会计账簿的立卷和归档方法

1. 会计账簿的立卷

会计账簿按年度立卷，在会计年度终了时进行。账簿一般都有固定格式和明确分类，立卷时要严格按照账簿的种类进行。一本账簿为一卷，订本式账簿应保持原来面目，活页式账簿应撤出空白账页，编写页号装订成册，每本账簿均要加贴封面。

立卷是指按形成的账簿，一册一卷，每本账簿在原封面右上角贴上会计档案“小标签”，并按标签上内容填写。

如果账簿原封面太大，不能装入会计档案硬盒，那么必须拆掉封面，另换上质量较好的、合规格的软封面，再贴上“小标签”，并填写上各项内容。小标签填写模式如表6-2所示。

表6-2　小标签填写模式

对多个账户的账簿，其题名可只写主要的两三个。

还需注意的是，不得在法定的会计账册外另立会计账册。在法定会计账册之外另立会计账册，就是私立账外账。所谓私立账外账，就是在法定的会计账簿之外另设一套或多套会计账簿，将一项经济业务的核算在不同的会计账簿之间采取种种手段做出不同的反映，或者将一项经济业务不通过法定的会计账簿予以反映，而是通过另设的会计账簿进行核算，以达到隐瞒真实情况、损害国家和社会公众利益等非法目的，这是一种严重的违法行为。为此，修订后的《会计法》第十五条规定，各单位发生的各项经济业务事项应当在依法设置的会计账簿上统一登记、核算，不得违反会计法及国家统一会计制度的规定私设会计账簿登记、核算。不得另立账册是对所有行业会计的基本要求。

2. 会计账簿的归档、保管

年度终了更换并启用新账后，对更换下来的旧账要整理装订，造册归档。各种账簿与会计凭证和会计报表一样，都是重要的经济资料，必须建立管理制度，妥善保管，不得丢失和任意销毁。(www.xing528.com)

账簿的管理分为平时管理和归档保管两部分。

(1)账簿平时管理的具体要求

各种账簿要分工明确，指定专人管理。账簿经管人员既要负责记账、对账、结账等工作，又要负责保证账簿安全。会计账簿未经领导和会计负责人或有关人员批准，非经管人员不能随意翻阅或查看会计账簿。会计账簿除需要与外单位核对外，一般不能携带外出，对携带外出的账簿，一般应由经管人员或会计主管人员指定专人负责。会计账簿不能随意交与其他人员管理，以保证账簿安全和防止任意涂改账簿等问题发生。

(2)旧账归档保管

年度终了更换并启用新账后，对更换下来的旧账要整理装订，造册归档。归档前旧账的整理工作包括以下内容。

①检查和补齐应办的手续，如改错盖章、注销空行及空页、结转余额等。

②活页账应撤出未使用的空白账页，再装订成册，并注明各账页号数。

装订旧账时应注意：活页账一般按账户分类装订成册，一个账户装订成一册或数册；某些账户账页较少，也可以合并装订成一册。装订时应检查账簿扉页的内容是否填写齐全。装订后应由经办人员及装订人员、会计主管人员在封口处签名或盖章。旧账装订完毕应编制目录和编写移交清单，然后按期移交档案部门保管。

各种账簿与会计凭证和会计报表一样，都是重要的经济档案，必须按照制度统一规定的保存年限妥善保管，不得丢失和任意销毁。根据《会计档案管理办法》的规定，总分类账、明细分类账、辅助账、日记账均应保存15 年。其中，现金、银行存款日记账要保存25 年，涉外和对私改造账簿应永久保存。保管期满后，应按照规定的审批程序报经批准后才能销毁。