会计资料整理归档的技巧与方法

1. 会计资料的整理归档概述

(1)会计资料的整理

会计资料的整理是指按照一定的方法和程序，将零散和需要进一步条理化的会计资料，通过分类、组合、立卷、排列和编目，组成有序体系的过程。会计资料的管理办法在国家颁布的《会计档案管理办法》中有明确的规定：各单位必须加强对会计资料管理工作的领导，建立会计资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计资料档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

(2)会计资料立卷

会计年度终了后，应对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类地按各卷顺序编号。

①分类标准统一。一般将财务会计资料分成一类账簿、二类凭证、三类报表、四类文字资料及其他。

②档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。

③管理要求统一。财务会计资料档案簿、会计资料档案目录、会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。一般采用年度—形式(名称)—保管期限分类组卷，即把一个单位形成的会计资料先按年度分开，然后按名称分类，在每一类中按保管期限顺序排列，一年或若干年编一个流水序号。

(3)会计资料的归档及归档后的保管

根据《会计档案管理办法》的规定，单位所形成的会计资料都应由会计机构按照归档的要求负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

①单位会计机构向单位档案部门移交会计档案的程序如下。

Ⅰ.编制移交清册，填写交接清单。

Ⅱ.在账簿使用日期栏填写移交日期。

Ⅲ.交接人员按移交清册和交接清单所列项目核查无误后移交。

②会计资料归档后的保管。(www.xing528.com)

Ⅰ.每年形成的会计资料，包括会计档案，如会计凭证、会计账簿、会计报表及其他会计资料，都应由会计机构按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

Ⅱ.当年形成的会计资料，在会计年度终了后，可暂由本单位会计机构保管1年。期满之后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位的档案机构统一保管。未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管，但出纳人员不得兼管会计档案。

Ⅲ.移交本单位档案机构接收保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人共同拆封整理，以分清责任。

Ⅳ.对会计档案应当科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。

2. 会计资料归档及销毁

(1)会计档案的鉴定

对保管期满的会计档案，档案部门应及时会同财会部门，根据会计档案保管期限的规定和会计档案的实际价值，对保管期满的会计档案的保管期限进行重新认定。鉴定会计档案采取直接鉴定法，即逐卷(册)、逐件、逐页鉴定。对保管期满应予销毁的会计档案，由档案部门和财会部门进行终审鉴定，提出鉴定销毁意见，双方都认为确无保存价值的，才能做出销毁结论。认定意见不一致时，应当缓销。

(2)会计档案的销毁程序和办法

①本单位档案机构会同会计机构共同鉴定，严格审查，提出销毁意见，编制销毁清册。

②单位负责人在销毁清册上签署意见。

③国家机关在销毁会计档案时，应由同级财政部门和审计部门派员参加监销；财政部门销毁会计档案时，应由同级审计部门派员参加监销。

④会计档案销毁后，监销人和经办人员应当在会计档案销毁清册上签名盖章，注明“已销毁”字样和日期，同时将监销情况写出书面报告，一式两份——一份报告本单位负责人，另一份归入档案备查。

(3)会计档案期满不得销毁的会计档案

对于保管期满但未结清债权债务的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，由档案部门保管到未了事项完结时为止；单独抽出立卷的会计档案应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明；正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案也不得销毁。故意销毁依法应当保存的会计凭证、账簿、会计报告的行为，及授意、指使、强令会计机构、会计人员和其他人员的故意销毁行为，都是违法行为——如果构成犯罪的，要依法追究刑事责任；尚不构成犯罪的，也要承担行政责任，违法单位和责任人员、会计要受到相应的行政处罚和行政处分。