会计电算化与手工会计系统的对比分析

1. 手工会计信息系统和会计电算化信息系统的共同点

计算机应用于会计行业的电算化信息系统也是一种人造系统。这里将人造系统区分为不使用计算机的手工系统和使用计算机后的会计电算化信息系统。

手工系统和会计电算化信息系统有以下几个共同点。

(1)系统目标一致

无论是手工系统还是会计电算化信息系统，其最终目标都是为了加强经营管理，提供会计信息，参与经营决策，提高经济效益。

(2)遵守会计法规及财政制度

会计电算化信息系统的应用不能置财经法规、制度于不顾，相反应当更严格地维护财经法规，从技术上、制度上堵塞可能的弊端。

(3)保存会计档案

会计档案是会计的重要历史资料，必须按规定妥善保管。由于会计电算化信息系统形成的大部分会计档案的物理性质变化了，使得备份的消失与复制很容易，所以就要求系统的信息资料管理更要加强。

(4)编制会计报表

会计报表是企业经营、资金、成本等主要经济活动的综合反映，也是国家宏观决策的依据之一，会计电算化信息系统应当编制出符合国家要求的会计报表，不得各行其是。

(5)遵循基本的会计理论与会计方法

会计理论是会计学科的结晶，会计方法是会计工作的总结。会计电算化信息系统会引起理论上与方法上的变革，但是这种变革是渐进性的，而不是突变性的。目前建立的会计电算化信息系统应当遵循基本的会计理论与会计方法，否则将导致系统研制的失败。

(6)信息系统的基本功能相同

任何一种信息系统都有5 个方面的基本功能，即信息的采集与记录(输入)、信息的存储、信息的加工处理、信息的传输、信息的输出。对会计工作而言，无论是手工系统还是人机系统，要达到系统目际，必须具备上述5 个功能。会计电算化信息系统由于使用了现代化的设备和科学的管理机制，其功能应当比手工系统更强。

2. 手工会计信息系统和会计电算化信息系统的区别

这里的会计电算化信息系统不是一般意义上的电算化系统，而是有着数据输入终端(如收款机或终端输入设备)的比较完整的计算机会计信息系统，或者是从属于管理信息系统网络中的一个子系统，能实现数据共享。这样的会计电算化信息系统与手工系统相比，有着以下许多显著的区别。

(1)运算工具不同

手工系统使用的运算工具是算盘、机械的或电子的计算器，计算时每运算一次都要重复拨打一次，由于不能存储运算结果，使人不得不边运算边记录，工作量大，且速度慢。

会计电算化信息系统使用的运算工具是计算机，数据处理过程由机器完成。由于它能存储运算结果，使用者只要输入原始数据便能得到所希望的信息。

(2)信息载体不同

手工系统中的所有信息都以纸张为载体，占用空间大，保管不易，查找困难。

会计电算化信息系统除必要的会计凭证之外，均可用磁性材料(磁带、磁盘等)作为信息载体。它占用空间小(一般企业一年的信息量只占用一本明细账册的空间，十余张软盘)，查找方便，保管容易。(www.xing528.com)

(3)簿记规则不同

手工系统规定日记账、总账要用订本式账册，明细账要用活页式账册；账簿记录的错误要用画线法或红字法更正，账页中的空行、空页要用红线画销。

会计电算化信息系统打印输出的账页是折叠或卷带状的，与市售的账簿明显不同。一个成熟的会计电算化信息系统是不应当仿照手工系统设立日记账、明细账、总账三套账簿的，更不必全部打印。手工系统需要用三套账簿来实现相互牵制、相互校对的目的，而计算机通过对凭证的分类、排序、合并，随时可以生成任何一种账簿形式，由于是用同一个程序完成登账工作，不存在账账、账证、账表的相互牵制与校对问题——凭证正确，且输入无误，就皆对，否则皆错。由于打印量大，成熟的人机系统一般都将数据存储在磁盘中。

会计电算化信息系统不可能采用与手工系统完全一致的改错方法。为了保证审计的追踪线索不致中断，会计电算化信息系统规定，凡是已经登过账的数据不得更改(当然还要辅以技术控制)，即使有错，也只能采用输入“更改凭证”的方式加以更改，以便留下改动痕迹。对于需要打印的账页的空行、空页，可以采用人工处理的方法。

(4)账务处理程序(会计核算形式)不同

手工系统的账务处理程序有四种，但是都避免不了重复转抄与计算的根本弱点，因而伴之而来的就是人员、环节与差错的增多。

会计电算化信息系统的账务处理程序有两种方案可取，依据目前的经济状况与开发水平，取第一方案，即基本上按手工系统的方式进行系统移植。第二方案是理想化的全自动账务处理程序，包含以下三点。

①会计凭证磁性化(或用条形码)。这是指在规格化的会计凭证上，用磁性墨水书写(或打上条形码)，由读取设备识别后将数据传输到计算机中。

②在计算机内以“资产负债表”、“损益表”、“现金流量表”三大财务报表为中心，分别对数据进行处理，同时辅以成本核算模块程序。

③由用户定义输出形式与结果，输出设备(显示器、打印机)提供查询与打印。

人机系统的账务处理程序不因企业或成本核算对象的不同而不同，成熟的人机系统应当用同一模式来处理会计业务，成本核算只是其中的一小部分程序——随着计算机技术的发展和成本核算的进一步规范化，可以将不同行业的成本核算程序以软件形式组合在计算机里。这样，从会计凭证到会计报表，一切手工系统的中间过程都不必与使用者见面，而任何要求的输出都能得到满足。

(5)会计工作组织体制不同

手工系统的会计工作组织体制根据会计事务的不同性质作为制定的主要依据。一般的手工系统划分为几个专业组——材料组、工资组、资金组、成本组、固定资产组、综合财务组，它们之间通过信息资料的传递、交换建立联系，相互稽核牵制，使系统正常运转。

会计电算化信息系统的会计工作组织体制根据数据的不同形态作为制定的主要依据。一般的人机系统可划分为这样几个专业组：①数据(信息)收集组(以原始凭证作为原始数据，处理各项会计业务，其主要工作面向系统外部，类似于手工系统的出纳工作)；②凭证编码组(按事先规定的编码原则或编码手册对凭证或需要数据处理的其他文件进行编码)；③数据处理组(包括数据输入、处理、输出等各项操作)；④系统维护组(对系统的软、硬件进行维护，保证系统的正常运行，满足系统的业务要求)。

显然，这两种系统的工作组织体制是截然不同的——会计电算化信息系统将手工系统对数据分散收集、分散处理、重复记录的操作方式改造成集中收集、统一处理、数据共享的操作方式。这一改造是循序渐进的、由量变到质变的发展过程，当改造完毕后，原系统就会发生质的飞跃。

(6)人员机构不同

手工系统中的人员均是会计专业人员，其中的权威是会计师；会计电算化信息系统中的人员由会计专业人员，电子计算机软件、硬件及操作人员组成，其中的权威是系统设计师。

(7)内部控制方式不同

手工系统对会计凭证的正确性一般从摘要内容、数量、单价、金额、会计分录等项目来审核，对账目的正确性一般从三套账册的相互核对来验证。此外，还通过账证相符、账账相符、账实相符等内部控制方式来保证数据的正确，堵塞漏洞。

会计电算化信息系统由于账务处理程序和会计工作组织体制的变化，除原始数据的收集、审核、编码由原会计人员进行外，其余的技术处理都由计算机部门负责。很明显，原来的内部控制方式部分地被计算机技术所代替，由人工控制转为人机控制，因此，对后者的控制要求更严密，范围更广泛。从国内外的情况分析可知，如不加强会计电算化信息系统的内部控制，必将造成比手工系统更大的危害。

综合上述种种区别，归结于一点，就是由于会计电算化信息系统数据处理方式的改变，引起了手工会计信息系统各方面的变化。这一变化将使得系统功能更为加强，结构更为合理，管理更为完善。

会计电算化是会计史上的崭新一页。计算机的应用不仅带来了数据处理工具的变化，也带来了信息载体的变化。实现会计电算化后，对传统的会计方法、会计理论都将产生巨大的影响，从而引起会计制度、会计工作管理体制的变革。会计电算化促进着会计工作规范化、标准化、通用化和管理的现代化。