采购付款业务活动的内部控制优化方案

采购生产资料及原辅材料是企业生产供应链的源头，采购过程中的任何一个环节出现偏差，都会影响到物资采购预期目标的实现，这就使物资采购活动面临着风险。采购付款的方式很多，涉及资金、支票、预付款等项目，因此也存在着财务管理风险。因此，对“采购—付款”的业务活动进行内部控制是必不可少的。

（一）采购与付款业务的内部控制目标分析

作为企业整体层面的内部控制，内部控制的目标是合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高经营效率和效果，促进企业实现发展战略等。采购与付款业务的内部控制目标应当与企业整体层面的内部控制目标一致，同时应当侧重于以下几个方面。

一是合理保证企业资产安全，特别是货币资金安全，通过严格审核每一笔付款事项，避免付错款项或重复付款，确保企业资金安全。二是提高经营效率和效果，通过合理及时的采购，避免停工损失，确保采购到的货物货真价实，货物质量能够满足生产使用要求。三是通过提高资金使用效率提高经营效率和效果，采购部门与财务部门以及仓管部门应当加强交流与沟通，改善仓存管理，提高采购效率，确保维持合理的库存量，减少库存物资占用的资金，加快资金周转，提高资金使用效率。四是促进企业实现发展战略，采购与付款业务作为企业所有业务的一个分支，应当促进企业实现发展战略，无论是保证资产安全还是促进企业提高经营效率和效果，归根结底是要促进企业发展。在企业发展的不同阶段以及不同的宏观经济背景下，企业采购与付款业务的内部控制目标会有不同的侧重，但是通常企业应当全面考虑以上几个方面的目标要求。

（二）“采购—付款”业务的内部控制风险因素分析

影响企业采购与付款业务目标实现的风险因素见表10-7。

表10-7 “采购—付款”业务的风险因素

（三）采购与付款业务的内部控制措施分析

企业应当围绕采购与付款业务的目标识别，评估相应的风险因素，并且识别关键风险因素，针对风险因素采取控制措施。基于以上风险因素分析，企业应当从以下几个方面采取控制措施。

1.合理选择供应商

在供应商考察过程中应当全面考虑供应商的供货能力、诚信状况、财务实力等因素。必要的时候，企业应当建立供应商评价制度，由企业的采购部门、请购部门、生产部门、财会部门、仓储部门等相关部门共同对供应商进行评价，包括对所购商品的质量、价格、交货及时性、付款条件及供应商的资质、经营状况等进行综合评价，并根据评价结果对供应商进行调整。

2.合理签定采购合同

对于每一宗大宗采购，企业都应签定采购合同，企业应当有明确的制度规定，采购金额在多大数目以上的采购应当签定采购合同，为了确保采购物资质量可靠、结算方式合理，应当有明确制度规定使用部门和财务人员必须参与合同签定过程。对于年度合同，应当确定一个有弹性的价格，避免价格剧烈波动风险。合同条款应当明确，各条款之间不存在冲突之处，有些合同对物资质量有特定的要求，并且要求付款比例与质量水平挂钩，然而在结算方式中却无体现，造成质量要求条款不切实际或者不利于合同的执行。为了合理分摊产品质量风险，降低资金风险，在签定采购合同时应当规定质量保证金条款，根据实际情况规定5%到30%的质量保证金。对于金额在一定数量以上的采购，应通过招标形式进行，确保企业以最合理的价格采购到生产经营所需的产品。

3.加强采购申请与审批控制

为了避免紧急采购和物资积压，企业应当加强采购申请与审批控制，应当合理划分审批权限，确保采购及时、合理，既不会造成物资积压，也可以避免紧急采购甚至是停工损失。企业物资供应部门可以根据需要设置专门的计划人员负责计划编制，确保计划合理可行。

4.专家验收采购物资

为了确保采购物资的质量，采购与仓管部门应当邀请生产和技术方面的专家验收采购入库的物资，企业应当有一定的制度规定，生产与技术方面的专家不得拒绝采购与仓管部门人员关于产品入库验收的要求。(www.xing528.com)

5.严格进行付款审核，提高付款审核水平

付款审核中应当严格核实各种原始单据的合理性和真实性，包括请购单、入库单、发票等单据，对金额重大的预付款项应当规定有明确的授权审批程序，并且指定专门人员定期跟踪，确保按质按量及时到货，避免资金长期被占用，降低资金风险，提高货币资金使用效率。改进付款程序，例如相比先记账再付款，先付款后记账更容易导致重复付款问题。企业应当考虑财务部门人员付款审核水平，合理确定付款程序，避免财务人员在忙乱中或压力之下发生差错和疏忽。

6.定期核对往来账

在往来账对账过程中及时发现付款问题，例如重复付款问题、向虚构的供应商付款、付错款项等问题。对于同一个供应商存在多个核算项目的情况下，应当及时对清账目并且调整供应商核算项目，确保同一供应商只存在一个核算项目；在供应商名称更改的情况下，应当要求出具委托收款函件，证明新的付款账户和原公司是同一公司，对于原公司的债权债务，应当及时清理，并将由新公司承担的债权债务余额结转至新账户的核算项目明细账里。对于发现的重复付款问题，应当区别情况合理处理，对于经常有业务往来的供应商，应当及时下定单，向供应商请购金额相当的货物，冲抵重复付款金额，对于业务往来很少的供应商，应当及时联系，尽可能追回多付款项。

7.强化绩效考评控制

企业应当定期考核采购部门人员以及财务部门人员，及时发现和更换职业道德水平低下和专业胜任能力不够的人员。

8.制度性轮换采购人员

为避免采购人员与供应商串通舞弊，损害公司利益，企业应当制定一套制度规定多长时间轮换采购人员，规定采购人员的产生程序，并实行任期制度。内审条件比较好的企业应当对离任采购人员进行离任经济责任审计。

（四）采购成本控制

加强采购成本的控制，是节约采购费用的一个重要途径。降低采购成本要考虑以下因素。

1.材料买价控制

在材料来源有保证，规格、质量符合要求的前提下，尽量采购单价低廉的材料；要求供应部门严格按照预测价格采购材料；采购部门必须对材料市场进行充分调查，掌握供应行情。

2.材料采购费用控制

供应部门应就近购买材料，优选运输方式和运输路线及交货地点，以降低运费和节约运输时间；制定运输损耗率，对不应有损耗和超额损耗及数量短缺，要查明原因，明确责任，杜绝损失；编制整理费用预算，控制整理挑选费用。

3.确定最优定购批量

既要考虑保证生产不间断，又要考虑尽可能节约储存费用和定购费用的支出。

要规范采购行为，增加采购的透明度。本着节约的原则，采购员要对供货单位的品质、价格、财务信誉进行动态监控；收集各种信息，同类产品货比多家，以求价格最低、质量最优；同时对大宗原材料、大型备品备件实行招标采购，杜绝暗箱操作，杜绝采购黑洞。这样，既确保了生产的正常进行，又有效地控制了采购成本，加速了资金周转、提高了资金的使用效率。