会计凭证的立卷与归档方法

1. 会计凭证的立卷方法

会计凭证一般按月立卷。会计人员根据凭证登记账簿后，应将各种记账凭证按时间和原始凭证号顺序组卷，每本为一卷。凭证卷装订前要剔除金属物，编写页号，所附原始凭证可以不编号，但应折叠整齐；要填写好凭证封面和脊背(注明单位名称、年度、月份和起止日期、凭证种类、起止号码)，并在封面与脊背的接封处，加盖财务专用章和装订人的印章。

案卷编号如图6-7 所示。

图6-7

2. 会计凭证的归档

记账凭证连同所附的原始凭证或原始凭证汇总表，按编号顺序折叠整齐后，按期装订成册，加具封面(见表6-1)、封底，并完整填列封面内容，然后由装订人员签章，在装订线上加贴封条。

表6-1　会计凭证档案卷目录(凭证)

会计凭证的保管期限说明如下。

①涉及外事，对私改造材料，保管期限为永久。

②关于地产权、房产权、林产的契约，证券图纸等有关货币收支凭证，应单独立卷，保管期限为永久。

③建设银行凭证及附件的保管期限为25 年。(www.xing528.com)

④一般凭证做短期15 年期整理。

⑤保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。

3. 归档保管，严格调阅制度

装订成册的会计凭证由单位会计部门派专人保管；当年的会计凭证，由会计部门保管一年，保管期满移交企业内部档案部门管理，如图6-8 所示。

图6-8

①各种会计凭证应及时传递，不得积压。登记完毕后，应按照分类和编号顺序保管，不得散乱丢失。

②对于各种记账凭证，应连同所附的原始凭证或原始凭证汇总表按照编号顺序折叠整齐，按期装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码，由装订人在装订线封签处签名或盖章。

对于数量过多的原始凭证，如收、发料单等，可以单独装订保管，在封面上注明记账凭证日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。

各种经济合同、存出保证金收据及涉外文件等重要原始凭证应另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。

③原始凭证不得外借，其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经本单位领导批准，可以复制。向外单位提供的原始凭证复制件，应在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名或盖章。

④从外单位取得的原始凭证如有遗失，应取得原签发单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由经办单位负责人批准后，才能代做原始凭证。如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，由经办单位负责人批准后，代做原始凭证。