会计账簿装订要求与注意事项

1. 会计账簿装订前的整理

账簿在形成时一般都有固定的格式和明确的分类，可在年终结账后整理立卷。归档前旧账的整理工作包括检查和补齐应办的手续，如改错盖章、注销空行及空页、结转余额等。活页账应撤出末使用的空白账页，再装订成册，并注明各账页号数。

(1)整理要求

①对订本式账簿，为了保持原貌，不用拆去空页，可按已有填写内容的页面编顺序号，或者在使用前已编上连续页号，可直接利用原有页号。

②对活页式、卡片式账簿，在年终了后，应拆除硬封面，抽出空页，将已记账的账页依次编好页码，另加封面、封底，装订成册。有的活页账页数较少，可将科目内容相通的账页按类别排列编号，合并装订为一册。

③实行会计电算化的单位，按《会计档案管理办法》第十二条，应当保存打印的纸质会计档案。

④对跨年度使用的账簿，应不超过5 年，并放在终止年度。

⑤历年账簿的排列顺序应尽量一致，可采用按使用顺序或按保管期限顺序排列的方式。

(2)编号

账簿内不再分属类，也不再分开各种保管期限，所有账簿案卷统一由若干年编案卷顺序号，即历年编一个序号，这个顺序号最大不超过4 位数，如图6-13 所示。

图6-13

(3)填写案卷目录

账簿案卷目录可直接利用会计档案案卷目录。

(4)编目录号

账簿案卷目录号模式如图6-14 所示。

图6-14

(5)装硬盒

账簿整理后，用会计档案硬盒保存。

2. 会计账簿装订的顺序及要求

会计账簿的装订顺序是：封面(见图6-15)—启用表—目录—账页—封底。订本式账簿未用完的空白账页不得取出，要保持原装100 页(或50 页)完整无缺。

图6-15(www.xing528.com)

旧账在装订时应注意，活页账一般按账户分类装订成册，一个账户装订成一册或数册；某些账户账页较少，也可以合并装订成一册。装订时应检查账簿扉页的内容是否填写齐全。

会计账簿装订的要求是：账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面—账簿启用表—账户目录—该账簿按页数顺序排列的账页—会计账簿装订封底的顺序装订。

(1)活页账簿装订要求

①保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质地好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。

②多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。

③在本账的封面上填写好账目的种类，编好卷号，并由会计主管人员和装订人(经办人)签章。

(2)账簿装订后的其他要求

①会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页、夹空白纸的现象。

②会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。

③封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账—现金日记账—银行存(借)款日记账—分类明细账。

④会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号，总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。

3. 会计账簿装订的方法

账簿在使用过程中，应妥善保管。账簿的封面颜色同一年度内要力求统一，逐年更换颜色，便于区分年度。这样，在找账、查账时就会比较方便；账簿内部应编好目录，建立索引。注意贴上相应数额的印花税税票。

由于现金日记账、银行存款日记账、总账都属于订本式账本，因此不需要再做封面，直接归档保管即可。

活页账本可以用线绳系起来。下面介绍活页摇夹的使用方法，如图6-16所示。

①用摇手插入账簿侧面的孔中向右旋转，开启摇夹。

②旋去螺帽，取去簿盖。

③将账簿活页装入，可随意使用，最多可装300 页。

④覆上簿盖，旋上螺帽，再用摇手向左旋转，锁紧摇夹。活页摇夹的链条长约50 mm。账页在装入、取出的过程中，摇手旋转链条时要注意账页压住链条节头，当账页被压住摇手旋转不动时，千万不要强旋，应用手轻轻摇动链条节头，不使账页压住，然后开启或锁紧摇夹，这样可保持长期使用。

使用摇夹的优点是比较安全，因为账簿在摇紧后，其他人员如果没有专门工具，不容易随意抽取、更换账页，从而使账页不易散失；其缺点是成本相对较高。

图6-16

账簿在次年伊始，应将其装订整齐，活页账要编好科目目录、页码，用线绳系死，然后贴上封皮，在封皮上写明账簿的种类、单位、时间，在账簿的脊背上，也要写明账簿种类、时间。企业业务量小的公司，账簿可以不贴口取纸；会计业务量大的公司，账簿上应该贴口取纸。可以按一级科目或材料大类，按账页顺序由前往后、自上而下地粘贴。当合起账簿时，全部口取纸应该整齐、均匀，并能够显露出科目名称。不要在账簿上下两侧贴口取纸，而应在右侧粘贴，这样，可保证整齐，存档时可以竖立放置，以便抽取。