如何处理客房预订变更？

从客人的订房要求得到酒店确认到客人抵店以前这段时间里，仍有可能出现客人来电来函要求取消订房或更改订房的情况，因此，酒店应特别重视客房的预订变更工作。

（一）接到预订更改信息

（1）询问要求更改客人的姓名及原计划抵店日期。

（2）从预订资料中取出预订单。

（3）询问客人需要更改的信息。

（二）确认更改预订，填写预订更改单

（1）查看电脑信息，确定是否可以满足客人更改要求。

（2）不能在原始的订房申请表上涂改，必须重新填写。

（3）向客人重复更改后的预订单内容，如客人通过电话提出更改时，预订员除了填写记录变更内容外，还应记录来电人的姓名、地址、电话号码。

（4）根据更改记录，修改客房预订总表，并在电脑上进行相应更改。

（5）如客人需要更改的日期酒店客房已订满，应及时向客人解释，告诉客人预订放在候补名单上，如果酒店有空房时，及时与客人联系。

（三）存档(www.xing528.com)

（1）在预订单更改栏内打符号，并在更改人栏中签名并注上更改时间及日期。

（2）将原始预订单和更改的预订单钉在一起。

（3）按抵店日期、客人姓名放入预订资料柜。

（四）更改预订完成

（1）感谢客人及时通知。

（2）感谢客人的理解和支持。

（五）其他相关事宜

（1）如果更改的内容涉及一些原有的安排（如接送、订金、订餐、送鲜花、房内布置等特殊安排），则应按签办程序及时向有关部门发送变更记录表（见表2-4）。

（2）如果时间允许，应重新给客人发一份预订确认书，以表示前一份确认书已失效。

（3）使用计算机系统管理时，可在计算机上完成相应工作。

表2-4　客人离店日期变更记录表