错误的情况。
例如,企业用银行存款2840元购买办公用品。会计人员在根据记账凭证(记账凭证正确)记账时,误将总账中银行存款贷方的2480元写成2840元。
采用划线更正法更正的具体方法是:先将总账中银行存款账户贷方的错误数字2480元全部用一条红线划销(注意:不能只划销个别错误的数字,如84),然后在其上方用蓝字写出正确的数字2480元,并在更正处盖章或签名,以明确责任。
(二)红字更正法
红字更正法一般适用于以下两种情况。
(1)根据记账凭证所记录的内容登记账簿以后,发现记账凭证的应借、应贷科目或记账方向有错误,可采用此方法进行更正。
更正方法:先用红字填写一张内容与原错误记账凭证完全一致的记账凭证,在摘要栏写明“更正第×号凭证的错误”字样,并据以红字登账,冲销原错误记录,然后再用蓝字填写一张正确的记账凭证,并据以登记入账。
例如,企业计提车间管理部门固定资产折旧费80000元。这项经济业务编制的会计分录应为借记“制造费用”科目,贷记“累计折旧”科目,但会计人员在编制记账凭证时误将“制造费用”记为“管理费用”并已登记入账。
更正时,先用红字填写一张与错误记账凭证完全相同的记账凭证,在“摘要”栏中注明“冲销(或更正)第×号凭证的错误”,并据以用红字金额登记入账,冲销原有错误记录。然后,用蓝字填写一张正确的记账凭证,在摘要栏注明“更正第×号凭证的错误”,并据以登记入账。(www.xing528.com)
注意:在填写红字冲销凭证时,只有会计科目和原先错误凭证的会计科目相同,其他各个项目的内容都不相同,即填写日期不同,填写日期应是更正时的日期;编号不同,编号是更正时的新编号;摘要不同,金额是红字,没有附件。
(2)根据记账凭证所记录的内容记账以后,发现记账凭证中应借、应贷账户正确无误,但是所填写的金额大于应填写的金额,可采用此方法进行更正。
更正方法:将多记的金额用红字填写一张与原错误记账凭证账户相同、记账方向相同的记账凭证,并据以登记入账,冲销原来的多记金额,在摘要栏注明“冲销第×号凭证多记金额”字样。
例如,企业从银行提取现金6900元,会计人员在填写记账凭证时,误将金额填为9600元,并已据此登记入账。
更正时,将多记的金额2700(9600-6900)元用红字填写一张内容与上述错误记账凭证完全一致的记账凭证,并据以用红字登记入账,冲销原错误记录。
(三)补充登记法
补充登记法是记账以后,发现记账凭证上的应借、应贷账户并无错误,只是所填金额小于应记金额,从而引起账簿记录错误。更正方法是:将少记的金额用蓝字填写一张与原错误记账凭证账户名称相同、记账方向一致的记账凭证,补充少记的金额,并据以登记入账,同时在记账凭证的摘要栏注明“补记第×号凭证的少记金额”字样。
例如,企业以银行存款85000元归还前欠的购货款,在填写记账凭证时误将金额填为35000元,并据以登记入账。
更正时,将少记的金额50000(85000-35000)元用蓝字填写一张与原错误记账凭证账户名称相同、记账方向一致的记账凭证,并据以登记入账,补记少记的金额。
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