会计软件的基本功能及操作

1. 会计软件的基本功能及操作流程

会计软件是由许多子系统组成的——虽然不同公司开发的会计软件的子系统的划分方法和涵盖内容不尽相同，各子系统的具体功能实现也有所差异，但是它们的基本操作流程和方法是类似的。

任何一个能够独立运行的会计软件，从功能上看主要是由系统环境设置及账套参数设置、操作员及操作权限设置、初始业务处理、日常业务处理、期末处理、系统维护等功能模块组成的，如图7-3 所示。

图7-3　软件操作流程示意图

(1)系统运行环境及账套设置

系统运行环境的设置一般在安装会计软件前进行，但也可以在安装后进行设置和修改。系统的运行环境包括会计软件所支持的数据库环境、网络用户及数据库用户设置、数据库名称定义等内容。账套设置则应在安装会计软件后、正常使用前进行，包括账套号、账套的名称、单位全称及简称、使用的会计制度类型、行业类型、会计主管、会计期间范围、启用会计期间、编码设置等。

(2)操作员及权限设置

操作员及操作员权限设置用于设置使用会计软件的操作人员及他们的使用权限。它包括用户组及权限、用户及权限的设置等。

(3)初始业务处理

初始业务处理就是进行基础档案设置及初始数据输入。设置基础档案就是把手工资料经过加工整理，再根据本单位建立的电算化管理的需要建立软件系统应用平台。这是手工业务的延续和提高。会计软件初始化是会计电算化中一项十分重要的工作，是整个会计电算化工作的基础。这个基础的好坏，将直接影响会计电算化工作的质量和运行。

(4)日常业务处理

日常业务处理包括原始单据处理、汇总表查询打印、账表查询打印及其他辅助功能。

(5)期末处理

期末处理一般由期末计算、期末自定义凭证生成、期末结账等组成。其中，最主要的功能是期末结账——用于终结某会计月份或年份的核算处理。

(6)系统维护及管理

系统管理有操作权限修改、操作日志、账套输出、账套导入、年度数据输出、年度数据导入等功能。系统维护主要是在系统数据出现问题后，软件提供的自动解决功能，包括设置备份计划、清除异常任务、清除单据锁定等功能。(www.xing528.com)

2. 账务处理和报表子系统的基本功能

(1)账务处理子系统

账务处理子系统是财务软件的核心，适合于各行各业进行账务处理工作。账务处理系统既可以独立运行，也可以与其他系统集成使用。其主要功能包括初始设置、凭证处理、辅助核算、账簿查询、期末处理等。

①初始设置。由用户根据本企业的需要建立账务应用环境，将通用账务处理子系统变成适合本单位实际需要的专用系统。它主要包括设置会计科目、设置凭证类型、设置币种及汇率、设置结算方式、设置辅助核算档案、输入期初数据等。

②凭证处理。凭证处理提供凭证的输入、复核、记账、查询、打印及常用凭证定义等功能。而且，通过严密的制单控制保证填制凭证的正确性，通过提供支票控制、外币折算误差控制等功能，加强对发生业务的及时管理和控制。

③辅助核算。辅助核算提供科目的辅助核算功能，主要包括部门核算、项目核算、外币核算、数量核算等。

④账簿查询。账簿查询提供分类账、科目余额表、科目汇总表、凭证汇总表及辅助账表的查询等。

⑤期末处理。期末处理通过提供灵活的自定义转账功能满足各类转账工作的需要——可进行试算平衡、对账、结账等操作。

(2)会计报表子系统

会计报表子系统不仅提供了财务会计制度所要求的规范性的对外会计报表的模板，同时也提供了让用户根据需求自定义各种对内管理用报表的功能。会计报表子系统可以对各种会计报表进行定义和编制，并可进行报表分析和报表汇总。其主要功能包括文件管理、格式设计、公式定义、数据处理、报表输出等功能。

①文件管理。会计报表子系统提供的文件管理功能，除能完成一般的文件管理外，还能将数据文件转换成不同的文件格式。

②格式设计。会计报表子系统提供的格式设计功能可以设置表的行数和列数、进行单元合并、画表格线、调整行高和列宽、设置单元格的属性等。同时，报表子系统还预置了标准的财务报表模板。

③公式定义。会计报表子系统提供的单元公式定义功能，可以方便、迅速地定义计算公式、审核公式、舍位平衡公式。此外，会计报表子系统还提供有丰富的函数，使得用户可在系统向导的引导下轻松地定义公式，从其他文件中提取数据，生成财务报表。

④数据处理。数据处理提供报表的计算、审核、舍位平衡、外部数据导入等功能。

⑤报表输出。报表输出提供报表的打印设置、打印、传输、导出等功能。

(3)会计软件各子系统间的联系

一个完整的会计软件的各个子系统之间相互作用、相互依赖，共同完成对会计信息的反映、控制和监督职能。当各个子系统单独使用时，子系统所需要的数据需要通过人工输入的方式输入计算机；当整个会计软件集成在一起使用时，为了提高系统的效率，各个子系统除了共用相同的各种编码、操作员、会计期间、账套等基础数据外，子系统之间还有一定的数据联系，这种联系主要是通过凭证传递进行的。