（1）如果客人以函电预订，应仔细审阅旅行社等单位发来的函电内容：如果客人用电话预订，应让客户发一份书面申请。
（2）仔细征询对方将要预订的房间数量和类别。
（3）根据对方需求在电脑上查询是否有其所需要的房间数量和类别。无法满足客人需求时，应马上告诉客人，并共同寻求解决办法。如果所订旅游团队用房超过每日标准团队房间数，而电脑实际空房数又能满足对方时，预订员应请示预订处领班，经同意后再回复客人。
（4）请客人填好订房申请表。除非客人提出由预订员填表或客人函电订房，一般情况下应请客人自行填写。递单时应双手持申请表上端和笔，下端递给客人。
（5）逐项检查订房申请表。
①认真核对申请表上已填写的各项内容。
②根据情况在“备注”栏和需补充之处填上相关内容，填完后向客人重复一遍，准确无误后由预订员签字。
（6）处理预订。及时将预订信息按要求输入电脑，输入后在申请表“录入员”栏签名，将订房资料按日期顺序放入团队预订资料架中。
（7）确认预订。客人直接预订时，一般立即确认，然后在团队抵达前一周再次进行确认，客人函电预订时，在填单后与客人传真确认一次，无误后在团队抵达前一周再确认一次。每次确认的底单应与团队申请表统一存放。
团队是酒店重要的客源，而团队预订存在很多容易出错的环节，因此酒店应高度重视团队预订，提前做好相关的准备工作，为客人提供优质服务。
知识链接
酒店行业OTO模式
未来电商的趋势是以社交网络为沟通方式，以移动端为载体，以大数据为核心，online与offline的深度融合。那么，在缺少有效数据积累的情况下，如何对平台的方方面面进行定位，恐怕就会有一个不断迭代和试错的过程。
当许多传统产业都在借助OTO模式开启互联网之旅时，酒店行业也开始了OTO的探索。OTO三个特点：交易是在线上进行的、消费服务是在线下进行、营销效果是可监测的。
1.对客户而言
（1）更丰富、全面的酒店及其服务的内容信息。
（2）更加便捷的向酒店在线咨询并进行预订。(www.xing528.com)
（3）获得相比线下直接消费较为便宜的价格。
2.对酒店而言
（1）能够获得更多的宣传、展示机会，吸引更多新客户到店消费。
（2）推广效果可查、每笔交易可跟踪。
（3）掌握用户数据，大大提升对老客户的维护与营销效果。
（4）通过用户的沟通、释疑，更好地了解用户心理。
（5）通过在线有效预订等方式，合理安排经营节约成本。
案例分析
订房差错的责任
某日，一位外籍客人罗伯特先生经本地公司订房入住某大酒店，要一个标准间预住两天。但在前台办理入住手续时，接待员告诉罗伯特先生，他的预订只有1天。现在又正值旅游旺季，第二天的标准间难以安排。罗伯特先生听后大怒，强调自己让本地接待单位为他订房是明确要住两天的，订房差错的责任肯定在酒店。由此，接待员与客人在前台成了僵持的场面。
点评：
（1）在订房时，由于种种原因会出现一些差错，接待员应立足于尽快解决客人的问题，而不是停留在与客人争论责任在哪一方。
（2）应重视客人意见，客人坚信出现这种情况的原因是由于酒店或接待单位有问题。
（3）应迅速提出双方均可接受的合理建议，切不可在前台僵持，否则会不利于问题的解决，也会造成不良影响。
（4）应把握客人心理，对客人由于未得到应有的服务引起的不满予以安抚，可给予建议客人入住的套房折扣优惠，可给予房间升级，也可以酌情送上鲜花或水果，让客人心理上有受尊重的感觉。
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